Punto de reorden de inventario: Cómo evitar perder ventas por falta de stock

Aprender a gestionar el inventario en un negocio es crucial tanto para las finanzas como para que los clientes estén realmente satisfechos. Para que eso sea así, existe el concepto, punto de reorden de inventario, el cual facilita la reposición de existencias en el momento adecuado.

Quedarse sin productos o insumos lleva a pérdidas financieras, de confianza y, por ende, dificultades empresariales. Por eso, con el objetivo de que esto no suceda, desde CUENTI te explicaremos cómo poner orden a esto de una forma sencilla. 

Así que, si quieres aprender sobre el control automatizado de existencias y de qué manera esto representa diferentes beneficios para tu negocio, lee completo este artículo.

¿Qué es el punto de reorden inventario y por qué es vital para comercios minoristas y mayoristas?

Comencemos por entender que el punto de reorden de inventario es determinante para la continuidad operativa de un negocio. Es el encargado de no tener que depender de la memoria o los datos escritos de cualquier forma. 

Y para identificar cómo funciona, veamos los siguientes aspectos:

De forma técnica, este concepto se encarga de agrupar el stock de seguridad y los tiempos de entrega. Esto significa que el punto de reorden es el nivel mínimo de mercancía que avisa exactamente cuándo debemos hacer un nuevo pedido a los proveedores. 

En palabras sencillas, esta es una señal en el momento en el que las existencias bajan hasta la cifra establecida, para no entrar en desabastecimiento. 

¿Por qué es crucial para comercios minoristas y mayoristas?

Este método facilita diferentes puntos, como:

Evita perder ventas: El objetivo principal de este método es prevenir la rotura de stock, que es cuando un cliente quiere comprar algo y no hay disponibilidad.

Cuidar el dinero: Otro aspecto clave es que permite que no se tenga mercancía en exceso. Tener muchos productos guardados significa que hay dinero represado en las bodegas, el cual puede usarse de forma más efectiva para el crecimiento del negocio. 

Elimina la improvisación: Saber utilizar el método ayuda a no solicitar mercancía o productos de forma intuitiva o de manera apresurada, sino que este se basa en datos reales, teniendo en cuenta lo que se vende y los tiempos de cada proveedor. 

Garantiza el servicio de forma continua: Tener lo suficiente en cada negocio asegura que las finanzas fluyan, que los clientes siempre tengan productos para llevar y, de paso, tener tiempo para el siguiente pedido.  

Preparación en temporadas altas: Para los negocios panameños, contar con este tipo de control resulta vital, especialmente en fechas de alta demanda. En este tiempo, los clientes, al no encontrar un producto, pueden representar perder ventas de inmediato.

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La fórmula matemática sencilla para saber cuándo pedir mercancía a tus proveedores

La precisión en la gestión de compras y proveedores depende de variables que son medibles, no de suposiciones o de análisis pasajeros optimistas. 

Es por eso que existe una regla simple diseñada para eliminar la improvisación y saber exactamente en qué momento reponer la mercancía; veamos sus detalles: 

Punto de reorden = (Consumo diario promedio × Tiempo de entrega) + Stock de seguridad.

Consumo o ventas diarias promedio: Es la cantidad de productos que se venden normalmente cada día. Por ejemplo, si en un mes vendes 300 unidades de un artículo, tu promedio es de 10 unidades por día.

Tiempo de entrega: Es el número de días reales que se demora un proveedor en entregar el pedido desde el momento en que lo solicitas. Si el proveedor tarda normalmente entre 4 y 5 días, lo más prudente es usar 5 en el cálculo para tener un margen de tiempo. 

Stock de seguridad: Este es un «colchón» o reserva extra de inventario que los negocios guardan para ciertos momentos de emergencia. Los protege si las ventas se aumentan de manera repentina o quizá el proveedor tiene algún retraso. 

Veamos un ejemplo del punto de reorden inventario

Una tienda de sillas tiene las siguientes características:

1. Venden 200 sillas al día (consumo promedio).
2. El proveedor tarda 4 días en traerte un pedido nuevo (tiempo de entrega).
3. El dueño del negocio decide tener siempre 50 sillas extra por si acaso (stock de seguridad).

El cálculo sería: (200 ventas × 4 días de espera) + 50 de reserva = 850 unidades.

Esto significa que, en cuanto el sistema te indique que solo te quedan 850 sillas en la bodega, ese es el momento exacto para llamar al proveedor. Así, las 800 sillas que se venderán mientras se espera el pedido se agotarán justo cuando llegue la nueva mercancía, y todavía quedarán las 50 de reserva intactas.

Por lo tanto, el objetivo final de esta fórmula es encontrar el equilibrio perfecto que se ve reflejado en:

• No tener dinero represado por exceso de mercancía.
• No perder ventas por no tener stock suficiente.

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El peligro de la rotura de stock en temporadas de alta demanda en Panamá (Black Weekend, Diciembre)

En el contexto comercial de Panamá, así como en otros lugares de Latinoamérica, el último trimestre del año representa un reto importante a nivel operativo. La volatilidad durante el Black Weekend y las festividades de diciembre exige un control de existencias impecable. 

En negocios que presentan alto tráfico y número de ventas en estas épocas, lo ideal es no presentar una rotura de stock y ahí el punto de reorden de inventario es determinante para evitar:

Costos logísticos triplicados: Intentar solucionar un desabastecimiento de última hora puede triplicar los costos de flete, tanto aéreo como terrestre. Los envíos de emergencia generan sobrecostos; por esa razón es determinante actuar de forma preventiva y no reactiva. 

Daño a la reputación: En las ventas actuales, la falta de abastecimiento puede impactar en la reputación de cada negocio, todo a partir de las referencias que se pueden dar por las redes sociales. Esto puede causar que toda la inversión en posicionamiento se vea afectada. 

Saturación de entregas: La congestión de esta época también impacta los procesos de entrega de mercancía por los tiempos y saturación constante. Sin un punto de reorden adecuado, esto puede convertirse en un varadero dolor de cabeza. 

La automatización de los procesos facilita que cada uno de los puntos que hemos mencionado se desarrollen de manera adecuada en los negocios que se implementen, algo que veremos a continuación.

Automatiza tus alertas de compras con el sistema inteligente de inventarios de Cuenti

Finalmente, para que los negocios puedan crecer, requieren un sistema que realmente les permita automatizar sus procesos, lo cual incluye: 

• Ventas.
• Facturación.
• Inventarios.
• Ingresos.
• Procesos logísticos. 

CUENTI tiene la capacidad de ser ese aliado estratégico que elimina el estrés operativo que genera el día a día, vigilando el punto de reorden inventario las 24 horas del día, mientras cada dueño de negocio se enfoca en tomar mejores decisiones para el crecimiento y rentabilidad de su empresa. 

El software de CUENTI ofrece capacidades avanzadas de alertas de inventario de mercancía, transformando la gestión pasiva en una ventaja competitiva que se ve reflejada en:

Adicional a todo lo mencionado, CUENTI es un aliado para el cumplimiento normativo y fiscal, algo que es determinante para que las pymes puedan desarrollarse de la mejor forma. Conseguir estar al día con la normativa de la Dirección General de Ingresos (DGI) permite:

• Cumplir con las obligaciones de facturación electrónica.
• Tener la información necesaria para las declaraciones de renta.
• Mantener al día los diferentes formularios que deben tramitarse a través del portal e-tax 2.0.

Para que tu negocio pueda ponerlo en práctica desde hoy mismo, solicita una prueba gratuita por 7 días y comienza a contar con CUENTI.

¿Qué se puede concluir del punto de reorden inventario?

Dominar el punto de reorden inventario representa un aspecto determinante para los procesos logísticos y comerciales. Realmente no se trata únicamente de un cálculo, sino que garantiza que el stock no se rompa en diferentes momentos del año, algo clave en un comercio como el panameño. 

Al integrar la gestión de compras y proveedores con las alertas de inventario de mercancía automatizadas que ofrece un sistema inteligente como CUENTI, los negocios eliminan el riesgo del error humano y aseguran que cada producto esté siempre listo para la venta.

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