¿Cómo preparar un restaurante para temporada alta? Claves de contabilidad y gestión

Llenar las mesas de todo el salón no es sinónimo de ganancias reales. La llegada del periodo de más movimiento en el año puede disparar los ingresos, pero sin orden administrativo, las finanzas se pueden descontrolar. Es aquí donde ruge la pregunta, ¿cómo preparar un restaurante para temporada alta?

Desde CUENTI sabemos que los restaurantes tienen diversos aspectos que se deben contemplar para que todo esté con la trazabilidad adecuada, más aún si es en un tiempo de muchas ventas. Por esa razón, hoy veremos puntos cruciales de planificación, la información contable que se debe tener e incluso cómo la tecnología puede ayudar a manejar el negocio. 

Así que si tienes un restaurante y cuando aumentan los clientes también lo hace tu dolor de cabeza, ve por papel y lápiz para que no pierdas detalle.

5 cosas que debes revisar en tu restaurante antes de temporada alta

Antes de que comience el flujo masivo de clientes, es necesario hacer un análisis general del negocio. Porque para descubrir cómo preparar un restaurante para temporada alta, lo primero es revisar información que ya se tiene y preparar todo para el proceso operativo. 

Estos 5 puntos son muy importantes:

Optimización del menú

Conocer el costo real que tiene cada uno de los platos; esto permite tener un inventario acorde a las necesidades de la temporada. Por lo tanto, a nivel operativo, una forma de tener todo claro y mejorar el flujo del proceso es eliminar las preparaciones complejas o tener todo el proceso automatizado, algo que veremos en detalle más adelante. 

Capacidad de atención

Otro aspecto que se debe contemplar son los tiempos que regularmente se utilizan entre las mesas, los pedidos y la salida de la cocina de estos. Esto permite entender cuál es el máximo que la cocina puede atender en ciertos periodos de tiempo para que los clientes estén realmente satisfechos. 

Personal y turnos

Anexo al punto anterior, resulta crucial conocer en los tiempos de temporada alta cuáles son las horas de mayor flujo de clientes. Este es un indicativo para contar con más personal para que se refuercen esos momentos tanto en las mesas como en la cocina. 

Presencia digital y reservas

Actualizar los horarios e información relacionada con las ventas desde octubre, tanto a nivel físico como digital, ayuda a generar una cultura. Si se tiene una política clara de reservas para evitar contratiempos, el restaurante puede estar lleno, pero no desbordado en su capacidad logística.

Infraestructura y equipos

Por último, realizar mantenimiento preventivo o chequeo funcional a refrigeradores, estufas, freidoras y puntos de cobro. Esto permitirá que no se generen retrasos por una falla que pudo anticiparse antes de comenzar con los días de más ventas. 

Esta información te puede servir: ITBMS en restaurantes Panamá

¿Cómo planificar el inventario para una mayor demanda?

Hace un momento se mencionó el inventario y, en un negocio como los restaurantes, calcular los insumos a ojo es uno de los errores financieros que más puede repetirse y, de paso, trae las mayores consecuencias. No tener claro el proceso de inventario puede derivar en:

• Perder ventas al comprar menos insumos.
• Inmovilizar capital al comprar de más.
• Aumentar los riesgos de desperdicio si no hay claridad en las cantidades necesarias. 

Desde CUENTI tenemos claro que este puede ser uno de los factores más importantes a la hora de entender cómo preparar un restaurante para temporada alta. Esto lo sabemos basados en nuestra experiencia de más de 9 años, ya que un buen inventario exige pasar del cálculo intuitivo a una proyección de mayor análisis. 

Esta metodología puede ayudar a mejorar el cálculo de las necesidades de los restaurantes. 

1. Fórmula de consumo estimado: Clientes esperados: Gramaje promedio por ingrediente = Insumo base

2. Añade un margen de seguridad: Suma entre un 10% y un 15% adicional únicamente en insumos críticos y no perecederos.

3. Clasifica tus productos: Ahora, para tener mayor claridad en el punto 2, es necesario discriminar los diferentes insumos. 

Aquí se puede aplicar el sistema PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir); esto asegurará que los insumos con menor vida útil roten a tiempo durante la temporada alta en restaurantes.

Y sumado a lo anterior, resulta clave contar con un sistema donde todo esté registrado y se actualice de forma automática, entregando así a cada instante con qué se cuenta y con qué no. Sigue leyendo para que conozcas cómo puedes tenerlo hoy mismo.

Profundiza y aprende: Conteo ciego de inventarios

Restaurantes en temporada alta: ¿Cómo organizar las compras y controlar los gastos?

Aumentar las ventas por sí solo no sirve de nada si no se tiene un orden en las compras, ya que esto puede impactar la rentabilidad. El control de gastos en restaurantes requiere:

• Negociar con proveedores de manera anticipada.
• Estandarizar los costos de cada receta. 
• Hacer una trazabilidad de todos los productos.

Para conseguir cumplir con lo anterior y que las finanzas estén ajustadas durante la temporada alta, se pueden seguir las siguientes estrategias:

Pacta precios y entregas: Una buena medida es establecer acuerdos previos con los proveedores habituales para congelar tarifas e identificar tiempos de reposición de emergencia.

Comparar listas de precios: El segundo aspecto es no quedarse con una sola opción. Hacer cotizaciones con diferentes distribuidores para obtener insumos de calidad al mejor costo y en los tiempos necesarios. 

Establecer un presupuesto de compras: También es importante definir un techo de gasto máximo basado en las ventas proyectadas y una de las claves es no realizar compras adicionales sin justificaciones operativas.

Monitorear los costos ocultos: Hay diferentes puntos a considerar, como los empaques de domicilio, insumos de limpieza y recargos por entregas urgentes. Todo esto hay que contemplarlo, ya que no hacerlo puede impactar de forma negativa la utilidad al finalizar el periodo.

Con cada uno de esos puntos se puede entender que la gestión de un restaurante en temporada alta debe contemplar cada peso que ingresa y sale. Esto permitirá que no se trabaje fuerte sin ver resultados.

¿Cómo preparar la facturación para recibir más clientes?

Cada negocio tiene horas en las que llegan mayor cantidad de personas, sea por el tipo de menú o sus horarios durante la temporada alta. En estos periodos, la caja puede convertirse en un dolor de cabeza,  en especial debido a las filas o los periodos de espera. 

Es por esta razón que la facturación para restaurantes debe ser un proceso ágil, exacto y especialmente preparado para imprevistos.  

Estos son los puntos técnicos y operativos a considerar para que cada negocio esté bien preparado:

Hardware y conectividad: Es importante verificar el funcionamiento del software, impresoras, datáfonos y la estabilidad de la red de internet.

Planes de contingencia: Tener claro el protocolo si la conexión a internet falla o si el sistema tributario entra en mantenimiento.

Integración de medios de pago: Habilitar cobros con tarjetas, transferencias, billeteras digitales y efectivo sin requerir pasos manuales dobles. Recordemos que entre más simple sea todo, mejores resultados se tendrán.

Capacitación al personal: Entrenar al personal como cajeros y meseros en el uso del POS, lo cual facilitará la emisión de facturas electrónicas, dividir cuentas o aplicar descuentos sin cometer errores.

Por estos aspectos, saber cómo preparar un restaurante para temporada alta implica garantizar que cada pedido pase por cada una de las etapas de forma simple y lo más rápido posible para conseguir una mejor atención, el cumplimiento legal y la satisfacción de los clientes.

¿Qué información contable deberías revisar antes de temporada alta?

Antes de iniciar el periodo con mayor cantidad de clientes,  es importante analizar las siguientes métricas. 

Valor del ticket promedio: Según el número de transacciones históricas, se puede obtener el valor promedio de consumo, lo cual facilita la realización de proyecciones, algo que analizaremos en un momento. 

Costo de ingredientes: Es necesario asegurarse de que el costo directo de ingredientes se mantenga dentro del rango ideal según cada tipo de negocio.  

Punto de equilibrio: Este punto invita a calcular cuántas ventas diarias se necesitan para cubrir los costos fijos (arriendo, servicios, nómina base) antes de generar ganancias.

Flujo de caja proyectado: Garantizar que se cuenta con la liquidez suficiente para adquirir el volumen inicial de inventario sin endeudarte a tasas altas.

Cumplimiento tributario: Este punto final se enfoca en revisar todo lo relacionado con las exigencias fiscales por parte de la Dirección General de Ingresos, como actualizaciones de impuestos y/o retenciones que se deben aplicar, todo con el fin de evitar sanciones.

Amplía tu conocimiento: Factura de contingencia en Panamá

¿Cómo controlar las ventas y los resultados durante la temporada?

Este puede ser uno de los puntos más determinantes a la hora de hablar de finanzas en un restaurante en temporada alta. Un verdadero monitoreo de los procesos es vital para el éxito. 

Y es necesario aclarar que el seguimiento no es algo que se hace al final, sino que se debe ejecutar a diario: 

Cierres de caja: Comparar el dinero registrado en el sistema con lo recaudado en efectivo, datáfonos y plataformas de domicilio.

Registro del inventario en tiempo real: Cuantificar diariamente el porcentaje de inventario, así como el porcentaje de desperdicio o aquellos platos que fueron devueltos por errores.

Análisis de ventas por hora: Identificar las franjas más importantes y aquellos tiempos donde el flujo es menor. Esto facilitará la toma de decisiones durante la temporada. 

Monitoreo del control de gastos: Tal como lo hemos explicado, es necesario registrar cada uno de los gastos del día a día; esto incluye las compras menores o imprevistas en la fecha exacta en que ocurren para evitar variaciones en las finanzas. 

Para que todo esto se pueda lograr, hay un factor que puede unirlo todo de manera fácil y en un solo lugar, y es un software administrativo, algo que entenderás en el siguiente punto con el fin de evitar errores.

¿Cómo puede Cuenti ayudarte a gestionar tu restaurante en temporada alta?

Con todo lo que hemos visto, hay algo que es claro y es que llevar la administración de un negocio, en este caso uno gastronómico, en hojas de papel o en hojas de cálculo desarticuladas le resta agilidad a los servicios y esto es más notorio si está en temporada alta. 

Un software especializado como CUENTI simplifica la gestión de restaurantes integrando todas las áreas operativas y financieras en un solo lugar.

¿Cuáles son los beneficios de usar CUENTI en un restaurante?

Control de inventario: CUENTI descuenta automáticamente los insumos de bodega con cada plato vendido según tus recetas estándar. Además, recibe alertas de stock mínimo antes de quedarte sin ingredientes.

Punto de venta (POS): Toma pedidos, envía comandas a cocina y procesa cobros en segundos desde cualquier dispositivo.

Facturación automatizada: El software emite comprobantes y facturas electrónicas cumpliendo la normativa fiscal de la DGI sin demorar la atención, algo que es crucial en tiempos de mayor flujo de clientes. 

Contabilidad para restaurantes simplificada: Visualiza en tiempo real tus ingresos, utilidad bruta, costos de ventas y reporte de pérdidas y ganancias.

Control de gastos efectivo: Registra facturas de compras, gastos operativos y pagos a proveedores para conocer todos los detalles financieros de los negocios durante la temporada alta en restaurantes.

Análisis de horas calientes y frías: CUENTI permite identificar qué horas y momentos son ideales para aumentar el personal, abrir el negocio o incluso proponer promociones. 

Así que si quieres que tu restaurante esté con sus procesos automatizados para los momentos de mayor llegada de clientes, comienza gratis con CUENTI por 7 días. 

¿Cómo preparar un restaurante para temporada alta? ¿Qué podemos concluir de todo esto?

Preparar un restaurante para la temporada de más movimiento del año exige aprovechar los diferentes factores para que las ganancias sean reales, y todo parte del orden administrativo. Las principales claves para conseguir esto son:

• Proyectar compra de insumos.
• Estandarizar recetas.
• Agilizar los cobros mediante el uso de un excelente software.
• Automatizar procesos como el manejo de inventarios. 

Además de esto, se debe recordar:

• Revisar y ajustar el menú.
• Tener clara la capacidad operativa.
• Validar el estado de los equipos, tanto de facturación como de la cocina.
• Planificar el inventario.
• Garantizar cobros rápidos y efectivos.
• Utilizar el software especializado de CUENTI para automatizar los procesos y validar todo en tiempo real y desde cualquier dispositivo. 

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