Gestión de cuentas por pagar: Estrategias para proteger el flujo de caja de tu Pyme

La gestión de las cuentas por pagar representa un aspecto importante en la administración de una pyme en Panamá. Desde una pequeña farmacia de barrio hasta una distribuidora en expansión, se hace necesario comprender que su éxito no se mide en facturas emitidas, sino en dinero disponible. 

Desde CUENTI hemos entendido con el paso del tiempo que es importante diferenciar detalles como las cuentas por pagar, la utilidad contable y el efectivo real a partir del flujo de caja. 

Aquí hay que comenzar a tener en cuenta las normativas internacionales y cómo estas impactan el día de los negocios del país.  

Así que, si quieres mejorar la salud financiera, saber manejar deudas y priorizar la liquidez, lee este artículo completo.

El impacto oculto de acumular deudas desorganizadas en la salud financiera de tu empresa

Para comenzar, es necesario decir que uno de los dolores más grandes en los negocios es el desorden financiero, más aún con un mercado con tantas variables como el mostrado en el país. Por esta razón, no tener claridad en los compromisos puede derivar en dificultades internas. 

¿Por qué esto se ve como algo tan grave? La desorganización paraliza el crecimiento estratégico. Cuando un negocio no tiene claridad sobre lo que debe, puede tomar decisiones erradas que derivan en:

• Pérdida de la credibilidad empresarial.
• Limitación en la capacidad de invertir.
• Penalizaciones por mora en las deudas.
• Reprocesos internos que se ven reflejados en tiempo.
• Duplicidad o pérdida de información. 
• Riesgos de fraude por cobros incorrectos. 

¿Y cómo se soluciona esto? Para conseguir que esto no se convierta en un problema sin solución, el primer paso es adoptar como prioridad la planificación y la estructuración de procesos automatizados, algo que veremos al detalle más adelante. 

Infórmate más: Regulaciones fiscales para pymes en Panamá

Cómo diseñar un cronograma de pagos semanal o mensual para optimizar la liquidez

Entendido lo anterior, es hora de ver cómo darle prioridad a la planificación e implementar un calendario de pagos. Esta herramienta permite anticipar las salidas de dinero, sea de forma semanal, quincenal o mensual, facilitando:

• Proyectar hitos en tiempos específicos.
• Pagos programados como el decimotercer mes.
• Cálculos de obligaciones fiscales con la Dirección General de Ingresos

Todo esto evita que haya impactos a la liquidez de los negocios de manera constante o inesperada.  

Para conseguir que esto sea realmente efectivo, se puede aplicar la «Validación en tres pasos», la cual veremos a continuación:

1. Orden de compra: ¿Es esto lo que pedimos y al precio acordado?
2. Reporte de recepción: ¿Recibimos la mercancía en bodega en buen estado?
3. Factura: ¿El cobro del proveedor coincide con los dos documentos anteriores?

Gestión de cuentas por pagar: Manual vs. Optimizada

Todos estos aspectos que acabamos de ver son relevantes porque un cronograma bien elaborado se convierte en el mejor insumo para negociaciones con proveedores, algo qu analizaremos en el siguiente punto. 

Antes de continuar, aprende: Cómo evaluar clientes y proteger tu liquidez

Gestión de cuentas por pagar: Estrategias para negociar plazos de crédito más cómodos con tus proveedores locales

Hay una premisa clave y es que los negocios se basan en las buenas relaciones y estas relaciones derivan en confianza entre las partes y, por supuesto, el entorno de Panamá no es la excepción a esto. 

Es por esta razón que un correcto control de proveedores pymes brinda mejores condiciones de negociación que protegen los negocios, el flujo de caja, además del entorno fiscal.

Es normal que a muchos les surja la inquietud. ¿Por qué viene bien negociar plazos? 

La respuesta es muy simple, conseguir extender un crédito de 30 a 45 días o aprovechar descuentos por pronto pago se traduce en un «retorno de inversión» inmediato. Por ejemplo, un historial de pagos puntuales permite proponer acuerdos de volumen a cambio de plazos más cómodos.

Gestión de cuentas por pagar: 3 claves para una negociación exitosa

Es tiempo de ver algunos puntos que pueden convertirse en esenciales para que una negociación sea realmente beneficiosa. 

Apalancamiento por cumplimiento: Un historial de pagos impecable permite solicitar una extensión de crédito en meses de alta presión como el cierre o el comienzo del año. 

Incentivos por pronto pago: Si al analizar el ciclo de caja del negocio se muestra que cuenta con  excedentes temporales, es posible negociar descuentos por liquidar facturas antes del vencimiento.

Transparencia financiera: Sumado a los dos puntos anteriores, también será un plus compartir las proyecciones de pago, esto mostrará orden y un manejo claro de las finanzas de tu negocio. 

Hay algo que se debe considerar y es que, para poder poner en práctica estas estrategias y tener la información centralizada, los negocios deben contar con una herramienta adecuada que tenga toda la data operativa en un solo lugar y que se actualice en tiempo real. 

Todo eso lo tienen los negocios al contar con CUENTI y lo veremos de manera puntual a continuación.

Controla tus facturas de compras, egresos y vencimientos fácilmente desde Cuenti Panamá

Existen diferentes riesgos económicos a los que se exponen los negocios y uno de ellos es depender de plantillas de Excel, de cuadernos o información suelta e incluso algo que es más peligroso, que un administrador tenga todo en su cabeza. 

La transición hacia un software administrativo o de gestión en Panamá es el paso definitivo para eliminar los errores humanos.  Es por esta razón que desde CUENTI tenemos la certeza de ser un aliado estratégico para diferentes tipos de negocios como:

• Restaurantes.
• Comidas rápidas.
• Pizzerías.
• Café/bar.
• Panaderías.
• Mini-markets.
• Tienda de ropa, calzado y accesorios.
• Tiendas de repuestos.
• Ferreterías.
• Farmacias.
• Construcción y arquitectura.
• Profesionales de la salud.
• Contadores y abogados.
• Profesionales y consultoría.

Con nuestro software, los establecimientos pueden hacer de manera idónea la gestión de cuentas por pagar, asegurando que cada egreso esté documentado, bajo control y cumpliendo todos los parámetros necesarios. 

Desde el módulo administrativo, se pueden gestionar los egresos de la empresa o negocio con alertas inteligentes que avisan días antes de cada vencimiento. 

Además de lo anterior, también se tiene la gestión automática de la facturación electrónica y el cumplimiento ante la Dirección General de Ingresos, lo cual facilita el manejo de:

• Las retenciones.
• El inventario.
• Las finanzas.
• Procesos internos.
• Informes.

Beneficios exclusivos de CUENTI

Visibilidad 24/7: Con CUENTI, cada negocio puede controlar las deudas con proveedores y el flujo de caja desde el celular o computadora, esté donde esté.

Seguridad y cumplimiento: La herramienta facilita el respaldo automático de facturas y sincronización con las normativas fiscales panameñas vigentes.

Si quieres que tu empresa tenga todo en orden y parametrizado, comienza ahora mismo con la prueba gratuita de 7 días. 

¿Qué conclusiones podemos tener de esto?

La gestión de cuentas por pagar es mucho más que «pagar facturas» pendientes con los proveedores de cada negocio. Este proceso representa la base de la solvencia y la ventaja competitiva de cualquier pyme a nivel nacional. 

Al organizar los procesos, cumplir con normativa y apoyarse en la tecnología, los negocios se pueden enfocar en planificación y en el crecimiento adecuado.

Así que consideras que es el momento adecuado para mejorar la administración de tu negocio y dominar las variantes que hemos desarrollado en este artículo. Agenda una demo para contar con CUENTI y así ver el impacto que puede generar en tu día a día. 

Si aún quieres ampliar la información, en nuestra Web tendrás más respuestas para que tu negocio funcione las 24 horas con el mejor aliado estratégico del mercado.