Facturacion Electronica e-commerce en Panamá: Cómo con pasarelas de pago y la DGI

La facturación electrónica e-commerce es uno de los focos de diferentes negocios en Panamá y en la región. Si los establecimientos comerciales quieren crecer de manera formal, les resulta necesario entender todo sobre la digitalización de las ventas.

Lo anterior trae consigo la supervisión fiscal de la Dirección General de Ingresos (DGI), donde la transparencia y el orden representan un factor determinante. Desde CUENTI sabemos que uno de los principales desafíos para los pequeños y medianos empresarios es entender cómo facturar en línea, sin que el volumen de transacciones diarias se convierta en un caos contable. 

Por esta razón, los guiaremos para que su flujo de caja, sus reportes bancarios y obligaciones tributarias estén estandarizados y cuenten con la trazabilidad adecuada.

Lee hasta el final y escríbenos tus dudas para poder orientarte.

El auge de las ventas online en Panamá y el reto de la fiscalización

Para comenzar, debemos decir que el comercio electrónico en el país presenta dos facetas importantes. Lo primero es que este tiene un crecimiento sostenido, impulsado por la facilidad de los pagos digitales y la logística local. 

Sin embargo, hay otro frente al que se le debe prestar atención y es cómo las pequeñas y medianas empresas ingresan a este mercado, donde la falta de conocimiento de procesos tributarios y operativos las puede llevar a quedarse rezagadas o a operar de forma inadecuada.  

La DGI, que es la encargada de todo el rastreo fiscal e indica el valor que tiene realizar todos los procesos de forma ordenada. Esto con el fin de cumplir con las reglamentaciones, como la facturación y la trazabilidad de reportes de cara a las declaraciones fiscales. 

Para que los nacientes o jóvenes empresarios del país lo comprendan mucho mejor, una de las claves de todo esto es tener los sustentos al orden del día, ya que los movimientos bancarios acumulados sin sustento fiscal activan alertas inmediatas. 

Haciéndonos una idea general, la DGI en la actualidad puede auditar: 

Manejo de cuentas bancarias: Trazabilidad total de fondos en cuentas de ahorros y corrientes.

Actividad y operación: Verificación de que la actividad declarada guarde relación con los ingresos percibidos.

Movimientos en pasarelas: Cruce de información entre lo depositado por los procesadores de pago y lo declarado.

A simple vista, esto puede verse como un panorama muy complejo o difícil de manejar, pero existen formas sencillas de mitigar los riesgos en las que los dueños de los negocios pueden estar tranquilos y con un rastro completo de la información con solo unos clics.

Todo eso que acabamos de mencionar lo veremos en los siguientes puntos. 

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¿Cómo emitir la factura electrónica y el (CAFE) cuando vendes por Instagram o página web?

Una de las bases legales de los comercios digitales es la facturación electrónica e-commerce.

Para que tengas una idea y, si eres nuevo en todo este tema, podemos decirte que la facturación electrónica es un sistema de obligatorio cumplimiento para las empresas. Esta tiene como objetivo principal fortalecer y tener mayor control de las normativas fiscales, las cuales son gestionadas por la DGI (Dirección General de Impuestos)

El proceso de facturación electrónica permite:

• Crear facturas de todo tipo en formato digital.
• Controlar su envío y manejo con la autoridad legal. 
• Manejar información de empresas, clientes y proveedores de forma segura.
• Que los negocios dejen de lado el uso de soluciones manuales o digitales, poco escalables como Excel, que pueden acarrear errores y dificultades.
• Reducir gastos para los comercios.
• Innovar en distintos aspectos.
• Darle un mejor servicio a los dueños de negocios y los clientes finales.
• Garantizar la seguridad en la información de todas las partes.
• Disminuir la posibilidad de realizar facturas duplicadas.
• Aumentar el uso de e-commerce a nivel nacional.

¿Qué se debe cumplir para tener facturación electrónica? 

A la hora de conseguir la habilitación de facturación electrónica, un negocio debe tener presentes los siguientes puntos:

• Estar registrado de forma correcta en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la DGI.
• Ser avalado como emisor de factura electrónica por medio de una solicitud.
• Contar con un proveedor de servicios de facturación electrónica que al mismo tiempo esté autorizado por la DGI.
• Las facturas emitidas se deben generar en formato XML y estar respaldadas con firma electrónica avanzada.

Toda esta información previa permite entender que este documento digital cuenta con los siguientes datos:

• Código Único de Factura Electrónica (CUFE) 
• Ítems de la transacción documentada.
• Validación y autorización por parte de la DGI antes de enviarse al cliente.

Facturación electrónica e-commerce: ¿Y qué es el CAFE?

Este es un documento fiscal auxiliar, siendo solamente una representación resumida y simplificada en forma gráfica de una transacción que ha sido respaldada por una FE.

El CAFE puede ser entregado al receptor impreso en papel o ser enviado en formato electrónico.

Este sirve como comprobante físico o digital de una operación respaldada por una FE con el fin de validar los datos en el sitio web de la Dirección General de Ingresos. 

¿Qué datos o secciones incluye el CAFE?

• Razón social.
• RUC.
• Dirección.
• Logo.
• Emisor.
• Código QR.
• Información de consulta en la DGI
• Detalle de los productos o servicios. 
• Totales e información de pagos. 

Ahora, para emitir el CAFE hay que tener en cuenta algunos detalles:

• Esta información debe automatizarse para que llegue de manera inmediata al comprador. 

• El punto anterior dependerá del canal de venta que cada uno utilice, ya que en muchas ocasiones es el mismo canal de ventas el encargado de hacer que esto llegue al correo de cada cliente, por ejemplo, Shopify/WooCommerce.

• En el caso de hacerlo vía una web personal o por medio de las redes sociales, lo ideal será tener un aliado estratégico que conecte las ventas con la generación de la facturación electrónica y, de paso, el CAFE.

Profundiza: Facturación electrónica PAC vs Facturador Gratuito

El laberinto contable: Registro de comisiones de pasarelas de pago (BAC, Cuanto, PagosYA).

Ahora que ya vimos gran parte del funcionamiento a nivel de facturación, es tiempo de revisar uno de los errores contables más comunes de los negocios, que es registrar en contabilidad solo el depósito neto que llega al banco. 

La DGI exige reportar el 100% del ingreso bruto (el valor total cobrado al cliente). Las comisiones que descuentan las pasarelas son un «gasto deducible», y registrarlas por separado es fundamental para evitar errores en las declaraciones de ingresos que pueden derivar en algún proceso fiscal. 

Hay algunos puntos que hay que tener presentes para entender cómo se registran las comisiones:

• Cada pasarela tiene porcentajes variables o fijos que son diferentes, lo cual incluye el rubro de cada negocio, cantidad de transacciones, cargos fijos o tipo de pago.

• Sumado a lo anterior, se debe contemplar si estas tienen residencia fiscal en el país, de esta manera se podrá aplicar o no el crédito fiscal del ITBMS.

A nivel contable y comprendiendo que en cada facturación pueden existir diferencias específicas, los asientos contables pueden contemplar lo siguiente para ser lo más completos posibles:

Esta estructura contable es fundamental para mantener la transparencia frente a la DGI, permitiendo separar el ingreso bruto de los gastos financieros por el uso de pasarelas de pago. Además, dará mayor trazabilidad a los procesos internos de cada negocio, mejorando de esta forma la rentabilidad y el orden. 

Y si bien toda la información vista hasta el momento puede parecer mucha o difícil de controlar, la solución adecuada la contamos a continuación. 

Facturación electrónica e-commerce: Cómo llevar las finanzas de tu tienda virtual con Cuenti

Es claro que llevar este control de forma manual o medianamente digitalizado es insostenible, no solo por la carga operativa que representa, sino porque a nivel fiscal no es posible según las exigencias de la DGI.

Es aquí donde aparece una solución ideal y completa como CUENTI, que es un aliado estratégico para unificar la facturación electrónica e-commerce con la gestión operativa, lo cual facilita que los dueños de los negocios se enfoquen en mejorar estrategias de ventas para aumentar sus ingresos, mientras el software tiene todo en orden de cara a la DGI.

Con CUENTI, los vendedores digitales obtienen:

• Conexión DGI & PAC: Emisión automática de la facturación electrónica y CAFE, todo integrado al flujo de ventas.

• Estrategias de venta: Sincronización para modelos de «Compra en línea, retiro en tienda», mejorando la rotación de inventario.

• Manejo completo del inventario: A partir del punto anterior, se tiene un control detallado del inventario, registrando en tiempo real ingresos y salidas de productos de diferentes tipos de negocios.

• Gestión de varias sucursales: Control de existencias y ventas tanto a nivel digital como físico, sea en la capital o en las provincias.

• Conciliación de comisiones: Parametrización automática de gastos para las diferentes pasarelas bancarias. 

• Reportes 24/7: Conozca su utilidad neta real, descontando comisiones y costos operativos al instante con más de 70 reportes disponibles en la nube desde cualquier dispositivo. 

Si lo que quieres es que tu negocio digital opere de la forma correcta y te evites dolores de cabeza, solicita una prueba gratuita por 7 días y comienza a contar con CUENTI.

¿Qué se puede concluir entonces de todo esto?

De cara al manejo efectivo de la facturación electrónica e-commerce, se puede decir que la base para la rentabilidad de un negocio de esta índole está en su manejo contable ordenado. 

Esto facilita tener control de la información y, de paso, cumplir con todos los aspectos legales requeridos por la DGI.

Es por eso que, si deseas ver cómo funciona CUENTI en tu negocio, puedes agendar una demo para que entiendas y resuelvas todas tus dudas.

Además, en nuestra Web tienes más información para negocios digitales y físicos. Visítala para que comprendas que Contar con CUENTI es la mejor opción.