Cómo calcular una liquidación de contrato de trabajo: Guía legal para empleadores

La liquidación de contrato de trabajo en Panamá debe gestionarse por parte de los empleadores de manera adecuada. Esto se dice con el objetivo de que se cumplan todos los requisitos y necesidades de los empleados. 

Es por esa razón que desde CUENTI queremos que este proceso se realice de forma responsable, con el fin de disminuir riesgos y errores. Todo esto se logra por medio de un riguroso cumplimiento de las normas. 

Para entender el proceso de la liquidación de contrato de trabajo, hoy analizaremos los derechos de los trabajadores, los fondos de cesantías, indemnizaciones y las automatizaciones de los procesos de nómina.

Toma nota hasta el final de este artículo para que tu empresa tenga todo en orden.

Derechos adquiridos obligatorios en la liquidación de contrato de trabajo: Vacaciones, decimotercer mes y prima de antigüedad

Lo primero es entender que existen ciertos pagos que son obligatorios para el empleador, indiferente de si la causa de la liquidación de contrato de trabajo es por:

• Despido justificado.
• Causas no justificadas.
• Renuncia.

Los derechos de los trabajadores deben respetarse según las leyes, por lo que, para hacer un cálculo exacto, hay que tener en cuenta:

Vacaciones proporcionales: En este aspecto, los trabajadores acumulan un (1) día de descanso por cada once (11) días de trabajo efectivo (o aproximadamente 30 días por cada año laborado). En este primer punto y al momento de liquidar, se pagan los días acumulados y no disfrutados.

Décimo tercer mes proporcional: Este segundo punto representa la proporción del pago cuatrimestral vigente según la fecha de salida del trabajador. 

Profundiza: Cómo se calcula el decimotercer mes

Prima de antigüedad: El tercer ítem apunta a los contratos por tiempo indefinido. Este equivale a una semana de salario por cada año trabajado. La base del cálculo es el promedio de los salarios percibidos durante los últimos 5 años (o durante el tiempo que permaneció vigente el contrato). Este es un detalle técnico que puede pasarse por alto.

Preaviso: Por último, en contratos indefinidos, si el empleador decide terminar la relación sin causa justificada y sin dar la notificación de 15 días de antelación, debe abonar el monto equivalente a esos 15 días de salario.

Resumen completo

*Aclaración: En un escenario de mutuo acuerdo laboral, la prima de antigüedad es irrenunciable por ley, aunque los montos adicionales de indemnización pueden ser objeto de negociación estratégica.

El Fondo de Cesantías: Funcionamiento y obligatoriedad según la Ley 44

Abarcado el primer aspecto, donde están los pagos obligatorios, es necesario analizar aquellos detalles vinculados al fondo de cesantías. Este, según la Ley 44 del 14 de agosto de 1995, indica que todas las empresas que tengan 5 o más trabajadores con contrato indefinido deben afiliarse a un fondo de cesantías. 

El objetivo de lo anterior es garantizar el pago de la prima de antigüedad y la indemnización a quienes tengan contrato a término indefinido, tal como se explicó en el punto anterior. 

¿Existen beneficios al estar en el fondo de cesantías?

La respuesta directa es sí, especialmente porque los empleadores aumentan sus garantías y puntos a favor; veamos algunos de ellos:

• Los aportes que se realizan al fondo de cesantías son deducibles de la renta gravable.
• Los intereses o ganancias del fondo que superen las obligaciones laborales de cada empresa le pertenecen al empleador. 
• Blindaje ante posibles reclamos ante el MITRADEL, algo que veremos más a fondo en un momento. 

Además de los puntos anteriores, los empleados pueden realizar aportes voluntarios al fondo, que es tomado como ahorro propio. 

Todo este proceso garantiza tanto la tranquilidad de los empleados como la solvencia de la empresa a la hora de hacer el proceso de la liquidación de contrato de trabajo.

¿Cuántos son los aportes que deben pagarse?

Ahora que entendemos de qué se trata y cuáles son los beneficios, debemos decir que el aporte al Fondo de Cesantías, establecido por la Ley 44 de 1995, equivale al 2.25% de los salarios brutos pagados a los trabajadores con contratos por tiempo indefinido.

Estos se desglosan de la siguiente forma:

• 1.92% correspondiente a la Prima de Antigüedad (que equivale a una semana de salario por cada año trabajado).
• 0.33% (aproximadamente) correspondiente al 5% de la cuota parte mensual de la indemnización.

Más información para las empresas: Evita errores comunes al presentar la Planilla 03 DGI

Liquidación de contrato de trabajo e Indemnizaciones: ¿Cuándo aplican y cómo se calculan?

Una de las preguntas que surgen para identificar cómo calcular una liquidación de contrato de trabajo es: ¿Cómo calcular las indemnizaciones? Aquí es importante decir que estas representan un mayor riesgo financiero, por lo que es determinante distinguir entre el despido justificado y el injustificado. 

Ahora, pasando al cálculo de prestaciones laborales vinculadas al proceso de indemnización, se debe seguir la siguiente escala:

• Primeros 10 años de servicio: 3.4 semanas de salario por cada año laborado.
• A partir del año 11 en adelante: 1 semana de salario por cada año adicional de servicio.

¿Cómo saber si un despido es justificado?

Tal como se mencionó hace un momento es crucial entender qué es un despido justificado e injustificado. En el caso del primer ítem y según el código del trabajo, algunas causas a contemplar son las siguientes:

• Faltas reiterativas sin una clara justificación.
• Incumplimiento de forma grave en alguno de los puntos del contrato de trabajo.
• Falta de respeto a empleador, jefes o compañeros de trabajo.
• Deshonestidad, robo o frause.
• Abandono del puesto de trabajo sin justificación o permiso.

¿Qué es considerado salario para hacer el cálculo de la Indemnización?

Para realizar un cálculo adecuado de las indemnizaciones debemos mencionar que la ley incluye en la catergoría de salairio los siguiengtes ítems:

• Salario base, sea quincenal o mensual.
• Vacaciones.
• Horas extras (en promedio)
• Comisiones regulares.
• Bonificaciones constantes.
• Diferenciales por turnos o nocturnidad, en caso de que estas sean un ingreso estable.

Finalmente, la terminación de contrato de mutuo acuerdo laboral es una vía estratégica de negociación para las empresas, facilitando pactar montos que beneficien la transición del colaborador y la estabilidad de las empresas.

Veamos el siguiente ejemplo práctico en el que un empleado tiene 12 años de servicio y se presentan los siguientes escenarios: 

• Escenario A (Causa justificada): Aquí el empleado solo recibe los derechos adquiridos (vacaciones, decimotercer mes, prima de antigüedad). Por lo tanto, no hay indemnización.

• Escenario B (Injustificado): Recibe derechos adquiridos MÁS la indemnización por despido calculada así: 34 semanas (por los primeros 10 años) + 2 semanas (por los 2 años adicionales) = 36 semanas de salario total.

Tener claridad en este tipo de casos permite que los empleadores planifiquen bien cada una de las situaciones que se presentan a nivel empresarial.

Liquidación de contrato de trabajo: Requisitos ante el Ministerio de Trabajo (MITRADEL)

Todo esto que hemos explicado hasta el momento está regulado por el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral de Panamá (MITRADEL), tal como se mencionó en algunas secciones arriba. 

Este es encargado de garantizar la legalidad de los diferentes procesos, por lo que la transparencia documental resulta vital para los empleadores. Por lo anterior, es necesario cumplir con los siguientes puntos. 

Notificación formal: Entrega inmediata de la carta de despido, brindando detalles de la fecha y la causa, teniendo en cuenta si es justificada. 

Elaboración del finiquito: Este punto requiere un desglose exhaustivo de cada rubro para evitar interpretaciones erróneas de los montos pagados.

Gestión de plazos: Si bien se busca la celeridad, a nivel nacional se acepta un periodo de hasta 15 días hábiles para la entrega del pago final.

Respaldo probatorio: Archivo de copias de contrato, control de vacaciones proporcionales y comprobantes de pago de los últimos 5 años o el tiempo del contrato, para validar la base de la prima de antigüedad.
Documentación mutuo acuerdo: En caso de negociaciones entre ambas partes, es necesario contar con el documento debidamente registrado para cerrar cualquier posibilidad de reclamo posterior.

Automatización de liquidaciones finales con Cuenti

En la actualidad, los procesos de las diferentes áreas empresariales están cada vez más vinculados a la tecnología; su uso adecuado prioriza la eficiencia y eficacia de los mismos y de paso garantiza la seguridad de la información de las empresas. 

Desde CUENTI somos conscientes de que la tecnología debe posicionarse como un sistema que mejore a nivel administrativo las empresas y negocios panameños, además de disminuir los riesgos legales. Es por esta razón que nos presentamos como un socio estratégico para el cálculo de las prestaciones laborales, el manejo adecuado de la nómina y la liquidación del contrato de trabajo.  

Al centralizar el historial del colaborador, el software elimina dificultades como el cálculo incorrecto del salario promedio para la prima de antigüedad.

Beneficios clave de Cuenti:

• Precisión y cumplimiento: Se basa en el cumplimiento de la ley y la base normativa.
• Agilidad en trámites MITRADEL: Generación instantánea de finiquitos y reportes de liquidación listos para firma y registro.
• Reducción de reclamos posteriores: Al garantizar cálculos de cantidades sobre vacaciones proporcionales y salarios pendientes, se minimizan las causales de reclamos por parte de los empleadores.

Es por esta razón que modernizar la gestión de la liquidación de contrato de trabajo a través de la automatización no es solo un avance tecnológico; es una decisión que busca que todo esté alineado y que se disminuyan los errores, que en muchas ocasiones significan reprocesos y sanciones.

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Con todo lo analizado en este artículo, vemos que el ingreso base de cotización representa el punto de partida de un proceso más extenso, que tiene diferentes detalles y que requiere de la ayuda tecnológica para evitar errores y dificultades a nivel empresarial. 

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