Asiento Contable: Qué es, Tipos y Ejemplos Prácticos

A nivel contable hay varios conceptos que son fundamentales para que las empresas tengan todo al día. Uno de ellos es entender a fondo qué es un asiento contable, cómo se hace y por qué es importante tenerlos en orden en los negocios. 

Es por eso que hoy desde CUENTI brindaremos una mirada educativa, pero sencilla, de este tema. El objetivo es que cada uno entienda de forma fácil para que lo comience a aplicar. 

Es tiempo de entrar en el mundo del asiento contable, toma nota de todo lo que hoy contaremos. 

Definición: ¿Qué es un asiento contable y para qué sirve?

El punto de partida clave, es comprender que un asiento contable es la anotación formal de una operación económica, la cual queda registrada en los libros contables de los negocios.

Para ponerlo en términos sencillos, cuando ocurre una transacción, sea una venta, un gasto, una compra o un ingreso, ese movimiento se refleja mediante un asiento. Este incluye las cuentas afectadas, los importes, y dos puntos fundamentales, el debe y el haber de la contabilidad, algo que se desarrollará en un momento.

¿Para qué sirven estas anotaciones?

Esta herramienta permite diferentes aspectos que son claves para el correcto funcionamiento de los negocios, algunos de ellos son:

• Tener documentados los procesos financieros de forma clara y estructurada.

• Ayuda a tener un control de las operaciones individuales, esto facilita su posterior consulta.

• Facilita el cumplimiento fiscal en procesos como la declaración de renta, de cara a las autoridades como la Dirección General de Ingresos (DGI)

• Es la base para elaborar estados financieros reales y con los que se puedan tomar decisiones puntuales según cada tipo de negocio. 

• Al tener la trazabilidad de todas las operaciones, funciona como punto de control que sustenta análisis o auditorías.

• Y por último, es determinante para evitar errores que pueden acarrear multas, sanciones o dificultades económicas a mediano y largo plazo. 

Así que por todo esto que se acaba de mencionar, un asiento contable es el pilar de la contabilidad. 

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La importancia del principio de partida doble (Debe y Haber)

Ya hay más claridad sobre qué es un asiento contable y su relevancia. Ahora, es tiempo de hacer foco en dos elementos que son cruciales, el debe y el haber, que son el eje del principio de partida doble.

Esto significa que para que las cuentas de un negocio estén equilibradas, por cada débito (debe) debe existir un crédito (haber)” de igual valor.

¿Cómo funciona en la práctica?

En cada transacción que tenga un negocio, aparecen al menos dos cuentas: una recibe el valor (debe) y otra entrega o financia ese valor (haber).

Veámoslo con un ejemplo: si una empresa compra un equipo de oficina por US$ 1,000 en efectivo, registras que aumenta el activo “Equipo de oficina” (debe) y al mismo tiempo disminuye el activo “Caja” o “Banco” (haber).

Gracias a este método, la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio) se mantiene siempre en equilibrio. 

A nivel fiscal, este punto es muy importante tenerlo en cuenta en Panamá. Según las indicaciones de la DGI, las declaraciones de renta aceptadas serán aquellas que tengan como base el sistema de devengado y que tengan como base las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).  

Solo en casos puntuales, se podrá usar el sistema de caja, todo con la previa autorización de la DGI y según la actividad económica que tenga el contribuyente activo. 

Para quienes están comenzando a nivel contable o empresarial, manejar de forma adecuada el concepto de “debe” y “haber” es fundamental. Sin el dominio correcto, los registros pueden quedar desbalanceados, lo que genera problemas al momento de elaborar estados financieros o cumplir con obligaciones fiscales.

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Tipos de asientos contables (simples y compuestos)

Hablar sobre qué es un asiento contable, es también comprender que no todos tienen exactamente la misma estructura. En líneas generales se tienen los siguientes tipos:

Asiento simple: Este es el formato más básico y aquí solo intervienen dos cuentas, una del debe y otra del haber. 

Ejemplo asiento simple: Pago de servicios por US$ 500 en efectivo. En este caso en el Debe irían “Gastos de servicios” US$ 500, mientras que en el Haber iría“Caja” US$ 500.

Asiento compuesto: Ya en esta estructura intervienen más de dos cuentas en la misma operación. Es común cuando la operación tiene varias implicaciones contables simultáneas. 

Ejemplo: Compra de mercadería por US$ 1,000 que incluye transporte US$ 50 y se paga parcialmente en efectivo US$ 400 y crédito US$ 650 

La distribución sería así:

Debe: “Inventarios” US$ 1,000; “Gastos de transporte” US$ 50 

Haber: “Caja” US$ 400; “Cuentas por pagar proveedores” US$ 650.

Estas distinciones ayudan a reconocer cuándo registrar una operación de forma más simple o en qué momento se requiere mayor detalle.

Otros tipos de asientos contables son

Si bien los dos que se acaban de describir son los más comunes según la estructura, hay otras alternativas que están basadas en la función de cada uno. Veamos de qué se trata por medio de este cuadro.

Diferencia entre asiento contable, libro diario y libro mayor

Cuando se habla de asiento contable, también se deben tener en cuenta otros puntos que se relaciona con este. Es tiempo de ver sus diferencias y la relevancia que tiene en la contabilidad de los negocios. 

Asiento contable

Como ya se vio, es la anotación individual de una operación económica, con su fecha, cuentas, importes, debe y haber. Su relación con las otras dos,  es que es esta es la unidad básica de registro y se convierte en clave para que las otras dos estén correctas. 

Libro diario

Este se encarga de reunir todos los asientos del período, uno tras otro, en orden cronológico. El principal objetivo de esta herramienta es controlar el flujo completo de operaciones de la empresa.

La relación del libro diario con los otros dos conceptos es que este contiene todos los asientos contables y es el que brinda detalles para el siguiente punto. 

Libro mayor

Por último, esta herramienta es la que agrupa todos los movimientos de una cuenta específica, sin importar la fecha.

Tiene como principal ventaja que muestra el comportamiento de cada cuenta (saldos, aumentos o disminuciones). Además, facilita la elaboración de balances y estados financieros.

Basados en esto, su relación con los dos puntos anteriores es que el libro mayor es el resumen de los que sucedió cuenta por cuenta.

Cómo hacer un asiento contable paso a paso [Con Ejemplos]

Ahora, es tiempo de comprender cómo poner en práctica lo que ya se ha mostrado en este artículo. Aquí tienes un proceso paso a paso para hacer un asiento contable, con ejemplos sencillos:

Paso 1: Identificar el hecho económico que de se debe registrar. 

Ejemplo: La empresa compra suministros de oficina por B/. 300, pagando en efectivo.

Paso 2: Determinar las cuentas que se ven analizadas en la transacción.

Ejemplo: “Suministros de oficina” 

“Caja” o “Banco”

Paso 3: Es tiempo de aplicar la partida doble

Debe: Suministros de oficina B/. 300

Haber: Caja B/. 300

Paso 4: Registrar en el libro diario según el periodo que corresponda.

Paso 5: Trasladar al libro mayor (cuenta por cuenta)

Con esta información básica, se puede aprender a registrar correctamente ejemplos de asientos contables, y así construir una contabilidad sólida de un negocio.

Cómo un software administrativo y contable puede facilitar este proceso

Es importante aclarar algo, todos estos procesos que se han descrito, se pueden automatizar por medio de la tecnología y un software administrativo que se encargue de llevar de forma correcta los diferentes aspectos contables de una empresa o negocio.

Con el uso de un software se logrará:

• Simplificar los procesos.
• Contar con registros automáticos.
• Tener acceso a plantillas o procesos pre configurados.
• Cálculo de impuestos y retenciones.
• Tener todo al día en cuanto a solicitudes fiscales. 
• Reducir considerablemente los errores, de los que hablaremos en un momento, así como posteriores consecuencias.

CUENTI es una excelente alternativa para esto, para conocer sus planes y funcionamiento puedes preguntar por los 7 días de demo completamente gratis. 

5 errores comunes al registrar asientos y cómo evitarlos

Los errores a nivel contable pueden significar dificultades importantes para los negocios panameños. Es por esta razón, que anticiparse resulta clave. 

Veamos qué eso que puede suceder de forma más frecuente. 

No aplicar correctamente la partida doble: Aquí puede darse que se registre únicamente un débito o un crédito sin su contraparte.

Aquí el punto más relevante es verificar siempre los totales del debe y el haber antes de cerrar el asiento. 

Utilizar cuentas incorrectas o poco específicas: En ocasiones se puede que se agrupen muchas operaciones en una cuenta genérica, esto puede afectar claramente la información del libro mayor

Para que esto no se presente, será prudente usar un plan contable adecuado con cuentas detalladas, para que los asientos reflejen bien la naturaleza de cada una de las transacciones. 

No describir bien la operación: Si el asiento no tiene la descripción adecuada o documentos de respaldo también puede generar errores y un impacto negativo. Para esto será preciso, adjuntar facturas, recibos o comprobantes, así como  describir el asiento de forma adecuada. 

Registrar fuera de tiempo: Aquí los asientos no tiene la fecha clara y en algunos casos se acumulan muchos, por lo que se pierde la trazabilidad. Para que esto no sea una constante es prudente llevar al día cada registro y no dejar que pasen varios días sin hacer el proceso.  

No revisar el traslado al libro: En muchas ocasiones se tiene un registro de las transacciones diarias, pero no se corrobora que el libro mayor las cuentas queden de forma correcta. 

Para mejorar este aspecto, la sugerencia pasa porque periódicamente se  compruebe que los saldos coincidan con lo esperado y que el balance se cierre correctamente.

Finalmente, la mejor forma de que la contabilidad de un negocio esté al día, y sin errores, es tener un software administrativo como aliado estratégico. De esta manera no habrá tantos frentes por cubrir, los errores humanos se reducirán y de paso las finanzas estarán al día.

En conclusión, dominar qué es un asiento contable, entender la partida doble, reconocer los tipos de asientos, brinda un punto de ventaja a nivel empresarial. Todo esto ayudará a mantener una contabilidad ordenada y confiable en todos los aspectos.

Recuerda que en nuestra nuestra Web tienes material para mejorar el día a día de tu negocio. Déjanos un comentario si deseas que trabajemos algún tema puntual