Cierre de caja: tips para hacerlo de forma ideal

Un efectivo cierre de caja para los negocios en Panamá representa un paso muy importante en su día a día. El principal objetivo de esto es mantener las finanzas en un punto óptimo y para lograrlo hay algunos trucos que pueden ser muy útiles. 

Si bien en muchas ocasiones, según el tipo de empresa o negocio, este resulta ser un procedimiento que puede causar enredos, actualmente hay herramientas y métodos para que todo sea más sencillo. 

Así que para conocer de manera detallada estos tips, lo mejor que puedes hacer es leer este artículo y comenzar a aplicarlos en tu negocio.

Pasos iniciales para un cierre de caja óptimo

Las pequeñas empresas o negocios tienen diferentes retos en su cotidianidad, una de ellos es hacer un buen cierre de caja. ¿Pero de qué depende que este proceso se realice bien?

Lo primero es iniciar bien el día y tener en cuenta algunos detalles que marcan la diferencia, veamos a qué nos referimos:

Tip 1 – Cantidad fija al comenzar el día: Para que este proceso no sea un dolor de cabeza, es importante revisar la plata que se tiene en caja al iniciar la jornada. Es necesario que esto se haga al abrir el negocio, especialmente porque el proceso contable se podría ver afectado si llegan clientes a comprar. 

Este primer paso garantiza orden, información confiable, reducir los errores durante la jornada y en especial al finalizar el día. 

Tip 2 – No procesar cobros con el dinero de caja: Este es un aspecto que se debe evitar, porque cada vez que sacas cash de la caja, se puede perder el orden que se trae. 

Como solución a lo anterior, se puede tener un dinero extra para realizar los pagos requeridos en el día.

Tip 3  – Monitorear el proceso es fundamental: Es sabido que los pequeños robos, así como las inconsistencias en el inventario y los errores de los cajeros, son un obstáculo para un buen cierre de caja. Para contrarrestar eso hay varias soluciones:

• Hacer un seguimiento constante a la actividad de la caja.
• Encomendar la función a un solo empleado, el cual debe estar correctamente capacitado.
• Usar un sistema que automatice el proceso y asista en el cierre de caja, algo que se verá en un momento. 

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El cierre de caja exitoso es un proceso constante

Lograr que un negocio tenga un cierre de caja adecuado día tras día, depende esencialmente de cómo se cumplan las labores en toda la jornada. Aquí se hace necesario resaltar los siguientes aspectos:

• Centralizar diferentes procesos, entre ellos el cierre de caja, de esta manera cada empleado tendrá mayor claridad de lo que hace y se reducirán los errores.
• Llevar un registro detallado de todas las actividades de caja.
• Especificar siempre la fecha y la hora, tanto de inicio como de cierre de caja.
• Registrar las cantidades de billetes y monedas que hay en caja.
• Ingresar siempre los equivalentes en efectivo u otros documentos, de ser necesario.
• Siempre adjuntar los números de los comprobantes que respalden todos los ingresos y salidas del día. 
• Hacer un resumen, validar la información y notificar las observaciones que correspondan. 

Todos estos puntos permiten a los negocios saber si el dinero en efectivo corresponde a la realidad o si existen diferencias. 

Es importante tener en cuenta que hacer un cierre de caja exitoso ahorra, tiempo, dinero y diversos problemas que afectan la liquidez de los negocios. Incluso todo esto funciona como medida preventiva de cara a otras dificultades asociadas con los productos o el flujo de dinero. 

Automatizar el proceso como solución efectiva

Ya vimos tips claves para que el cierre de caja sea adecuado, pero hay una solución que ayuda a tener todo más organizado. 

Tener un software contable permite controlar de forma precisa las finanzas en los negocios. De esta manera se cuenta con un alto porcentaje de efectividad en cada transacción y por supuesto esto se ve reflejado al final de día. 

¿Qué beneficios reales tiene usar este tipo de herramientas?

Mayor eficiencia: El registro automático de ventas, gastos y diferentes movimientos, ayuda al empleado a no hacer cálculos manuales, que son los que llevan a los errores.

Hablando propiamente del cierre, este es sencillo, ya que el software entrega un resumen detallado de todas las transacciones del día en cuestión de segundos.

Datos confiables: Estas herramientas tecnológicas facilitan la visión actualizada y constante del estado de la caja, lo cual ayuda a identificar errores de manera oportuna. 

Sumado a lo anterior, otro factor que es crucial, es que al llevar todos los registros y detalles de caja, se simplifican los procesos de conciliación con los bancos. Además, tener menos errores al no contar con intervención manual, reduce los reprocesos, lo cual se ve reflejado en uso efectivo del personal, menor tiempo en actividades repetitivas y crecimiento del negocio en otras áreas. 

Informes y toma de decisiones: Para que los negocios puedan crecer deben tomar excelentes decisiones y esto lo pueden hacer basados en datos precisos. Un software contable permite tener informes personalizados en tiempo real con el fin de analizar el rendimiento financiero y otros aspectos relevantes de cada empresa. 

Esto que acabamos de describir ayuda además a:

• Prevenir fraudes.
• Tener un seguimiento detallado de ventas y por ende del inventario.
• Identificar de manera oportuna anomalías en los procesos.
• Evitar pérdidas de dinero o mercancía, algo muy común en negocios como supermercados o distribuidoras.
• Hacer seguimiento a indicadores claves de cada sector. 
• Llevar un control de todos los gastos y pagos. 
• Mejora de manera notable y constante la salud financiera de cada empresa. 

Cada uno de los aspectos que hemos descrito y su aplicación en distintos tipos de negocio los tiene Cuenti, una herramienta completa, especializada e intuitiva. Su uso le garantiza a los clientes tener la información segura, cumplir con las reglamentaciones fiscales por parte de la DGI y de paso tener un orden financiero ideal.

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Con todo lo que hemos visto en este artículo podemos concluir un par de cosas frente al cierre de caja. Lo primero es que este es un proceso necesario y de no llevarse bien puede acarrear errores y dificultades financieras. Lo segundo, es que la tecnología es un aliado fundamental para que el proceso sea más sencillo, efectivo y funcional.

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