Cómo Gestionar Inventarios en Excel

Llevar el inventario en Excel representa una alternativa para mantener el orden en diferentes negocios de Panamá. Esta herramienta, que tiene tanto ventajas como desventajas, resulta útil antes de contar con un software automatizado que brinde mayor eficiencia operativa.

El uso adecuado de Excel, por medio de sus fórmulas y tablas, incluye distintos aspectos, logrando llevar la información de forma organizada. 

Así que para conocer todos los puntos relacionados con la gestión de inventarios en Excel, e incluso algunas soluciones automatizadas, lee este artículo completo.

Ventajas y Desventajas del Uso de Excel

Manejar la información de un negocio adecuadamente representa un alto porcentaje de su éxito, en especial por el orden y la legalidad en sus procesos. 

Una de las formas de lograr lo anterior es el uso de Excel, una herramienta muy versátil con puntos a favor y otros no tanto. 

Conozcamos a lo que un empresario se puede enfrentar al usarla para la gestión de inventarios:

Ventajas

• Es una herramienta muy fácil de usar e intuitiva para todos los colaboradores.
• Sus costos asociados son muy bajos, por lo que impacta de forma positiva las finanzas de las empresas o negocios que la usen.
• Permite la creación de fórmulas propias para el control de la información.
• Es ideal para aplicar formatos personalizados.
• Contribuye a la elaboración de informes y análisis a partir de parámetros personalizados. 

Desventajas

Es tiempo de ver la otra cara, aquellos puntos no tan favorables de usar Excel para el control de inventario y otros procesos. 

• Presenta serias dificultades para mantener la información segura.
• Al usarla, cada negocio es propenso a caer de forma constante en errores humanos, por ende en reprocesos y dificultades económicas.
• La información puede no actualizarse en tiempo real, provocando problemas de control de inventario. 
• Pérdida de información debido a fallas del programa y humanas.
• No conseguir vincularlo con distintas áreas o procesos del negocio. 
• Dificultad para aplicar las técnicas de inventario adecuadas según cada tipo de establecimiento. 
• Afectación en el servicio al cliente debido a la falta de información oportuna.
• Una notoria carencia en la automatización de procesos.

Con todo esto, ya se tiene una idea clara de si es o no lo ideal tener el inventario en Excel. Para considerar otra opción, en un momento se verá cómo todo esto se puede integrar con un software contable.

Pero antes de seguir, en los puntos anteriores se mencionaron las técnicas de inventario, por lo que esto puede ser interesante: Mejora del Inventario de Productos.

Integración con Software Contable

En la medida que los negocios de Panamá crecen, una de los grandes interrogantes puede ser ¿Cómo se maneja la información? A partir de lo explicado, otra de las alternativas es el uso de un Software contable, una opción completa e ideal.

Los negocios pequeños y medianos suelen cuestionarse lo anterior, por lo que es tiempo de mostrar todo lo que brindan este tipo de herramientas:

• Funcionalidad intuitiva: Por medio de los programas contables se consigue el control del inventario de forma inteligente, sencilla y automática según el tipo de negocio. Esto facilita el control de los productos que entran y salen, así como de la facturación electrónica y los proceso asociados con la DGI. 

• Aumento de la precisión: Todo en lo que estén involucrados sistemas y herramientas digitales será menos propenso a errores, especialmente porque muchos de los procesos dejan de ser manuales. 

• Economía en diferentes frentes: Si hay una palabra que los empresarios aman es ahorrar, pero no a cualquier precio. La tecnología contable permite economizar tiempo de los trabajadores y dinero, porque serán más afectivos y darán mejores resultados.

• Crecimiento: La adaptabilidad es uno de los grandes beneficios de este tipo de soluciones prácticas. En la medida que las ventas y los volúmenes de stock crecen, el software se adapta a las necesidades puntuales, siendo práctico y eficiente. 

¿Cómo se logra la integración?

Una de las formas de sacar mayor provecho de los inventarios en Excel que tienen los negocios, es integrarlos con programas automatizados, esto permite:

• Importar directamente los productos a partir de plantillas.
• Sistematización de forma sencilla de los diversos stocks.
• Actualización constante de líneas de productos.

Con todo esto, el control del inventario queda bajo los procesos del software, otorgando las facilidades descritas anteriormente. Cuenti, solución en la que se ahondará en el siguiente punto, es ideal para lograr cada de los aspectos que se acaban de mencionar.

Soluciones para Supermercados

Para ilustrar lo explicado anteriormente, es tiempo de ver las soluciones prácticas que hay en el mercado para negocios como los supermercados en Panamá. 

Cuenti

Cuenti es una de las alternativas ideales para dueños de supermercados y otros negocios en Panamá, su intuitivo y seguro software permite:

• Precisión en los procesos.
• Control exhaustivo de productos que entran y salen del supermercado.
• Stock actualizado en tiempo real.
• Administración de diferentes bodegas.
• Gestión de inventario detallado con información específica.
• Automatización de procesos al recibir nuevos productos.
• Control de la información y gestión de reportes desde cualquier dispositivo.
• Integraciones útiles y fáciles de aplicar como las explicamos hace un momento.
• Conexión con otras herramientas como básculas y grameras.

Contáctanos para explicarte cómo acceder a los diferentes planes y beneficios de nuestro software.

Logimov

Este es un sistema de inventarios y facturación, cuenta con un diseño totalmente WEB, permite el manejo de informes ilimitados, exportación de datos y una alta seguridad.

Alegra

Este Software permite la gestión y administración de diversos productos y servicios que tienen los supermercados en Panamá. Su principal objetivo es lograr automatizar los diferentes procesos de los negocios, de una forma ágil y segura. 

Todo lo expuesto en este artículo, el manejo del inventario por Excel o con un software contable, está relacionado con las necesidades de cada negocio. Con esto se hace énfasis en sus objetivos, en su deseo de crecimiento e incluso su presupuesto.

Por lo tanto, la tecnología contable, más que un gasto, es una inversión que desde el momento inicial se amortiza. Esta se convierte en un elemento clave para que los negocios crezcan de manera constante, segura y legal.

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