Pasos y consideraciones para un sistema contable

El apoyo de herramientas digitales, como un sistema administrativo contable, es especialmente importante para el crecimiento de las empresas, gracias a que permiten que se desarrollen tareas de manera rápida y eficaz.

Pero, ¿qué se debe tener en cuenta a la hora de elegir e implementar un nuevo sistema para un negocio?, descúbralo en este artículo.

Entendiendo los sistemas administrativos contables: Una introducción

Un software administrativo y contable es una herramienta que gestiona las finanzas de una empresa, por medio de funciones como el registro y organización de datos y transacciones.

Estos sistemas son vitales para mantener la salud financiera de la empresa, y al elegir el adecuado, podrá tomar decisiones informadas y acertadas para el crecimiento de su negocio.

La finalidad principal de un sistema administrativo y contable es simplificar tareas para lograr una mayor productividad en el producto o servicio. La mayoría de softwares operan desde la nube, lo que aumenta la accesibilidad y el respaldo de la información, y minimiza el riesgo de pérdida de datos. 

¿Por qué implementar un sistema administrativo contable en tu empresa?

Implementar un sistema administrativo contable es esencial por varias razones: 

1. Registro de transacciones: sistemas contables confiables garantizan un registro preciso y organizado de todas las transacciones financieras. 
   
2. Toma de decisiones: al proporcionar información actualizada y detallada del estatus general del negocio se facilita la toma de decisiones para el crecimiento y rentabilidad. 
   
3. Control y cumplimiento legal, fiscal y financiero: softwares como Cuenti proporcionan herramientas y reportes que permiten un control interno efectivo y ayudan a cumplir con las obligaciones correspondientes y garantizar la integridad de los registros financieros. 
   
4. Automatización y eficiencia operativa: la automatización en la entrada de datos, la generación de informes y cálculos fiscales y otras funciones permiten ahorrar tiempo y recursos, lo que aumenta la productividad general. 
   
5. Seguridad de datos: la implementación de un sistema administrativo contable aportará a la protección de datos financieros e información privada, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder. 
   
6. Visión y proyección de la salud financiera: un sistema confiable y eficiente facilita la evaluación del desempeño financiero de la empresa por períodos específicos y la identificación de mejoras, lo que garantizará un crecimiento sano y constante.

Factores a considerar antes de elegir un sistema administrativo contable

Antes de elegir un sistema administrativo contable para su empresa, debe responder preguntas fundamentales y considerar una serie de factores clave para asegurar la selección de la opción adecuada. 

Estos factores incluyen:

Tamaño y complejidad de la empresa: el sistema deberá adaptarse a las necesidades de la empresa, y ser escalable para que a medida que crezca.

Necesidades específicas: ¿Cuáles son las funcionalidades específicas que requiere la empresa, de acuerdo a sus características? Existen distintas herramientas, como estrategias para la gestión de inventarios, nóminas, impuestos o proyectos. Determinar las necesidades específicas que tiene la empresa es fundamental para asegurarse que el software se adapte a ella.

Presupuesto: es importante revisar el mercado para definir opciones que se ajusten al presupuesto establecido. Cuenti tiene diferentes opciones y paquetes que pueden adaptarse a su negocio y presupuesto.

Compatibilidad: el sistema contable administrativo debe ser compatible con cualquier software ya existente en la empresa. 

Facilidad de uso y capacitación: el sistema debe ser intuitivo y fácil de aprender para el uso por parte del personal de la empresa. 

Seguridad de datos: mantener la seguridad de la información es crucial, por esto es importante verificar que las medidas de seguridad ofrecidas por el sistema sean sólidas y eficaces, como por ejemplo, la encriptación de datos y el acceso restringido. 

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Pasos para la implementación exitosa de un sistema administrativo contable

Para implementar un sistema administrativo y contable se debe realizar una planeación y ejecución cuidadosa, siguiendo estos pasos:

• Establecer las necesidades específicas de la empresa y los objetivos del nuevo sistema contable.
• Definir los procesos financieros y administrativos, actuales y futuros, a abordar.
• Considerar el tamaño de la empresa, complejidad de las operaciones y las regulaciones aplicables.
• Seleccionar el sistema: considere softwares que tengan funcionalidades adaptables a su negocio, escalables, fáciles de usar, y accesibles a su presupuesto.
• Crear un plan detallado con cronograma, presupuesto, roles y responsabilidades.
• Identificar los recursos necesarios tanto como para el nuevo sistema como para el personal.
• Establecer objetivos específicos medibles para calcular el progreso a lo largo del tiempo.
• Configurar el sistema de acuerdo las especificaciones de la empresa, teniendo en cuenta preferencias fiscales y otros aspectos.
• Asegurar que el sistema refleje con precisión los procesos y cumpla con las regulaciones locales.
• Capacitar a los empleados que utilizarán el sistema administrativo y contable.
• Transferir los datos al sistema, asegurándose de importarlos de manera precisa para evitar discrepancias.
• Llevar a cabo la implementación gradual del sistema administrativo contable, asegurándose que todos los usuarios entiendan cómo utilizarlo.
• Realizar pruebas constantemente para identificar y corregir cualquier error a tiempo.
• Supervisar y evaluar el rendimiento del sistema de manera regular.
• Ajustar el sistema según los cambios de la empresa y las sugerencias del personal.

Implementar un sistema exitosamente requiere paciencia, planificación y colaboración entre el personal involucrado. El proceso no termina al instalarlo, es un ciclo que continúa a medida que el negocio crece y evoluciona.

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