Depreciación de activos fijos en Panamá: Cómo gestionar tus equipos sin errores

El adecuado manejo de la depreciación de activos fijos en Panamá es una pieza clave a nivel financiero. Saber hacerlo representa optimizar los procesos fiscales y tener en orden la empresa. 

Desde CUENTI sabemos que la solución para los empresarios es lo más importante, por eso queremos explicar cada uno de los puntos asociados y comprender qué impacto real tienen en el día a día de los negocios. 

Así que, si quieres tener un control detallado de los activos fijos y su depreciación, lee este artículo para que todo esto juegue a tu favor. 

Estamos para mejorar tus procesos constantemente.

¿Qué son los activos fijos y por qué su pérdida de valor afecta tus estados financieros?

La base de todo lo que se hablará hoy está en comprender cómo se da la depreciación de activos fijos y, para hacerlo, hay que comprender qué es un activo fijo. Cuando hablamos de esta categoría, nos referimos puntualmente a los bienes que posee una empresa para conseguir su adecuado funcionamiento.

Lo anterior hace referencia a:

• Edificaciones.
• Maquinaria y equipos.
• Vehículos. 
• Mobiliario.

Teniendo claro esto, es necesario mencionar cómo funciona todo esto a nivel legal. El artículo 49 del Decreto Ejecutivo 170 de 1993 define la depreciación de activos fijos como el reconocimiento del desgaste, agotamiento o desuso de los bienes empleados para producir renta gravable, lo cual impacta:

• La capacidad productiva de las empresas.
• La base imponible del Impuesto sobre la Renta (ISR)
• El flujo de caja neto de forma positiva. 

Pero se debe considerar que no todo costo es depreciable de la misma forma; existen ciertos detalles a considerar para que esto se vea reflejado a nivel contable y fiscal. 

Eso significa que el costo del bien debe incluir no solo el valor de factura, sino también las mejoras realizadas al mismo, las comisiones de compra, seguros, fletes hasta el lugar de instalación, impuestos de importación e incluso los intereses incurridos durante el periodo de construcción o montaje. Esto se incluye, porque de no hacerlo es afectar el valor del activo y, como consecuencia, se reduce el beneficio fiscal futuro. 

Depreciación de activos fijos: Otros tipos de rentas 

Por último, es importante entender que si un negocio o empresa genera rentas mixtas (gravables, exentas y extranjeras), debe aplicar la regla de proporcionalidad explicada de forma legal en el mismo artículo 49 del decreto que mencionamos hace un momento. 

La Dirección General de Ingresos especifica que se debe dividir la renta gravable entre el total de ingresos, teniendo presente criterios como:

• Tiempo de los bienes dedicados a cada renta.
• Cantidad de unidades producidas. 
• Tipos de renta gravable, exenta y de fuente extranjera.
  

Hay que mencionar que se requiere contar con todos los detalles en estos aspectos, ya que un error aquí o en la identificación de la depreciación de activos fijos puede distorsionar la solvencia ante terceros y generar auditorías innecesarias por deducciones excesivas en fuentes exentas.

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Métodos de depreciación aceptados por la DGI

Ahora que ya se comprendieron las bases de la depreciación de activos fijos, es tiempo de analizar cómo hacerlo. La elección del método de cálculo debe alinearse con el patrón de uso de cada bien y la estrategia de tesorería.

Existen diferentes métodos para hacer este proceso, los cuales son:

Depreciación en línea recta: Este es el método más común de todos y se encarga de distribuir la pérdida anual del valor de cada activo de manera uniforme en el tiempo en el que este tenga su vida útil.

Deprecación acelerada: Esta es otra de las más usadas y se encarga de reconocer una mayor depreciación durante los primeros años, permitiendo reducir de forma notoria la cantidad de impuestos pagados en ese tiempo, que es cuando los activos se vuelven obsoletos con mayor rapidez.

Esta opción es ideal para aquellos activos que ven impactado su valor de forma más temprana, como lo son, por ejemplo, los vehículos y la tecnología. 

Depreciación de activos fijos: alternativas en métodos y cálculos

Si bien las más usadas son las anteriores, también está la posibilidad de contemplar las siguientes:

Depreciación por unidades de producción: Este se centra en el uso concreto y real de cada uno de los activos, especificando, por ejemplo, horas reales trabajadas o la cantidad de unidades que procesó, si así corresponde. 

Depreciación decreciente: Aquí los gastos se disminuyen cada año, lo cual puede ser muy útil para activos que mantienen su valor al inicio. 

La ley también destaca que cada contribuyente podrá aplicar otros métodos de depreciación para alguno, algunos o todos sus bienes, pero teniendo en cuenta que en ningún caso se admitirá la depreciación sobre revaluaciones de bienes.

Tablas de vida útil fiscal en Panamá: ¿Cuánto tiempo tardan en depreciarse tus vehículos y computadores?

Como tercer aspecto importante de analizar en la depreciación de activos fijos, debemos mencionar los límites establecidos por la DGI para que un activo permanezca vigente. 

Aquí se debe aclarar entonces que hay dos características establecidas por la ley y son:

• Un mínimo de 3 años para bienes muebles como computadores, maquinaria y vehículos. 
• 30 años para bienes inmuebles. 

Aquí se debe tener presente que la depreciación se calculará tomando en cuenta:

• La vida útil económica de los bienes.

• La actividad que se realice con cada uno.

• Las condiciones en las que se use cada activo.

• La cantidad de mantenimiento.

• Las posibilidades de obsolescencia.

• Las tablas de depreciación de reconocido valor técnico

¿Cómo se gestionan los bienes obsoletos?

La obsolescencia está vinculada al desuso o falta de adaptación de un bien a su función propia, o la inutilidad que puede preverse como resultado de

• Cambio de condiciones tanto físicas como económicas.
• Abandono porque ya no es adecuado para sus funciones. 
• Ya no aplica por ser de tecnología atrasada o de una época anterior. 
• Vencimiento de su vida útil. 

A partir de estos aspectos, cada contribuyente puede optar entre seguir efectuando la depreciación anual del bien obsoleto si lo sigue utilizando en sus actividades gravadas de acuerdo con el método que esté aplicando. O, por otra parte, no aplicar depreciación desde el momento de su retiro y darlo de baja por su valor según libros en ese momento.

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El impacto de los activos fijos depreciados al solicitar un crédito comercial en la banca panameña

Con todos estos puntos claros, se hace necesario decir que en el aspecto bancario en Panamá, un activo totalmente depreciado crea un factor a analizar. Por un lado, el flujo de caja de la empresa se ve fuerte, pero por el otro, el balance puede mostrar lo contrario. Veamos algunos detalles de esto.

Lo positivo

• Al terminar de depreciar tus activos, ese gasto contable desaparece o finaliza. Eso significa que automáticamente las ganancias operativas aumentan en el papel.

• Bajo esta premisa se tienen mejores indicadores de pago como ganancias y cobertura de deuda. 

Lo negativo

• Si la maquinaria o camiones valen cero en libros, el banco no los aceptará fácilmente como garantía para respaldar algún tipo de crédito o préstamo.

• Lo anterior representa entonces que, al ver activos 100% depreciados pero aún operativos, los analistas de riesgos pueden asumir que están al final de su vida útil. Y esto puede llevar a que la empresa deba desembolsar una importante cantidad de dinero para reemplazarlos, lo que podría asfixiar el flujo de caja en el corto plazo.

Depreciación de activos fijos en Panamá: ¿Cómo se le hace frente a esto?

Para conseguir que esto no afecte a los negocios, es necesario mostrar que todo a nivel financiero está lo suficientemente sólido. Y para conseguirlo se puede hacer lo siguiente:

• Mostrar el valor real de cada uno de los bienes. Para hacerlo de manera correcta, se puede solicitar un perito idóneo y autorizado.

• Adjuntar reportes técnicos detallados que prueben que los equipos reciben mantenimiento preventivo constante. Esto demuestra que su vida útil real se ha extendido y que no requieren un cambio inmediato.

• Tener todo a nivel contable organizado y discriminado, mostrando la trazabilidad de cada uno de los bienes de la empresa, algo que veremos en el siguiente punto.

De esta manera, es posible demostrar que el negocio cuenta con activos perfectamente funcionales que generan dinero, logrando una solicitud de crédito exitosa.

Automatiza tus asientos contables de depreciación mensual con Cuenti

Con cada uno de los puntos vistos en el artículo de hoy, el uso adecuado de la tecnología puede convertirse en el mejor puente para gestionar este tipo de información. La automatización de los asientos contables de depreciación de activos fijos con CUENTI facilita:

• El ahorro de tiempo.
• El orden en la información.
• Trazabilidad completa de los datos de cada activo.
• La desaparición de los errores humanos.
• Seguridad y confiabilidad de los datos.
• Manejo de más información de la empresa, como contabilidad e inventario.

Ejecutar el asiento contable de depreciación mediante una herramienta especializada, se asegura la trazabilidad total bajo el sistema de partida doble que muestra:

• Fecha y trazabilidad: Crucial para auditorías de la DGI que verifican cuándo el bien comenzó a producir renta.

• Conciliación: Permite mantener los dos saldos acumulados (fiscal y contable) por cada activo de forma individual.

• Informes: Genera visibilidad sobre cuándo realizar el reemplazo de activos antes de que afecten los índices de solvencia bancaria.

Automatizar el asiento contable de depreciación de activos fijos es centralizar la información de cada empresa en un solo lugar, teniendo una vista de cada detalle y, de paso, sin tener que recurrir a soluciones manuales o digitales, pero con riesgo de pérdida de información.

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