Administración de propiedad horizontal en Panamá: Control de cuotas y gastos con software

El mercado inmobiliario en diferentes lugares de la región representa un escenario de alto impacto por distintos factores y Panamá no es la excepción. Es por esta razón que la administración de propiedad horizontal requiere tener algunos puntos claros. 

Sin importar el tipo de propiedad o su ubicación exacta, la transición del modelo empírico hacia ecosistemas más digitales es algo necesario y una muestra real de orden, trazabilidad y profesionalismo. 

Desde CUENTI sabemos que tener una contabilidad auditable y segura facilita la gestión diaria y, de paso, permite el cumplimiento de los estándares tributarios. Es por esto que hoy mostraremos cuáles son esos aspectos a considerar y cómo ciertas funciones de un software pueden marcar notablemente la diferencia. 

Si tienes una propiedad o eres su administrador, esta información te resultará muy útil.

Los retos administrativos en la gestión de PHs (Edificios, condominios y barriadas cerradas)

Mantener el orden de un conjunto inmobiliario que tenga un considerable volumen de propiedades puede requerir un control de distintos factores económicos y operativos. La administración de propiedad horizontal tiene como puntos claves:

• Equilibrar la preservación de activos.
• Coordinar procesos internos tanto individuales como colectivos. 
• Tomar decisiones claras frente a temas de dinero y presupuesto.
• Manejo de proveedores. 

A partir de esto, los desafíos principales que enfrentan los administradores hoy se agrupan en tres grupos:

Retos financieros

Existe un aspecto que puede ser muy relevante y son las dificultades por déficit causado por la morosidad que en muchas ocasiones impide el cumplimiento de compromisos con proveedores estratégicos (seguridad, limpieza y técnicos especialistas).

Retos operativos 

Para este tipo de manejos puede surgir la duda entre realizar procesos de mantenimiento preventivo o correctivo. ¿Por qué esto resulta importante? Porque la omisión de certificaciones, como el manejo del gas, sistemas de incendios o similares, puede derivar en multas.

Lo anterior significa que hay afectaciones a nivel operativo y también económicas de no manejarse estratégicamente y de manera oportuna. 

Retos de convivencia

Sin duda alguna, los más comunes y constantes son los retos de índole social, en los que se pueden incluir:

• Tiempos de alquiler adecuados y permitidos por la normativa.
• Gestión de mascotas.
• Uso adecuado de estacionamientos. 
• Control de zonas comunes y su buen estado.

Estos factores son relevantes porque ignorarlos puede acelerar la depreciación de los activos y, por este motivo, la solvencia financiera es el único camino para garantizar la ejecución adecuada de planes de mantenimiento y una administración de propiedad horizontal correcta. 

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¿Cómo llevar un control estricto de la morosidad en las cuotas de mantenimiento?

Para los negocios y también para el manejo de las propiedades, la liquidez representa un oxígeno importante para que todo funcione de la forma adecuada. 

La administración de propiedad horizontal eficiente debe contemplar el cobro de forma automática, todo con el fin de evitar los retrasos y dificultades que puedan trascender a lo personal, lo cual puede derivar en cobros de recargos.

Es vital recordar que, según el Art. 28, Num. 3 de la Ley 284, se pueden suspender servicios como: 

• Acceso a áreas sociales.
• Gimnasio.
• Internet común.
• Zonas húmedas.

Lo anterior, toda vez que no se realicen los pagos de las cuotas por parte de los propietarios. Pero hay que tener en cuenta que la excepción la tiene el servicio de agua, que no puede ser suspendido.

Es debido a los aspectos anteriores que el uso de un software permite ejecutar medidas legales de forma automatizada, como por ejemplo:

Alertas de mora automáticas: Notificaciones preventivas vía correo o mensajes de texto antes de la fecha de corte.

Pasarelas de pago locales: Integración con diferentes medios de pago locales que facilitan el recaudo 24/7.

Conciliación instantánea: Una herramienta adecuada facilita el registro automático del pago en el estado de cuenta.

Bajo cada uno de los puntos vistos en este segundo aspecto, la automatización de los procesos transforma el control de morosidad PH en un proceso neutral. 

Y esto se debe a que el sistema aplica las reglas de forma equitativa y de esta manera la administración de propiedad horizontal se convierte en algo seguro, con un flujo adecuado, tanto para quienes la deben llevar a cabo como para los vecinos o propietarios. Lo cual deja como resultado un proceso transparente, algo que veremos a continuación. 

Administración de propiedad horizontal: Elaboración de reportes de ingresos y egresos para mayor transparencia

Para que un negocio o la administración de propiedad horizontal sean exitosos, la transparencia debe primar tanto para quienes llevan los procesos como para los habitantes. Es por esta razón que conseguir una auditoría constante no debe ser algo complejo, sino algo normal de ambas partes.

De esta manera, los miembros de la junta directiva o administradores pueden verificar cada movimiento bancario sin depender de informes físicos, que pueden tener errores humanos e incluso puede que no tengan el orden adecuado. 

Para que la gestión sea la esperada, la estructura ideal del reporte mensual debe seguir este esquema:

Como gran conclusión de este apartado, debemos decir que la transparencia no se trata solo de mostrar números, sino de facilitar cada uno de los procesos que deben realizar las juntas directivas y administradoras.

Implementar una contabilidad para propiedad horizontal moderna con apoyo de la tecnología permite que ingresos y egresos tengan la trazabilidad adecuada, reduciendo los márgenes de error y aumentando la confianza en quienes administran. 

Para dar continuidad a esto, en el siguiente punto hablaremos sobre el manejo de facturas con proveedores. 

Pero antes de seguir, recuerda que para todo tipo de negocios, sea de productos o servicios, CUENTI te brinda acompañamiento y soluciones a la medida. Solicita una demo para que conozcas todo lo que puede hacer por ti. 

Tratamiento de las facturas de proveedores y fondo de reserva de la copropiedad

El siguiente punto a contemplar a nivel económico es la seguridad financiera y, para conseguir esto, se hace necesario cumplir con todos los aspectos de la facturación electrónica. Aquí hay que ser muy claros: la administración de propiedad horizontal no debe procesar pagos basados en notas de cobro o recibos simples. Esto debe ser así porque de esta forma se evita:

• Información duplicada.
• Errores de digitación. 
• Pérdida de datos sensibles. 
• Fallas a nivel contable.

El tratamiento adecuado de la facturación de proveedores permite que todo esté parametrizado, ordenado y con la trazabilidad completa. Esto incluye de manera puntual en:

• Facturación ordenada y firmada.
• Balances mensuales y periódicos completos. 
• Trazabilidad con entregas y cumplimientos. 
• Mapeo de imprevistos. 

Administración de propiedad horizontal: Manejo de los fondos de reserva

Respecto al Fondo de Reserva, la Ley 284 establece que debe ser, como mínimo, el 1% de los ingresos totales anuales (no solo de las cuotas de mantenimiento). Su manejo bajo un software para administración debe garantizar su «intangibilidad» y eso se ve reflejado en: 

Separación de cuentas: El fondo de reserva debe estar en una cuenta bancaria distinta a la operativa, esto con el fin de no mezclar dineros y procesos. 

Uso restringido: Es necesario aclarar que solo se permite el acceso y uso de este dinero  para emergencias estructurales imprevistas o mejoras mayores aprobadas por Asamblea.

Obligación de restitución: Cualquier uso urgente debe contemplar su trazabilidad y, de igual manera, un plan de reposición inmediata.

Es muy importante mencionar que, de acuerdo a lo establecido por la norma, el uso del fondo de reserva no está establecido para el pago de gastos corrientes de la PH, hacerlo genera incumplimientos y sanciones.

Justamente por esto, contar con un software para administración de edificios que bloquee estos movimientos por sistema es la mejor forma de salvaguardar los fondos y de paso estar al día con la legalidad. 

¿Por qué los administradores de PH exitosos eligen soluciones contables en la nube?

El uso de alternativas modernas y con apoyo de la tecnología, tal como lo hemos visto en este artículo, facilita diferentes procesos y manejo de la información vinculada con la propiedad horizontal en Panamá.

Por lo anterior, los administradores que aún dependen de hojas de cálculo están asumiendo riesgos innecesarios de pérdida de datos y falta de control. Es allí donde aquellos que se inclinan por el uso de un software prefieren soluciones contables en la nube, las cuales ofrecen las siguientes ventajas:

• Información en tiempo real: Este tipo de software aumenta la posibilidad para tomar decisiones inmediatas ante emergencias basadas en la liquidez exacta al minuto. Esto sumado a que tienen disponibilidad 24/7 desde cualquier tipo de dispositivo. 

• Seguridad y respaldos: La protección del historial contable contra daños físicos, virus o robos en la oficina de administración.

• Acceso remoto: Permite que el contador y el administrador gestionen pagos y reportes desde cualquier ubicación, garantizando la continuidad del negocio.

• Auditoría digital: Usar una herramienta en la nube permite que cada transacción tenga trazabilidad completa e incluso con detalles, lo que facilita las inspecciones de la Dirección de Propiedad Horizontal o de alguna otra entidad que lo requiera. 

Administración de propiedad horizontal: ¿Qué conclusiones tenemos?

Con todo esto, se hace necesario entender que el uso de la tecnología no es un gasto, sino una inversión a corto, mediano y largo plazo, la cual permite mayor orden en los servicios y, de paso, reduce errores y gastos extras a largo plazo.  

Trabajar con un sistema en la nube asegura que la administración de propiedad horizontal sea transparente y que no dependa de la presencia física de los administradores. 

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