¿Para qué sirve un Software Contable?
La automatización de procesos es cada vez más habitual en todo tipo de negocios en Panamá. Una de las herramientas que más peso tiene es un software contable, la cual permite centralizar, organizar y gestionar toda la información financiera.
La aplicación de este tipo de soluciones tiene beneficios y retos para las empresas, los cuales queremos contarte hoy de una forma muy simple.
Para que tengas claridad en todos estos puntos y tomes decisiones acertadas para tu negocio, te recomendamos que leas este artículo hasta el final.
Un proceso completo en una sola herramienta
Comencemos por aclarar para qué sirve realmente un software contable. La respuesta sencilla a esto es llevar un control sistematizado de la contabilidad de una pequeña o gran empresa sin importar a qué se dedique.
Lo anterior, permite que todas esas operaciones contables, que en muchas ocasiones se llevan en papel, estén ordenadas y seguras en un programa.
¿Qué genera esto en una empresa? Veamos algunos puntos claves:
- Automatizar procesos financieros, logrando mayor eficiencia en las distintas operaciones.
- Mayor velocidad en diferentes procesos, como por ejemplo, al facturar, en especial si se compara con hacerlo manualmente.
- Control y supervisión al detalle de diferentes aspectos de cada negocio como el inventario, las ventas y las compras.
Los puntos descritos muestran que las soluciones tecnológicas asociadas a la contabilidad de las empresas son cada vez más útiles. Además, muchos negocios ya están descartando cualquier método físico a la hora de hacer contabilidad, todo con el fin de ahorrar tiempo y dinero.
Características esenciales de un software contable
En muchas ocasiones los clientes preguntan, ¿y cómo sé que ese programa de contabilidad sí es efectivo para mi negocio? Entendiendo que el objetivo es que todo tipo de establecimiento tenga acceso a estas soluciones, veamos algunas características generales:
- Facilita la automatización de procesos como, ventas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, devoluciones, producción de artículos, gastos, balances, nóminas y mucho más.
- Son fáciles de usar.
- Tiene una alta capacidad para la gestión de diversos informes, los cuales son útiles y relevantes para cada negocio.
- Permiten una gran capacidad de almacenamiento.
- Brindan la facilidad de guardar la información de forma segura y realizar backup.
- Posee la facilidad de adaptarse a cualquier empresa y más importante aún es flexible a los cambios que estas presentan.
Todas estas características y muchas más las tiene CUENTI, una solución integral en la nube, que mejora cada negocio al que llega.
Ventajas y Desventajas de instalar un software contable
Los departamentos contables o los encargados de este tipo de información en las empresas, saben que el uso de la tecnología es casi una obligación actualmente. Pero así como tiene puntos a favor, tiene otros que pueden no ser tanto para algunos negocios.
Conoce las ventajas del uso de un software contable:
- Ahorro notable de tiempo y dinero, tanto en la gestión, administración y ejecución de procesos contables.
- Tener al día toda la información legal y fiscal exigida por la DGI.
- Reducción en los tiempos de respuesta asociados con clientes y proveedores.
- Alto control de la información, lo cual se ve reflejado en la reducción de errores y pérdida de datos.
- Gestión de toda la información en tiempo real y desde cualquier dispositivo.
Pero, así como hay múltiples puntos a favor, hay otros que no pueden serlo, en especial cuando no se elige un proveedor adecuado, estos son:
- Falta de seguridad y tranquilidad en el manejo de la información sensible, la cual puede extraviarse o presentar dificultades.
- En muchas ocasiones las soluciones no son intuitivas, lo cual lleva a que se requieran capacitaciones constantes a los empleados.
- Carencia de soluciones adaptadas a cada tipo de negocio.
- Constantes reprocesos por el soporte inadecuado o el conocimiento del funcionamiento de la solución.
- Dependencia por completo al internet.
Con todo lo que especificado, las desventajas se mitigan de forma puntual con la elección de un proveedor adecuado, confiable y con experiencia.
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En resumen, un software contable representa actualmente el camino más óptimo para que los negocios en Panamá, sean pequeños o grandes, tengan su información financiera organizada y supervisada.
Para que la herramienta logre cumplir las expectativas, resulta determinante analizarla bien, que el equipo comprenda su funcionamiento y que sea segura en todo sentido.
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