Todo sobre el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá

Las empresas deben conocer todas las herramientas que protegen sus actividades y cómo pueden favorecerlos. Una de ellas es el Registro de Beneficiarios Finales, (RUBF) en Panamá, una plataforma que almacena la información para evitar diferentes tipos de delitos. 

Desde CUENTI nuestro mayor deseo es que los empresarios siempre estén bien informados. Que cada uno sepa, qué debe hacer, cuáles son las consecuencias de no realizar ciertos procedimientos y de paso, mostrarles cómo la tecnología les hace todo más fácil.

Veamos en detalle este tema que en muchas ocasiones puede ser crucial y que no se debe pasar por alto. 

¿Qué es el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) y por qué es importante?

El primer punto que se debe dejar claro es que el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá, es una herramienta que permite identificar y llevar un control de aquellas personas que se benefician de personas jurídicas.

Tener un Sistema Privado y Único de Beneficiarios Finales de las personas jurídicas en Panamá, facilita la prevención de delitos como:

• Blanqueo de Capitales.
• Financiamiento al terrorismo.
• Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Toda esta información es administrada de manera adecuada por la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF), todo en cumplimiento con los estándares internacionales contra el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y la evasión fiscal.

¿Por qué es importante el RUBF en Panamá?

Implementar el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) tiene una alta relevancia a nivel empresarial y fiscal en el país, y esto se da por las siguientes razones:

Permite el cumplimiento de estándares internacionales: Esta es una exigencia de diferentes organismos globales que buscan combatir el uso de estructuras jurídicas para actividades ilícitas.

Facilita la transparencia corporativa: Permite a las autoridades nacionales  identificar con claridad a los dueños reales de las entidades, evitando el uso de «testaferros» u otro tipo de estructuras. 

Previene el lavado de activos y corrupción: Esta herramienta es ideal para rastrear fondos y propiedades asociados a delitos financieros.

Garantiza una acción regulatoria eficiente: Por medio de esto las autoridades cuentan con información actualizada y verificada que mejora la fiscalización y el cumplimiento tributario en todos los niveles. 

Reputación internacional del país: El adecuado manejo de estos datos aumenta la confianza de inversionistas y organismos extranjeros al mostrar un compromiso firme con la legalidad y la transparencia en todo el territorio. 

Entonces, visto de un ángulo positivo, el RUBF en Panamá, no solo es una obligación, representa una oportunidad para que las empresas y estructuras jurídicas se alineen con las mejores prácticas internacionales, fortalezcan su legitimidad y operen con mayor seguridad jurídica.

¿Quiénes están obligados a registrarse en el RUBF Panamá?

Ahora que ya hay mayor claridad, es necesario entender quiénes deben darse de alta de manera obligatoria en el Registo de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá, todo con el objetivo de cumplir con lo solicitado por la ley.  Aquí encontramos:

• Todas las figuras jurídicas que están constituidas en el país, como las sociedades anónimas.
• Las fundaciones de interés privado, toda vez que administren activos o realicen actividades económicas.
• Fideicomisos y toda organización que cumpla los criterios de control o beneficios. 

Solo hay algunas excepciones y son aquellos que ya están supervisados por otro tipo de autoridades, como lo son por ejemplo instituciones financieras. 

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Documentos y requisitos necesarios para el Registro de Beneficiarios Finales

Es tiempo de entender todo lo que se requiere para cumplir con el Registro beneficiaros finales, (RUBF) en Panamá.

Al tener información detallada sobre los beneficiarios finales, los puntos requeridos son:

• Datos completos del beneficiario final: nombre completo, identificación y nacionalidad. 

• Información de participación económica: Aquí se debe especificar si tiene participación directa o indirecta con la entidad. 

• Detalles de control: Es necesario informar de manera completa de qué forma el beneficiario final ejerce control sobre la entidad. 

Pasos para completar el registro en el RUBF Panamá

Con todos los puntos anteriores claros es necesario saber cómo es el proceso para registrar a los beneficiarios finales. El paso a paso es completamente digital y se realiza a través del sistema habilitado por la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF). 

Es importante que el agente residente o representante autorizado realice este procedimiento de forma correcta, ya que es clave para cumplir con la normativa del RUBF a nivel nacional. 

A continuación, veremos cada uno de los puntos que deben seguirse para completar el registro sin inconvenientes:

• Acceder al portal oficial del RUBF Panamá. Ingresa al sitio web rubf.panamadigital.gob.pa. Este es el punto de partida para el trámite.

• Luego de ingresar se deben proporcionar los datos de la entidad jurídica e ingresar la información básica como el nombre de la entidad, número de ficha registral, tipo de sociedad, entre otros datos relevantes.

• Posteriormente, se deben completar la información de los beneficiarios finales. Aquí es donde se identifica a la persona natural que posee, controla o se beneficia significativamente de la entidad. Para conseguir lo anterior se solicita nombre completo, documento de identidad, nacionalidad, participación porcentual y otros datos clave.

Aquí es muy importante entender que la carga de la información se debe dar en los plazos establecidos según la cantidad de personas jurídicas vigentes, de acuerdo con información del Registro Público:

Los plazos y las cantidades son:

De 1 a 50 personas jurídicas: 30 días calendario.
De 51 a 500 personas jurídicas: 60 días calendario.
Más de 500 personas jurídicas: 90 días calendario.

• Una vez logrados los puntos descritos, la SSNF hace la confirmación y validación de datos y, si lo considera necesario, solicitará documentación adicional que respalde todo lo ingresado.

• Finalmente, tras la revisión y validación, el sistema emitirá una confirmación de que el registro ha sido completado de forma exitosa. 

Cada uno de los pasos mencionados y cumplir con este proceso correctamente es fundamental para evitar errores e inconsistencias que puedan generar observaciones o sanciones. 

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Consecuencias de no cumplir con el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá

No cumplir con el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá no solo implica estar fuera de la ley, sino que puede acarrear sanciones severas que afectan directamente la operatividad de una empresa.

Estas son algunas de las consecuencias más importantes que se deben tener en cuenta:

Multas económicas significativas

La Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF) está facultada para imponer multas de hasta B/. 5,000 por cada mes de incumplimiento. Estas sanciones pueden representar un serio impacto financiero para la entidad de no atenderse a tiempo. 

Suspensión temporal de operaciones

En casos donde la omisión persista o sea considerada grave, la SSNF puede ordenar la suspensión de operaciones, hasta que se subsanen los requisitos establecidos por la normativa del RUBF en Panamá.

Riesgo de implicaciones penales

Si se detecta que la falta de información fue intencional o un intento de ocultar la identidad de los verdaderos beneficiarios, los responsables de la entidad podrían enfrentar procesos penales según la gravedad del caso.

Siempre será clave recordar que el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) es una herramienta clave para garantizar la transparencia en las estructuras jurídicas del país y prevenir delitos como el lavado de dinero o la evasión fiscal. Por eso, todas las personas jurídicas deben asegurarse de cumplir con esta obligación de forma completa y veraz.

Cambios regulatorios recientes sobre Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) Panamá

El 12 de abril de 2024, el gobierno nacional publicó en la Gaceta Oficial una resolución importante. La Resolución S-023-2024, que aprueba un nuevo Manual de Usuario para actualizar los datos en el Sistema Único (SU) del sector justicia.

Aunque esta norma está enfocada en entidades judiciales, como juzgados, fiscalías y otras instituciones del sistema, su enfoque deja una enseñanza clave para todos los sectores empresariales. El Estado está avanzando hacia sistemas digitales más actualizados, interconectados y con trazabilidad completa de la información.

¿Qué cambia con esta resolución?

• Se obliga a las entidades del sector justicia a mantener actualizados sus datos en una plataforma oficial (el SU).

• El nuevo manual explica paso a paso cómo deben hacerlo.

• El objetivo es garantizar transparencia, control y eficiencia dentro del sistema público.

¿Por qué debería interesarle esto a las empresas?

Porque es un ejemplo claro de hacia dónde se dirige la regulación en el país. El caso del RUBF, busca asegurar que las autoridades tengan acceso a información clara y actualizada sobre quiénes son los dueños reales de cada empresa.

Esto significa que, cada vez más, las empresas de cualquier sector deben estar preparadas para cumplir con procesos similares, manteniendo los registros al día y accesibles para las autoridades. No se trata solo de evitar sanciones, sino de estar alineados con un entorno de negocios más transparente y formal.

Consejos y herramientas para facilitar el cumplimiento con el RUBF Panamá

Cumplir de forma adecuada con el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) puede parecer una tarea compleja, especialmente por la cantidad de información. Además hay empresas que no están familiarizadas con los procesos regulatorios digitales. Para esto existen estrategias y recursos prácticos que pueden a tener todo al día. 

Consejos prácticos para cumplir con el RUBF Panamá:

Designar un responsable del cumplimiento: Lo ideal es que una persona dentro de la empresa esté encargada de centralizar toda la información y documentación necesaria, hacer seguimiento de los plazos y mantenerse actualizada con la normativa del RUBF en Panamá.

Organiza previamente la información: Como en todo proceso legal, antes realizarlo es importante reunir todos los documentos requeridos, esto agilizará la carga de información.

Verifica la información antes de enviarla: Errores en los datos pueden generar retrasos o solicitudes de corrección por parte de la SSNF. Es mejor tomarse el tiempo para revisar nombres, porcentajes de participación y documentos de respaldo.

Establece recordatorios de actualización: El RUBF debe mantenerse actualizado. Si ocurre algún cambio en los beneficiarios finales o en la estructura de la entidad, la información debe modificarse en el sistema dentro del plazo establecido.

Herramientas que te pueden ayudar

Portal digital del RUBF: El sitio rubf.panamadigital.gob.pa es la plataforma oficial donde se realiza el registro. Está diseñado para ser intuitivo, pero contar con experiencia previa en trámites digitales puede ser de gran ayuda.

Manuales y guías oficiales:  La Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF) ofrece una guía para el registro de beneficiarios finales que explica paso a paso el proceso, los campos del formulario y los errores más comunes. Puedes consultarla aquí.

Asistencia profesional: Si se tienen dudas específicas o estructuras jurídicas complejas, es importante apoyarse en asesores legales o contables con experiencia en cómo hacer el registro RUBF en Panamá. Ellos pueden interpretar la normativa y presentar la información correctamente.

Usar un software administrativo como CUENTI

Esta es una solución de gestión empresarial que integra funciones como facturación electrónica, control de inventario y administración contable. 

Aunque el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) es una obligación legal que se cumple a través del portal de la SSNF. CUENTI puede facilitar muchos aspectos relacionados con la organización, trazabilidad y control de la información empresarial que necesitas para cumplir con este registro.

Veamos algunos de ellos:

• Centralización de la información jurídica y contable de todo tipo de negocios.

• Mantener un historial financiero y una trazabilidad completa de la operatividad de las empresas.

• Facilita el tener la documentación y registros contables actualizados, todo con el fin de dar respuestas oportunas a los requerimientos de la SSNF.

• Dispone de un sistema de alertas para estar al día con los controles de cambios y actualizaciones por parte de las autoridades. 

• Es un aliado ideal como soporte en auditorias o inspecciones 

Si la SSNF realiza alguna verificación, requiere información adicional o simplemente desea ver el orden a nivel interno, contar con un sistema como CUENTI permite brindar soporte documental con rapidez y precisión.

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Cumplir con el Registro de Beneficiarios Finales es esencial para operar legalmente en Panamá y contribuir a la transparencia financiera del país. Seguir cada uno de los pasos mencionados y hacerlo en los tiempos adecuados hace que todo el proceso sea sencillo y no genere mayor dificultad. 

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