Pasos y consideraciones para un sistema contable

El apoyo de herramientas digitales, como un sistema administrativo contable, es especialmente importante para el crecimiento de las empresas, gracias a que permiten que se desarrollen tareas de manera rápida y eficaz.

Para hacerlo de la forma adecuada hay que tener en cuenta diversos puntos que son determinantes. Hoy desde CUENTI te daremos esta información que estamos seguros, puede ser un antes y un después en tu negocio.

¡Así que ten cuenta todo esto a la hora de elegir e implementar un nuevo sistema para tu empresa!

Introducción a los sistemas administrativos y contables

Un software administrativo y contable es una herramienta que gestiona las finanzas de una empresa, por medio de funciones como el registro y organización de datos y transacciones.

Estos sistemas son vitales para mantener la salud financiera de la empresa, y al elegir el adecuado, podrá tomar decisiones informadas y acertadas para el crecimiento de su negocio.

La finalidad principal de un sistema administrativo y contable es simplificar tareas para lograr una mayor productividad en el producto o servicio. La mayoría de softwares operan desde la nube, lo que aumenta la accesibilidad y el respaldo de la información, y minimiza el riesgo de pérdida de datos. 

¿Por qué implementar un sistema administrativo contable?

Implementar un sistema administrativo contable es esencial por varias razones: 

1. Registro de transacciones: sistemas contables confiables garantizan un registro preciso y organizado de todas las transacciones financieras. 
   
2. Toma de decisiones: al proporcionar información actualizada y detallada del estatus general del negocio se facilita la toma de decisiones para el crecimiento y rentabilidad. 
   
3. Control y cumplimiento legal, fiscal y financiero: softwares como Cuenti proporcionan herramientas y reportes que permiten un control interno efectivo y ayudan a cumplir con las obligaciones correspondientes y garantizar la integridad de los registros financieros. 
   
4. Automatización y eficiencia operativa: la automatización en la entrada de datos, la generación de informes y cálculos fiscales y otras funciones permiten ahorrar tiempo y recursos, lo que aumenta la productividad general. 
   
5. Seguridad de datos: la implementación de un sistema administrativo contable aportará a la protección de datos financieros e información privada, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder. 
   
6. Visión y proyección de la salud financiera: un sistema confiable y eficiente facilita la evaluación del desempeño financiero de la empresa por períodos específicos y la identificación de mejoras, lo que garantizará un crecimiento sano y constante.

Consideraciones clave para seleccionar un sistema administrativo y contable

Antes de elegir un sistema administrativo contable para su empresa, debe responder preguntas fundamentales y considerar una serie de factores clave para asegurar la selección de la opción adecuada. 

Estos factores incluyen:

Tamaño y complejidad de la empresa: el sistema deberá adaptarse a las necesidades de la empresa, y ser escalable para que a medida que crezca.

Necesidades específicas: ¿Cuáles son las funcionalidades específicas que requiere la empresa, de acuerdo a sus características? Existen distintas herramientas, como estrategias para la gestión de inventarios, nóminas, impuestos o proyectos. Determinar las necesidades específicas que tiene la empresa es fundamental para asegurarse que el software se adapte a ella.

Presupuesto: es importante revisar el mercado para definir opciones que se ajusten al presupuesto establecido. CUENTI tiene diferentes opciones y paquetes que pueden adaptarse a su negocio y presupuesto.

Compatibilidad: el sistema contable administrativo debe ser compatible con cualquier software ya existente en la empresa. 

Facilidad de uso y capacitación: el sistema debe ser intuitivo y fácil de aprender para el uso por parte del personal de la empresa. 

Seguridad de datos: mantener la seguridad de la información es crucial, por esto es importante verificar que las medidas de seguridad ofrecidas por el sistema sean sólidas y eficaces, como por ejemplo, la encriptación de datos y el acceso restringido. 

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Guía para implementar un sistema administrativo y contable con éxito

Para implementar un sistema administrativo y contable se debe realizar una planeación y ejecución cuidadosa, siguiendo estos pasos:

• Establecer las necesidades específicas de la empresa y los objetivos del nuevo sistema contable.
• Definir los procesos financieros y administrativos, actuales y futuros, a abordar.
• Considerar el tamaño de la empresa, complejidad de las operaciones y las regulaciones aplicables.
• Seleccionar el sistema: considere opciones que tengan funcionalidades adaptables a su negocio, escalables, fáciles de usar, y accesibles a su presupuesto.
• Crear un plan detallado con cronograma, presupuesto, roles y responsabilidades.
• Identificar los recursos necesarios tanto como para el nuevo sistema como para el personal.
• Establecer objetivos específicos medibles para calcular el progreso a lo largo del tiempo.
• Configurar el sistema de acuerdo las especificaciones de la empresa, teniendo en cuenta preferencias fiscales y otros aspectos.
• Asegurar que el sistema refleje con precisión los procesos y cumpla con las regulaciones locales.
• Capacitar a los empleados que utilizarán el sistema administrativo y contable.
• Transferir los datos al sistema, asegurándose de importarlos de manera precisa para evitar discrepancias.
• Llevar a cabo la implementación gradual del sistema administrativo contable, asegurándose que todos los usuarios entiendan cómo utilizarlo.
• Realizar pruebas constantemente para identificar y corregir cualquier error a tiempo.
• Supervisar y evaluar el rendimiento del sistema de manera regular.
• Ajustar el sistema según los cambios de la empresa y las sugerencias del personal.

Consejos adicionales

Para que todos los pasos anteriores realmente sean fructíferos es necesario comprender que este tipo de implementaciones requieren:

• Seguir una planificación detallada y establecer un cronograma para tener tiempos claros.
• Hay que tener claro que es un proceso que para que sea exitoso requiere paciencia y mucho orden.
• Es necesario contar con la colaboración de todo el personal involucrado.
• No hay que olvidar que este es un proceso que no finaliza al instalarse, es un ciclo que continúa a medida que el negocio crece y evoluciona.

Además, hay otros puntos que hay que considerar y son:

Cómo hacer el registro en la DGI Panamá

Antes de explicar como se hace el proceso es importante decir que las empresas y las personas tienen diferentes requisitos que pueden variar, estos son:

Personas naturales: Los ciudadanos panameños deben adjuntar fotocopia de cédula.

Persona jurídica: Las empresas deben incluir.

• Copia de cédula o pasaporte vigente del representante legal o quien ostente la representación legal.
• Constancia de inscripción emitida por el Registro Público de Panamá, ya sea Pacto Social y copia de constancia de inscripción o certificación emitida por el Registro Público de Panamá.
• Además, es importante tener presente que todo documento que viene del extranjero, deberá estar apostillado y en idioma español, de no ser así, debe estar traducido por un Traductor Público Autorizado.

Ahora el registro en la DGI Panamá se hace de la siguiente manera:

• Ingresar al portal de la DGI Panamá a través del siguiente enlace: https://dgi.mef.gob.pa. 
• Dirigirse a la opción e-tax 2.0 que está en la parte superior derecha de color naranja. 
• Ir al botón “Registro” y seleccionar la opción que se requiera, como personal natural o persona jurídica.
• Ingresar a la opción “Nuevo trámite”.
• Ya en el formulario se solicitarán datos básicos como: Número de cédula o pasaporte, Dirección de residencia, Número de teléfono, Correo electrónico, Fecha de nacimiento, entre otros datos.
• A continuación se debe crear una contraseña segura.
• Realizar el proceso de confirmación a través del correo electrónico.
• Activar la cuenta en la DGI.

Amplía esta información en: Cómo hacer el registro en la DGI Panamá

Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá

El Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá, es una herramienta que permite identificar y llevar un control de aquellas personas que se benefician de personas jurídicas.

Tener un Sistema Privado y Único de Beneficiarios Finales de las personas jurídicas en Panamá, facilita la prevención de delitos como:

• Blanqueo de Capitales.
• Financiamiento al terrorismo.
• Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Toda esta información es administrada de manera adecuada por la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF), todo en cumplimiento con los estándares internacionales contra el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y la evasión fiscal.

Este registro es importante porque:

Permite el cumplimiento de estándares internacionales

Facilita la transparencia corporativa

Previene el lavado de activos y corrupción

Garantiza una acción regulatoria eficiente: 

Reputación internacional del país

Quienes deben darse de alta de manera obligatoria en el Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) en Panamá son:

• Todas las figuras jurídicas que están constituidas en el país, como las sociedades anónimas.
• Las fundaciones de interés privado, toda vez que administren activos o realicen actividades económicas.
• Fideicomisos y toda organización que cumpla los criterios de control o beneficios. 
• Solo hay algunas excepciones y son aquellos que ya están supervisados por otro tipo de autoridades, como lo son por ejemplo instituciones financieras. 

Régimen tributario para empresas

El régimen tributario o régimen fiscal está asociado con el conjunto de normas y procedimientos que establecen cómo las empresas o las personas naturales deben cumplir con sus obligaciones fiscales y tributarias. Para comprender bien a qué régimen acogerse, hay que saber que existen dos líneas que son los impuestos directos e indirectos. 

Impuestos directos: Hace referencia a todos aquellos ingresos fiscales que recauda el estado y que su vez se dividen en dos grupos, el impuesto sobre la renta y el impuesto de inmuebles.

Impuestos indirectos: En este grupo entra el valor que tiene que pagar una persona al recibir un servicio o adquirir un bien. Entre la variedad que hay, mencionaremos algunos de ellos:

• Transferencia de bienes muebles
• Transferencia de bienes muebles y servicios.
• Importaciones

En el caso puntual de las empresas o personas jurídicas, hay varios tipos de declarantes que son:

• Pequeñas y Medianas Empresas PYMES.
• Microempresas.
• Fideicomiso de Persona Jurídica.
• Régimen de Zonas Francas y Zonas Económicas Especiales.
• Régimen de Sedes de Empresas Multinacionales (SEM).
• Régimen de Empresas Multinacionales para la Prestación de Servicios Relacionados con la Manufactura (EMMA).

Declaración jurada en Panamá

La declaración jurada, es un documento con el cual una persona certifica y declara una información específica. Para asumir que los datos suministrados son realmente válidos y ciertos, este es un proceso que se hace bajo juramento, de allí su nombre.  

Este tipo de procesos se realizan ante las autoridades competentes del país o ante un notario público. La pregunta que surge es ¿qué tipo de información se puede validar por medio de una declaración jurada?

Aquí encontramos varios tipos que se usan especialmente para trámites legales, administrativos o fiscales. Es muy importante aclarar que de corroborarse que la información entregada es falsa, la persona o empresas pueden tener consecuencias de tipo legal.

• Declaración jurada de renta en Panamá.
• Declaración jurada de ingresos en Panamá.
• Declaración jurada impuestos Panamá.
• Declaración Jurada del Impuesto a la Transferencia de Bienes Inmuebles (ITBI)
• Declaración jurada de patrimonio.
• Diferentes requerimientos de la Dirección General de Ingresos (DGI)

Así mismo, esta se puede solicitar o incluir a nivel general en:

• Procesos migratorios.
• Eventos judiciales.
• Trámites comerciales y fiscales.

Como vimos hoy, toda esta información es necesaria a la hora de considerar un sistema contable, que sea confiable, ágil y seguro. Por todo esto debes contactar a los expertos de CUENTI, para que sean el software administrativo y contable de confianza de su empresa o negocio.

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