¿Cómo Lograr una Organización Eficiente en el Proceso Administrativo?

La organización en el proceso administrativo es uno de los puntos determinantes para que cualquier tipo de negocio consolide sus objetivos.

En la actualidad, la automatización de tareas está vinculada con diferentes etapas en las empresas y al relacionarse con la admiración toma aún más fuerza. Por este motivo, resulta ideal que los negocios identifiquen y mejoren su organización interna utilizando un software que optimice su desarrollo interno.

Por eso, en este artículo contaremos, la forma de organizar los procesos, cómo identificar las principales dificultades y cuándo la tecnología puede ser un aliado. 

¡Comencemos con todos los detalles!

Métodos probados para organizar procesos

Los negocios requieren adaptabilidad de forma constante, especialmente en este momento donde todo avanza y cambia de manera frecuente. Lo anterior se logra aplicando diferentes metodologías que apuntan a:

• Planificar mejor.
• Distribuir de manera más eficiente las tareas.
• Conseguir una comunicación eficiente.
• Evaluar los resultados obtenidos.
• Tomar las medidas necesarias para el éxito del negocio a corto, mediano y largo plazo.

Conozcamos a continuación algunos de los métodos para conseguir lo anterior:

Gestión de calidad total (TQM)

Esta metodología se enfoca en la mejora continua a lo largo del tiempo. Está centrada en el cliente y en su satisfacción, aquí el trabajo de todo el equipo es determinante y basa sus decisiones en los datos.

Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA)

La segunda forma de tener los procesos organizados en un negocio, es a través de esta metodología, la cual permite mejorar procesos e implementar cambios. Este ciclo tiene las siguientes etapas:

• Planificar: El primer objetivo es identificar el problema a resolver y definir un plan para solucionarlo.

• Hacer: Al cumplir la primera parte, se prueba el plan para ejecutarlo a una escala menor.

• Verificar: Luego se analizan los puntos abordados en la etapa anterior con el fin de revisar de manera minuciosa. 

• Actuar: Una vez hay claridad en todos los aspectos, se toma la decisión de hacer el cambio a una escala mayor o completa. 

Este método es muy efectivo, especialmente porque permite repetir el ciclo hasta conseguir el resultado esperado. 

El análisis de los 5 “por qué”

Esta herramienta es ideal para la organización en el proceso administrativo que busca identificar el origen de dificultades, preguntando varias veces ¿por qué salió mal?

Es posible que a través de un ejemplo sea más sencillo de comprender, veamos:

• “¿Por qué sucede esto?” Porque el cliente final está muy insatisfecho.

• “¿Por qué el cliente final está muy insatisfecho?” Porque en repetidas ocasiones hay desabastecimiento en la tienda.

• “¿Por qué en repetidas ocasiones hay desabastecimiento en la tienda?” Porque el proceso de inventario no está siendo efectivo.

• “¿Por qué el proceso de inventario no está siendo efectivo?” Porque es manual y lleva a que se cometan diferentes errores de forma frecuente.

• “¿Por qué se cometen errores frecuentes en el inventario manual? Porque los encargados tienen otras tareas que al hacerse al mismo tiempo conduce a equivocaciones. 

De esta manera se busca indagar hasta encontrar la raíz del error y así solucionar de manera efectiva su afectación al negocio.

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Cómo identificar cuellos de botella

Un cuello de botella administrativo es una afectación en diferentes áreas de un negocio. Esto puede darse por falencias en un proceso, fallas humanas o técnicas que frenan el flujo normal de productividad y como consecuencia impactan los resultados. 

¿Cuáles son los más frecuentes?

Veamos algunos de los cuellos de botella habituales en los negocios y sus consecuencias

Manejo de la materia prima: Como primer aspecto, es determinante que cada negocio sepa con qué cuenta para realizar su producto final, de lo contrario será complejo cumplir con los tiempos establecidos.

Control de insumos: Sumado al punto anterior, si no hay un claro manejo del inventario, los resultados finales se pueden ver afectados.

Baja inspección a la producción: Cumplir objetivos dentro de un negocio está estrechamente vinculado a saber cada etapa productiva y hacer un seguimiento apropiado. De no hacerse, los errores pueden ser múltiples y muy notorios.

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Manejo de costos y presupuestos: La falta de claridad a nivel económico con materias primas y proveedores, supone una afectación general.

Fallas técnicas: Los equipos pueden presentar errores que ralenticen los tiempos de ejecución, por lo que hay que hacer mantenimiento y pruebas efectivas de manera periódica.   

Falta de tecnología: Como último punto está uno que en la actualidad tiene la capacidad de resolver muchos de los aspectos anteriores. El no usar la automatización lleva a que muchos procesos aún sean manuales y desordenados, lo cual conduce a reprocesos habituales. 

Cada uno de los aspectos mencionados tienen consecuencias importantes, es tiempo de conocer algunas de ellas:

• Baja productividad.
• Fallas constantes en la planificación.
• Impacto negativo en la calidad y entrega de los productos.
• Clientes poco o nada satisfechos.
• Pérdida del buen nombre del negocio.
• Reducción del volumen de la empresa o negocio.
• Dificultades económicas.
• Problemas internos entre empleados y socios.

¿Cómo identificarlos y darles solución?

Para hacerle frente a los retos administrativos, es necesario aplicar alguna o las siguientes recomendaciones:

• Tener claridad de todos y cada uno de los procesos internos y con externos.

• Reestructurar aquellos pasos o procesos innecesarios, esto permite mejorar de manera constante y oportuna. 

• Escuchar de forma activa a clientes y proveedores, identificando de esta manera dolores de cabeza que puedan impactar su experiencia.

• Hacer seguimiento a las métricas e informes del negocio, lo cual ayuda a tomar decisiones claras en las áreas involucradas. 

• Uso efectivo de la tecnología, esto resulta esencial y tiene la capacidad de impactar todos los procesos en empresas y negocios.

Rol del software en la mejora administrativa

Ya en este punto es importante entender por qué un software de admiración, resulta clave para que un negocio alcance sus objetivos. Hay diversas funciones que esta herramienta brinda, veamos de qué se trata.  Ser el cerebro operativo de un negocio permite:

• Manejar la contabilidad de forma completa.
• Tener todo al día con la facturación electrónica.
• Controlar de manera oportuna, clara, precisa, ágil y sencilla todo el inventario. Esto incluye información adicional que sea útil para cada tipo de negocio.

• Gestión detallada de los clientes de la empresa.
• Tener información puntual de los proveedores, incluyendo documentación y tiempo de sus pagos. 
• Generar diversos reportes que dan cuenta de lo que sucede en el negocio. Todo en tiempo real y desde cualquier dispositivo.

Todo lo que acabamos de describir permite entonces reducir los cuellos de botella antes mencionados y al mismo tiempo representa el punto ideal para:

• Planificar y organizar mejor los procesos.
• Ahorrar tiempos y recursos económicos necesarios en cada etapa.
• Aumentar la efectividad en los ciclos productivos.
• Evitar pérdida de insumos, recursos y personal.
• Tomar decisiones altamente efectivas.
• Reducir las falencias de comunicación interna y externa.
• Mejorar el vínculo con los proveedores.
• Anticiparse a requerimientos, estrategias y necesidades.
• Impactar de forma positiva la relación con los clientes.

Cada uno de los puntos abordados los tiene el software de Cuenti, una herramienta completa e intuitiva para todo tipo de negocios, agenda aquí una prueba gratuita por 7 días. 

En resumen, se puede decir que el rol del software en la mejora administrativa, es facilitar la vida y la operación de los negocios. Todo esto convirtiéndose en el mejor aliado desde el primer momento de su implementación. 

Con todo este panorama, la organización en el proceso administrativo está vinculada no solo con las decisiones planificadas, sino con el uso de herramientas adecuadas. Es tiempo de que los negocios en Panamá estén a la vanguardia y sepan sortear cualquier tipo de dificultad.

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