Mejora del Inventario de Productos

Conseguir que el inventario de productos sea un proceso confiable y seguro es uno de los objetivos más importantes al tener un negocio.

Para lograr esto, resulta necesario comprender las estrategias, técnicas y herramientas que hoy en día están disponibles. Además, un correcto inventario previene pérdidas de productos y consecuencias económicas.

No dejes de leer, porque es tiempo de profundizar en las soluciones prácticas para mejorar la gestión del inventario de diversos negocios en Panamá.

Técnicas para el Inventario de Productos

Optimizar los distintos procesos en un negocio es determinante de cara a su éxito, algunos de ellos son, la contabilidad, la facturación y el inventario. Este último está asociado con diversas técnicas, las cuales permiten:

• Solucionar problemas sencillos y complejos.
• Optimizar los costos de los negocios.
• Automatizar tareas.
• Mejorar la planificación.
• Disminuir la falta de control de calidad.
• Monitorear la pérdida de productos.
• Evitar el desabastecimiento o el exceso de productos
• Contar con cantidades ideales de stock.

Mencionamos facturación, así que esto te puede interesar: ¿Cómo implementar la factura electrónica en Panamá?

Algunas de estas técnicas de inventario son:

Gestión de Inventarios ABC

Esta es una técnica enfocada en la demanda y en conseguir la optimización del inventario, se logra analizando los distintos productos de cada negocio. Lo anterior significa que hay ciertas referencias que requieren un poco de atención, todo según sus ventas y el peso financiero que representan.

Para ponerlo en práctica hay 3 categorías fundamentales:

Categoría A: Hace referencia a productos de alto valor, están en cantidades pequeñas y se venden con poca frecuencia. Estos deben ser analizados de cerca, porque aunque no son muy solicitados, generan un impacto importante en el flujo de efectivo.

Categoría B: Aquí se incluyen productos con un valor promedio, con un stock moderado y que se mantienen en la media de ventas. Este tipo de artículos se deben monitorear por si pasan a la categoría A o la C, la cual se describe a continuación. 

Categoría C: Ya en este punto nos referimos a productos con un valor menor, que se venden de forma frecuente y de los cuales hay grandes cantidades. Son artículos más predecibles que los anteriores y salen de forma rápida de los negocios. 

Según expertos, esta técnica impacta la eficiencia de procesos si está apoyada de un software de gestión de inventarios, algo que se verá más adelante.

Planeación de inventario – JIT (Just In Time)

Cada negocio es un mundo diferente, la técnica JIT (Justo a tiempo, por sus siglas en español) permite la planeación del inventario de forma eficiente. 

Consiste en tener un inventario muy bajo o en cero y la cadena de suministro se activa según la demanda y las ventas requeridas. Esta técnica permite además: 

• Tener bajos niveles de existencia.
• Evitar la producción innecesaria.
• Prevenir que los productos se deterioren.
• Aumentar los niveles de ahorro.
• Potencialmente lograr mayores ganancias.

Su adecuado funcionamiento depende de una excelente relación con los proveedores, ya que una falla logística o un aumento de las ventas, puede acarrear dificultades. Sumado a lo anterior, un sistema automatizado es un gran aliado, puesto que ayuda a administrar órdenes de compras, proveedores y mejorar tiempos.

Cantidad de pedido económica – EOQ

La tercera técnica busca optimizar la cantidad de pedido según el tipo de negocio, logrando disminuir los valores relacionados con las compras, entrega y almacenamiento.

En este método se asume que hay una constancia y regularidad en la demanda, el pedido y los costos de almacenamiento. Los indicadores de este procedimiento son:

Q – cantidad económica de pedido (unidades).

S – costo de pedido por compra.

D – pedido en unidades.

H – costo de transporte por unidad.

PEPS – Primeras Entradas y Primeras Salidas

Por último, esta técnica facilita el control de stock de forma más directa, priorizando la venta de aquellos artículos que ingresan primero al negocio. 

Un ejemplo son los productos lácteos, se disponen en primera instancia aquellos que tiene una fecha de vencimiento menor, para así venderlos de forma oportuna.

Si bien es un camino sencillo, supone un par de puntos a tener en cuenta:

• Su eficacia está vinculada a la estabilidad de los precios.
• No hay nada que garantice la venta de los productos antes de su fecha de caducidad.

Uso de Software para Mayor Eficiencia

Las técnicas descritas hace un momento cobran mayor relevancia si los negocios cuentan con un sistema o un software que gestione los procesos. La eficiencia de estas herramientas se ven reflejadas en:

• El manejo de información completa de productos como precios, proveedores, fechas asociadas, entre otros.

• La reducción de errores al momento de cargar de forma manual los datos.

• El seguimiento inteligente y en tiempo real de las ventas, logrando identificar qué productos se mueven más o menos en cada establecimiento.

• La automatización de procesos que anteriormente eran manuales, lo cual representa un ahorro de tiempo.

• La gestión óptima de pedidos, permitiendo la planificación de los mismos con proveedores y distribuidores. 

• El cumplimiento efectivo de las diferentes regulaciones y normatividad fiscal en Panamá.

Precisamente Cuenti es una excelente opción para diferentes negocios, sus características permiten la optimización de tareas, la gestión efectiva de proveedores, la automatización de compras y ventas, e incluso la integración con otras herramientas.

Así que es un camino ideal para mantener la información actualizada, hacer seguimiento en cualquier momento y recibir alertas por desabastecimiento o vencimiento de productos.

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Prevención de Pérdidas de Inventario

Este es uno de los dolores de cabeza más recurrentes para los dueños de negocios, por lo que la prevención efectiva busca reducir:

• Pérdidas financieras y afectación directa en los distintos activos.

• El desabastecimiento y por consiguiente afectación en ventas y respuesta efectiva a los clientes. 

• El impacto negativo en la cadena de abastecimiento o producción, sea por la falta insumos o por reprocesos con los proveedores. 

• El aumento de los costos y el trabajo adicional con el fin de contrarrestar las pérdidas. 

• Las afectaciones directas en cuanto a competitividad y buen nombre de cada negocio. Lo anterior, relacionado con las pocas ventajas de mejorar precios y el impacto en la credibilidad por parte de los clientes.

Para que todo esto no suceda, los negocios pueden aplicar algunos puntos que resultan determinantes y son:

• Capacitar al personal con el fin de evitar errores, aumentar el sentido de pertenencia y mejorar las acciones de cara a los inventarios. 

• Usar de manera correcta las técnicas de inventario, algunas de ellas ya fueron descritas al detalle en este artículo. 

• Hacer un seguimiento a las estrategias de inventario, todo con el fin de tomar los correctivos necesarios.

• Implementar un software de gestión de inventario, el cual es una solución a corto, mediano y largo plazo, que soluciona diversos aspectos en cada establecimiento.

La mejora del inventario de productos está relacionada con usar bien la tecnología. Esto se menciona porque ahora todo facilita la aplicación de técnicas en pro del orden logístico y económico de cada negocio en Panamá.

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