Gestión de inventarios: Estrategias para optimizar procesos

La gestión de inventarios es uno de los pilares para el crecimiento de las empresas por medio de una estrategia de control y supervisión de productos.

Existen softwares y tecnologías que ayudan a realizar estos procesos de manera fácil y eficiente. Esto lo logran adaptándose a las condiciones del mercado y las necesidades de las empresas. 

Sigue leyendo para conocer más sobre este tema.

¿Por qué es crucial optimizar procesos de gestión de inventarios?

Gestionar la existencia de los productos de la empresa de manera efectiva ayuda a reducir costos, mejora el servicio al cliente y aumenta la eficiencia operativa, factores determinantes para el éxito de los negocios. No tener una estrategia apropiada puede repercutir negativamente en la empresa generando pérdidas de información de inventario.
Lo anterior puede suceder por errores al momento del registro o interrupciones en la cadena de suministro. Estas son algunas de las consecuencias de que esto suceda:

• Errores al tomar decisiones respecto al stock: al no tener los datos correctos sobre los productos en inventario, no se sabría con seguridad si se deben adquirir o no más productos.
  
• Pérdida de productos: si se adquieren más productos de los necesarios, habría exceso de stock, provocando la pérdida de productos que tienen un tiempo de vida útil específico y los costos asociados.
  
• Pérdida de ventas: al no tomar las decisiones correctas respecto al stock se corre el riesgo de tener un inventario insuficiente. Esto provocaría pérdidas de ventas y oportunidades de negocio. 

• Pérdida de oportunidades de marketing: el error en el inventario no permitiría que se planifiquen e implementen campañas de forma efectiva, como descuentos, promociones o paquetes de productos para promover las ventas.
  
• Insatisfacción de los clientes: los problemas anteriores afectan desde la cadena de suministros hasta el servicio al cliente, por lo que podrían quedar insatisfechos.

Tipos de estrategias de gestión de inventarios y cómo elegir la adecuada

Existen variedad de estrategias de administración de inventarios, la elección depende del negocio, los productos que maneja y sus objetivos específicos. Estas son algunas de las estrategias que podrá establecer Cuenti para su empresa:

• Just-in-time (JIT): se mantiene el inventario a niveles bajos y los productos se adquieren justo cuando se necesitan. Si la empresa puede prever la demanda con precisión y tiene una cadena de suministro confiable, esta es una buena estrategia.
  
• Cantidad económica de pedido: calcula la cantidad de productos que deben ordenarse en cada lote para minimizar costos de pedido y almacenamiento. Es adecuada si su empresa tiene una demanda constante.
  
• Modelo ABC: clasifica los productos en orden de importancia. Es una estrategia adecuada para empresas con una variedad de productos.
   
• Reorden de punto de pedido (ROP): establece un nivel crítico de inventario, en el que se deben realizar pedidos para evitar quedarse sin existencias. Es una estrategia ideal para negocios con productos de alta rotación y demanda variable.
  
• Modelo de revisión continua: se establece un nivel constante de inventario y se realizan pedidos regularmente para mantenerlo. Es una estrategia adecuada para productos con demanda predecible y costos fijos.

Pasos para implementar estrategias de optimización en la gestión de inventarios

Para implementar estrategias óptimas y gestionar inventarios de manera efectiva, la persona encargada del proceso deberá seguir estos pasos: 

1. Evaluar las necesidades de la empresa y el estado actual de la gestión de inventarios (niveles del inventario, costos, demanda histórica y futura, y eficiencia operativa).
   
2. Definir metas específicas y medibles a la estrategia, como reducir costos, mejorar la rotación de productos o minimizar pérdidas por obsolescencia.
   
3. Elegir estrategias que se adapten a las necesidades de la empresa, ya sea elegir solo una, o realizar una combinación de varias.
   
4. Implementar un software especializado que ayude a la automatización y optimización de los procesos.
   
5. Pronosticar la demanda y establecer políticas de reabastecimiento utilizando herramientas y análisis de datos, para evitar excesos o faltantes en el inventario.
   
6. Evaluar la confiabilidad en los proveedores y establecer acuerdos de suministros confiables y convenientes para la empresa.
   
7. Monitorear y evaluar continuamente los niveles de inventario y las estrategias aplicadas, para realizar ajustes según sea necesario. 

8. Capacitar y comunicar las estrategias de gestiones de inventarios al personal para garantizar una implementación exitosa.

Uso de tecnología en la gestión de inventarios: Herramientas y softwares

Integrar softwares contables a los negocios permite controlar el inventario, generar órdenes de compra y realizar informes u otros procesos de manera automática, minimizando el riesgo de cometer errores. 

Pero, ¿Qué ofrece Cuenti que pueda ayudar en la gestión de su empresa de manera segura?, aquí lo explicamos:

• Centralización de datos: un buen programa debe ofrecer una base de datos donde almacenar todos los detalles sobre la mercancía, como cantidades, ubicación, fechas de entrada y salida, lotes, proveedores y precios.
  
• Control de existencia: Cuenti realiza una parametrización del mínimo y máximo que debe haber por producto, para controlar los niveles de existencia y realizar pedidos a tiempo a los proveedores.
  
• Reabastecimiento de productos: también ofrece análisis de las ventas y el comportamiento de la demanda, para tener certeza de cómo se mueve el mercado de los productos que maneja la empresa.
  
• Administración de proveedores: también permite tener registro de los datos de contacto y transacciones realizadas con los proveedores, para que se evalúen mejores oportunidades de negocio.
  
• Monitoreo de los movimientos del inventario: con la implementación del software podrá rastrear las entradas, las salidas y realizar conteos de la mercancía.

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