Formato de factura de contingencia Panamá 2025: tutorial

Cuando el sistema de facturación electrónica de una empresa presenta fallas técnicas, saber cómo usar el formato factura de contingencia en Panamá puede marcar la diferencia, entre mantener o no un negocio funcionando y con respaldo legal.

Es por eso que hoy desde CUENTI mostraremos paso a paso cómo llenar el formato, todo basado en la normativa de la Dirección General de Ingresos (DGI). Esto ayudará a agilizar los procesos y de paso identificar las mejores alternativas en los software administrativo.

Así que si para que todo eso se pueda aplicar de forma efectiva, lee hasta el final.

Información obligatoria en el formato

Comencemos por decir que para que una factura de contingencia tenga validez fiscal, es indispensable que cumpla con ciertos requisitos. Estos elementos garantizan la aceptación posterior del documento y además protegen al contribuyente en caso de auditorías o revisiones.

El formato factura de contingencia en Panamá, se basa en que se debe hacer una factura electrónica de madera normal. Eso sí, hay que tener en cuenta algunos detalles.

• En el campo B03 (Tipo de emisión), se deberá marcar que es una factura de contingencia.
• En el campo B04 la fecha y hora exacta en que comenzó el problema técnico.
• En el campo B05, explica claramente la razón del fallo técnico (por ejemplo: “Fallo de internet” o “Error en el servidor”).

Aspectos adicionales

Adicional a los puntos que ya se mencionaron es necesario tener en cuenta:

Firmar y guardar la factura: La firma digital de la factura de contingencia será como una emisión habitual y se deberá guardar de manera segura. Hay que tener en cuenta, que en ese instante no se puede enviar al sistema oficial, pero es necesario tenerla lista. 

El cliente debe tener el comprobante: Ahora que la factura está firmada digitalmente, el cliente debe tener el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE) que está generado en contingencia. También es importante contemplar que este documento solo será válido de forma momentánea.

Una vez que el sistema retome el funcionamiento usual, es tiempo de transmitir todas las facturas de contingencia emitida al Proveedor de Autorización Calificado (PAC).

Por último, se debe hacer la salvedad que de no contar con la información explicada o la autorización, esta no será válida y deberá emitirse nuevamente como contingencia y con un nuevo código único.

Normativa DGI vigente

La Dirección General de Ingresos es la encargada de las bases legales del formato de factura de continencia en Panamá, los cuales tienen como fundamento:

Decreto Ejecutivo No. 115 de 2020, modificado por el Decreto 367 de 2020

Aquí, además de las bases generales, se define la contingencia tecnológica y regula cómo proceder cuando no se puede emitir factura electrónica en línea.

Los puntos claves de esto son:

• Una situación en la que debido a razones técnicas no es posible emitir facturas en tiempo real.
• El emisor debe generar una factura de contingencia.
• Es necesario que tenga la firma digital, tal como lo vimos hace un momento. 
• Debe transmitirse a la DGI o PAC.
• Sin este proceso la factura no tendrá validez. 

A partir de lo anterior, la legislación del país es clara en aquello que debe hacer los comerciantes ante una eventualidad tecnológica. Aquí resulta clave comprender que todo esto se debe hacer de la forma correcta para evitar sanciones por incumplimiento. 

Toda la información del decreto se puede ver aquí.
Es aquí donde una figura de un software administrativo como el de CUENTI resulta fundamental. De esta manera todo se alineará con las normativas y la legalidad vigente.

Esto también te interesa: Cómo hacer el registro en la DGI Panamá

Cómo llenar paso a paso

Cuando un negocio se queda sin conexión o el PAC no responde, es vital no improvisar. Este apartado te guía de forma práctica a emitir el formato de factura de contingencia Panamá sin errores. Aquí se entenderá qué marcar, qué registrar y cómo proceder con la firma, el CAFE y el envío posterior a la DGI/PAC.

Detecta la contingencia: identifica las razones por las que no puedes emitir ni recibir autorización debido a problemas técnicos (internet, PAC, sistema interno) 

Generar la factura normalmente, pero teniendo en cuenta:

• En B03, marca “emisión en contingencia”.
• En B04, coloca la fecha y hora exacta del incidente.
• En B05, describe la causa (ej. “factura offline por corte de internet”).

Firmar digitalmente la factura si es posible; si no, conservar la evidencia del fallo técnico.

Luego de cumplir con lo anterior, es necesario entregar el CAFE al cliente, como comprobante auxiliar temporal. Además, se debe almacenar de forma segura la factura electrónica generada durante la contingencia.

Finalmente, se deberá enviar la factura al PAC o DGI tan pronto se restablezca el sistema y si excede las 72 horas, explicar las razones del retraso.

Hay que tener en cuenta que si la factura es rechazada tras el envío, se deberá corregir, volver a transmitir y notificar al cliente sobre la versión válida.

Errores comunes al diligenciar

Aunque el formato de factura contingencia en Panamá está pensado para ser sencillo y fácil de aplicar, en la práctica muchos contribuyentes cometen fallos que pueden invalidar el documento o derivar en sanciones por parte de la DGI. 

Hay que hacer hincapié en que la mayoría de estos errores no se deben a desconocimiento de la normativa, sino a descuidos al momento de llenar los campos o a la falta de un sistema que automatice el proceso.

A continuación, mostramos cuáles son los más comunes y cómo no repetirlos.

• Omitir marcar como contingencia (campo B03), invalidando el documento.
• No registrar fecha/hora del fallo (B04 y B05), faltan elementos clave de soporte.
• No entregar o generar CAFE, lo cual deja al cliente sin soporte provisional.
• No enviar factura a DGI o PAC a tiempo, incumpliendo el plazo de 72 h y arriesgando sanciones.
• No conservar evidencia técnica, lo que puede complicar auditorías futuras.

La mejor forma de evitar todos estos errores y posibles sanciones por parte de las autoridades oficiales, es contar con un sistema integral que automatice y cumpla todos estos pasos; por eso, CUENTI resulta una solución ideal.

Cómo reportarlo correctamente

Emitir una factura de contingencia es solo el primer paso; lo realmente decisivo es cómo se reporta después a la DGI o al PAC para que tenga plena validez fiscal. 

El procedimiento exige organización, evidencias y cumplimiento estricto de los plazos. Si el envío no se realiza dentro de las 72 horas posteriores al restablecimiento del sistema, el contribuyente puede enfrentar sanciones, por eso es importante:

Guardar todo en los archivos del contribuyente (por prescripción tributaria)

Documentar el problema técnico (captura de pantalla, reporte del proveedor, etc.).

Adjuntar esta evidencia técnica junto con la factura en contingencia.

Enviar los documentos digitales al PAC o DGI conforme la ficha técnica.

Si la contingencia supera las 72 horas, adjunta una breve explicación del motivo.

El formato de factura de contingencia en Panamá es una herramienta esencial para mantener operaciones pese a fallas técnicas, siempre con respaldo legal. Siguiendo los pasos claros que compartimos y contando con un aliado como CUENTI, los negocios estarán preparados para cualquier eventualidad sin perder eficiencia ni tranquilidad.

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