Factura de contingencia en Panamá: Uso y normativa actual

Que un sistema facturación falle por problemas técnicos puede suceder en cualquier momento. Es ahí donde aparece la figura de la factura de contingencia en Panamá, un mecanismo para cumplir con diferentes aspectos fiscales.

Para conocer qué es, cuándo, cómo se emite correctamente y por qué es clave contar con soluciones como CUENTI, en este artículo daremos un panorama detallado.

Para tener todo al día en los negocios es necesario contar con información práctica y aquí te la brindamos de forma sencilla.

¿Qué es una factura de contingencia?

La factura de contingencia en Panamá es un proceso que se usa de forma temporal, cuando el sistema de facturación electrónica presenta algún tipo de fallo o alteración, como:

• Dificultades técnicas.
• Falta de conexión efectiva con la red.
• Algún tipo de alteración en los servicios de la DGI (Dirección General de Ingresos)
• Interrupciones en la respuesta del Proveedor de Autorización Calificado.

Este tipo de solución facilita que un negocio no tenga que interrumpir su funcionamiento comercial, y de paso, permite mantener las obligaciones legales y fiscales. Aquí hay que dejar en claro que todo esto representa un proceso temporal mientras la dificultad técnica es superada.

Otro punto que debe aclararse y que se desarrollará más adelante, es que en este tipo de facturas debe aclararse que son emitidas bajo contingencia. Esto está amparado en el decreto ejecutivo 115 del 30 de enero de 2020.

Diferencias con facturación electrónica

Aunque tanto la factura electrónica como la factura de contingencia en Panamá comparten elementos clave como, la firma digita y el uso del Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE), su contexto de uso y proceso de validación son completamente distintos, por lo que comprender estas diferencias resulta clave con el objetivo de evitar multas y sanciones por parte de a Dirección General de Ingresos (DGI)

Con el cuadro que presentamos a continuación veremos más en detalle esto:

Con todos esos puntos claros, un sistema como CUENTI es la mejor alternativa para gestionar todo de manera correcta y de paso mantener cada negocio en un cumplimiento legal continuo. 

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Resoluciones locales para contingencia

El uso de la factura de contingencia Panamá está contemplado en el marco legal que se tiene en el país, todo con el fin de mantener la operatividad de las empresas al presentarse dificultades tecnológicas. 

Estas son las bases legales en las que se sustenta la contingencia de facturación: 

Decreto Ejecutivo No. 115 de 2020 (modificado por el Decreto 367 de 2020)

Este decreto es la base normativa más importante del sistema de factura electrónica Panamá, en este se definen y se regulan los puntos esenciales de todo el ecosistema digital de facturación, lo cual incluye:

• Las obligaciones de los contribuyentes.

• Las características de los documentos fiscales electrónicos.

• Los diferentes procedimientos para cumplir con la normativa.

• El manejo del concepto de “operación en contingencia”.

Según el artículo 14 del Decreto 115, “se entiende por contingencia tecnológica cualquier situación en la que, por razones técnicas, no sea posible emitir facturas de manera electrónica en tiempo real. Ante este escenario, el emisor debe generar la factura en modo contingente, firmarla digitalmente y transmitirla a la DGI o PAC tan pronto como se resuelva la contingencia. Este procedimiento es obligatorio para que la factura tenga validez fiscal”

Aquí se pueden encontrar la gaceta oficial de cada decreto:

• Decreto 115 de 2020
• Decreto 367 de 2020

Resolución DGI No. 201-0295 de enero de 2021

Esta resolución establece las disposiciones aplicables a los Proveedores de Autorización Calificados (PAC). Uno de sus puntos fundamentales es que los obliga a tener mecanismos para garantizar la gestión de facturas cuando se presente una contingencia.

Lo anterior significa que de presentarse una falla, el contribuyente debe contar con un mecanismo alternativo para emitir facturas y conservar el respaldo técnico que demuestre que se trató de una dificultad real, tal como exige la resolución de la DGI.

Todos los detalles de esta resolución se encuentran aquí.

Con estos aspectos es claro que la legislación del país ha previsto todo lo que deben hacer los comercios al presentarse una interrupción tecnológica. 

Es importante tener presente que para aplicarse de forma adecuada se deben seguir los lineamientos normativos, de lo contrario, esto puede acarrear sanciones por incumplimiento. 

Es por esta razón que tener como aliado estratégico un software administrativo como CUENTI, permite que todo esté alineado con las normativas y actuar bajos los estándares legales. 

Casos típicos de uso

Ahora, veamos cuáles son los escenarios más habituales y los casos en los que se debe usar la factura de contingencia en Panamá.

Fallas en el servicio de internet:

Este es uno de los casos más frecuentes. Si el negocio experimenta una pérdida total de conexión a internet, sea por cortes del proveedor, fallos eléctricos o mantenimiento de red, se considera una contingencia tecnológica.

Caídas del sistema del PAC:

Este se da cuando el Proveedor de Autorización Calificado (PAC) presenta una caída en su plataforma, imposibilitando la validación de facturas en tiempo real, aquí también se activa el estado de contingencia. 

Este tipo de falla puede ser general al ser reportada por el PAC a la DGI o individual cuando es detectada por el contribuyente. En ambos casos, se debe conservar evidencia técnica de la interrupción y actuar conforme a la normativa.

Problemas técnicos internos:

El uso de la factura de contingencia en Panamá también puede darse si ocurre una falla interna en el sistema de facturación del contribuyente como:

• Errores en el software.
• Bloqueos del servidor.
• Corrupción de archivos. 
• Mal funcionamiento de la infraestructura tecnológica.

Mantenimiento programado: 

En algunas ocasiones, los sistemas propios o los del PAC requieren mantenimiento preventivo o correctivo, lo cual puede dejar temporalmente inhabilitada la emisión de facturas electrónicas. 

En este caso, si coincide con el horario operativo del negocio y no se dispone de una solución alternativa en línea, se justifica la emisión de facturas en contingencia.

Ventas fuera de línea:

Este aspecto aplica para aquellos negocios o empresas que se encuentran en áreas rurales, lugares donde la conectividad es limitada o incluso intermitente 

En este caso, es esencial llevar un control riguroso y transmitir todas las facturas emitidas tan pronto sea posible, de acuerdo con lo establecido por la resolución DGI correspondiente.

Aquí es importante tener en cuenta que según la resolución DGI No. 201-0295 de enero de 2021, de la que hablamos hace un momento. Un negocio tiene 72 horas contadas desde la fecha de la emisión para obtener esta autorización de uso. En el caso de que la contingencia dure más de 72 horas, también se deben explicar las razones para no haber regresado a la operación normal, esto aplica para todos los casos planteados. 

Cómo emitir correctamente

Conozcamos ahora los puntos que hay que tener en cuenta al emitir una factura de contingencia. 

Identificar el problema: Lo primero es verificar que efectivamente que no se puede transmitir la factura o recibir la autorización del sistema. Este es el punto de partida para entrar en “modo contingencia”.

Generar la factura normalmente: El segundo paso es crear una factura electrónica de la forma habitual, pero con las siguientes salvedades:

• En el campo B03 (Tipo de emisión), se deberá marcar que es una factura de contingencia.

• Incluir en el campo B04 la fecha y hora exacta en que comenzó el problema técnico.

• En el campo B05, explica claramente la razón del fallo técnico (por ejemplo: “Fallo de internet” o “Error en el servidor”).

Firmar y guardar la factura: El siguiente paso será firmar digitalmente la factura, tal como en una emisión normal, y luego de esto se deberá guardar de forma segura. En ese momento no se puede enviar al sistema oficial, pero se debe tener lista.

Entregar el comprobante al cliente: Una vez logrado lo anterior es el momento de entregar al cliente el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE) generado en contingencia. Este es un documento que solo será válido de forma momentánea.

Enviar las facturas cuando se solucione el problema: Por último, una vez el sistema funcione de forma normal, es momento de transmitir todas las facturas de contingencia emitida al Proveedor de Autorización Calificado (PAC).

Es importante tener en cuenta que cualquier factura generada sin autorización de uso y fuera del proceso de contingencia, no es válida. Si ese el caso, las facturas deberán emitirse nuevamente como contingencia y con un nuevo código único.

Consecuencias legales por mal uso

El uso incorrecto de la factura de contingencia en Panamá no solo compromete su validez fiscal y legal de una operación, sino que puede acarrear sanciones legales por parte de la Dirección General de Ingresos (DGI). 

Algunas de las consecuencias legales pueden ser: 

• Pérdida en la validez fiscal de los documentos, por lo que no puede usarse como respaldo contable o fiscal.

• El incumplimiento de la normativa vinculada a la facturación electrónica puede traer sanciones económicas, las cuales depende de su gravedad y recurrencia para establecer un monto. 

• Además del punto anterior, la DGI puede realizar auditorías solicitando las evidencias de la contingencia y el proceso ejecutado para la regularización de la facturación.

• Finalmente, esto puede afectar a nivel reputacional los negocios y de esta manera generar pérdida de confianza.

El manejo efectivo de la factura de contingencia en Panamá es clave para mantener la legalidad  de los negocios. Para esto es necesario estar al día con la normativa de la DGI, de esta manera se evitarán sanciones y las facturaciones tendrán el respaldo necesario. 

Además, implementar tecnología confiable como la que CUENTI permite automatizar este y otros procesos, detectando fallos, emitiendo con seguridad bajo contingencia, almacenando y retransmitiendo siguiendo la resolución DGI. De esta manera, los negocios estarán siempre protegidos y operativos, sin importar eventualidades tecnológicas.

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