¿Cuál es el mejor sistema contable para su negocio?

Un sistema contable involucra una serie de procesos para mantener registro de las transacciones, impuestos, gastos e ingresos e incluso proyecciones financieras.

¿Dudas sobre qué sistema de contabilidad implementar? 

En este artículo explicaremos qué son los sistemas contables, los diferentes tipos y las características que deben tener para mejorar tu negocio según su tamaño, necesidades, presupuesto y otros factores a considerar. 

¿Por qué es importante un buen sistema de contabilidad?

Los sistemas administrativos contables son la columna vertebral de una empresa, estos han sido diseñados para agilizar y optimizar el registro de las actividades financieras, su gestión, la redacción de informes y el pronóstico de gastos para desarrollar estrategias de inversión inteligentes a largo plazo.

Aunque los procesos contables pueden hacerse de manera manual, las grandes y pequeñas empresas han hecho la transición a las herramientas digitales, ya que facilitan la gestión de todas las tareas que mencionamos anteriormente. 

Características clave de un sistema contable eficiente

Algunas de las características clave de un sistema de contabilidad confiable y eficiente incluyen:

• Precisión: para mantener registros detallados y evitar errores en cálculos, repetición de información o entradas incorrectas. 

• Automatización: las tareas repetitivas como la entrada de datos y cálculos deberá realizarlas el sistema de manera automática.
  
• Gestión y seguimiento del flujo de caja: el sistema debe permitir la organización y caracterización de la información y transacciones para facilitar el seguimiento de ingresos, gastos, activos y pasivos. Esto permite tener un conocimiento preciso de la liquidez con la que cuenta la empresa.
  
• Flexibilidad: el volumen de transacciones, el rubro, tamaño o tipo de empresa son características variables; también hay que tener en cuenta el crecimiento a mediano y largo plazo de las empresas. El sistema administrativo de Cuenti se adapta a las necesidades específicas de cada negocio.
  
• Cumplimiento normativo: el sistema contable ideal debe incluir funciones que faciliten al usuario el cumplimiento de las normas y regulaciones contables y fiscales que aplican a cada negocio según las normas internacionales contables (NIF) y las del respectivo país.
  
• Accesibilidad y seguridad: el software debe permitir el acceso desde cualquier lugar con conexión a internet y ofrecer opciones de seguridad, respaldo y recuperación para proteger los datos financieros. 

Diferencias entre los sistemas de contabilidad manual y digital

Si bien escoger el mejor sistema para su negocio dependerá de las necesidades específicas que tenga, es importante tener en cuenta en qué se diferencia cada uno: los sistemas manuales implican la entrada de datos en libros contables físicos; los digitales son más eficientes porque digitalizan la entrada de datos y permiten acceso a la información en tiempo real.

Los sistemas más comunes son los siguientes: 

• Hojas de cálculo: estas pueden ser manuales, a lápiz, papel y calculadora. En formato digital puedes encontrar herramientas como Microsoft Excel o Google Sheets, sin embargo, la entrada de datos sigue siendo manual por el personal encargado.
  
• Softwares administrativos contables en la nube: permiten manejar, calcular y analizar toda la información financiera en una sola plataforma.

Cómo un sistema contable digital puede mejorar tu negocio

A continuación le contaremos de qué manera puede ayudar un sistema de contabilidad efectivo en su negocio: 

1. Optimización de la gestión financiera de los negocios: se establece un registro claro de los datos y transacciones, haciendo seguimiento de los gastos e ingresos y realizando cálculos para analizar la información.
   
2. Ahorro de tiempo y dinero: a pesar de que un sistema digital requiere una inversión inicial, permite al contador o gerente de la empresa ahorrar tiempo de cálculos y búsquedas de información, evitando posibles errores manuales.
   
3. Facilita procesos complejos: como cierres de caja, emisión de facturas, pagos de nómina o liquidaciones, y el cumplimiento de obligaciones fiscales y legales.

4. Evaluación de la rentabilidad: un sistema contable permite calcular la rentabilidad de proyectos específicos e identificar las fortalezas y debilidades del negocio.
   
5. Planificación financiera: la contabilidad proporciona datos que pueden ser usados para crear presupuestos, proyecciones financieras y estrategias para crecer, basándose en la información registrada.
   
6. Reducción de errores: gracias a la automatización de los cálculos, el sistema contable de Cuenti reduce la posibilidad de errores humanos en la gestión financiera.
   
7. Rapidez en la generación de reportes e informes: Cuenti permite generar reportes esenciales para evaluar la salud financiera de los negocios.

Reportes que provee Cuenti para la contabilidad de su negocio:

• Balance general: detalla los bienes activos o pasivos del patrimonio de la empresa.
• Reporte de estado de resultados: resume los ingresos y gastos durante un periodo determinado para mostrar utilidades o pérdidas.
• Libro diario: enumera las transacciones diarias como ocurrieron. 
• Informe de cuentas por cobrar y pagar: muestra las cuentas pendientes de pago a proveedores y cuentas por cobrar a clientes. 
• Informe de impuestos: prepara los datos necesarios para presentar declaraciones fiscales e impuestos a pagar. 
• Balance de prueba: muestra la comprobación de saldo inicial, movimientos y saldo final. 
• Estados financieros generales: como flujos de efectivo o cambios en el patrimonio.
• Libro auxiliar por terceros: muestra los movimientos en todas las cuentas por terceros.

Con Cuenti podrá acceder a estas y más herramientas que harán el mantenimiento de la salud financiera de su empresa más fácil y ágil.

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