Control interno contable

Permitir la ejecución de las operaciones de manera adecuada, ordenada y eficiente es uno de los objetivos del control interno contable. Esto, sumado a distintos aspectos como prevenir riesgos y alcanzar metas, lo convierten en una herramienta esencial para los negocios.

Entender sus características y cómo la tecnología es una aliada en su desarrollo, resulta necesario para ponerlo en marcha en cualquier empresa. Por este motivo, hoy se detallarán sus principios básicos.

Si quieres comprender todo lo relacionado con el control interno contable y cómo ponerlo en marcha en tu negocio, lee este artículo hasta el final. 

¿Qué es y de qué se encarga el control interno contable?

Para comenzar en orden, se debe mencionar, que esta es una herramienta que ayuda a las empresas a que sus operaciones se ejecuten de manera óptima. Aquí, la principal salvedad es que los recursos de cada negocio estén protegidos. 

Sumado a lo anterior, otros de los objetivos son:

• Garantizar la confiabilidad de la información financiera de cada negocio.
• Cumplir con las diferentes normas y leyes establecidas según el rubro de la empresa.
• Mejorar la eficiencia en la operatividad y desempeño empresarial.
• Corroborar los informes económicos presentados.
• Identificar factores de riesgo asociados con ciertas áreas.
• Ser una de las bases para alcanzar metas tanto financieras como operativas.

Para conseguir esto y lograr una correcta aplicación, es fundamental que todo el equipo de trabajo involucrado, tenga una visión integral de la empresa.

Con lo anterior, se hace referencia a que se abarquen otras áreas diferentes a finanzas y contabilidad, incluso el apoyo de la tecnología puede ser un gran aliado, algo que se verá más adelante.

Elementos básicos del control interno contable

Ahora que ya se sabe qué es el control interno contable, hay algunos detalles que resultan determinantes entenderlos, veamos algunos de ellos:

• Las definiciones de control interno en contabilidad, pueden variar dependiendo del usuario, preparador, auditor o dirección.  

• Lo que se acaba de mencionar, indica que algunos procesos pueden enfocarse en conciliaciones y autorizaciones, mientras que otros, pueden estar vinculados a fraudes o incluso, podrían ser solo políticas y procedimientos establecidos en las empresas.

Sin embargo, en líneas generales, un control interno contable eficaz debe incluir los siguientes elementos: 

• Funciones claras: Esto se logra por medio de un organigrama que garantice la separación adecuada de responsabilidades entre las diferentes áreas de la empresa. De esta forma se logran prevenir fraudes y errores. 

• Rastreo de las operaciones económicas: Como parte del soporte financiero, es necesario tener todos los soportes de facturas de clientes y proveedores.  A esto deberá sumarse la preparación de todos los estados financieros, conforme el manejo de cada negocio o empresa. 

• Detalle en las actividades: Contar con mecanismos que permitan la revisión exhaustiva que garanticen legalidad, efectividad y exactitud financiera. 

• Revisiones frecuentes: Sumando al punto anterior, es necesario tener un sistema que permita examinar de manera constante y revisar para evitar errores y fallas vinculadas a la legalidad.

• Manejo de los accesos: Es importante que se limiten los accesos a toda la información financiera y contable solo al personal autorizado. Esto garantizará la confiabilidad de los hallazgos.

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La tecnología como aliada en el control interno contable

Enfocados en cada uno de los puntos que se han descrito anteriormente, el control interno contable, puede verse beneficiado por medio del uso adecuado de herramientas tecnológicas. 

Un excelente software contable permite automatizar procesos, brindando datos más confiables, reduciendo errores y entregando informes financieros más precisos y de forma constante.

Lo anterior da una visión completa del negocio y a su vez es ayuda a:

• Tener auditoría en tiempo real y de esta manera identificar irregularidades para actuar de forma proactiva. 

• Analizar gran cantidad de datos para ver tendencias, tanto positivas, como aquellas que represente un riesgo financiero para las empresas.

• Una solución tecnológica, como la que brinda Cuenti, es una alternativa ideal de cara a la seguridad sensible de las empresas.

• Finalmente, y como parte de la evolución de los negocios, se pueden implementar herramientas que usen Inteligencia Artificial. Estas permiten generar alertas sobre temas específicos y de esta manera fortalecer los controles internos contables. 

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Con todo lo visto hoy, se puede concluir que el control interno contable resulta determinante para garantizar el orden financiero de una empresa o negocio. Con esto se logran prevenir dificultades, todo por medio de los registros ordenados y seguros.

En este punto, el uso de la tecnología puede jugar un papel fundamental, la cual acelera y automatiza los procesos, disminuye los errores y aumenta la seguridad de las empresas.

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