Implementación de causación en facturación electrónica en Panamá

La adecuada integración de la causación de facturas electrónicas en Panamá no es solo un requisito contable para la mayoría de los comercios, sino un paso estratégico para optimizar las finanzas y de paso, garantizar el cumplimiento fiscal. 

Desde CUENTI queremos que los dueños de negocios comprendan de qué forma la facturación, la causación y un excelente software administrativo, van de la mano para simplificar procesos. 

Si quieres conocer recomendaciones efectivas y de paso tomar decisiones acertadas para tu negocio, lee hasta el final. 

Estado de la facturación electrónica en Panamá

La factura electrónica es un sistema de obligatorio cumplimiento para las empresas. Esta tiene como objetivo principal fortalecer y tener mayor control de las normativas fiscales, las cuales son gestionadas por la DGI (Dirección General de Impuestos)

El proceso de facturación electrónica permite

• Crear facturas de todo tipo en formato digital.
• Controlar su envío y manejo con la autoridad legal. 
• Manejar información de empresas, clientes y proveedores de forma segura.
• Que los negocios dejen de lado el uso de soluciones manuales o digitales, poco escalables como Excel, que pueden acarrear errores y dificultades, 

Además de lo anterior, el foco por parte de las autoridades legales está en:

• Reducir gastos para los comercios.
• Innovar en distintos aspectos.
• Darle un mejor servicio a los dueños de negocios y los clientes finales.
• Garantizar la seguridad en la información de todas las partes.
• Disminuir la posibilidad de realizar facturas duplicadas.
• Aumentar el uso de e-commerce a nivel nacional. 

Es muy importante tener en cuenta que para cumplir con los aspectos legales se deben contemplar los siguientes puntos:

• Estar registrado de forma correcta en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la DGI.

• Ser avalado como Emisor de Factura Electrónica por medio de una solicitud.

• Contar con un proveedor de Servicios de Facturación Electrónica que al mismo tiempo esté autorizado por la DGI.
• Las facturas emitidas se deben generar en formato XML y estar respaldadas con firma electrónica avanzada. 

Sumado a todo lo que ya hemos descrito, la factura debe contar con algunos datos y pasos determinantes:

• Código Único de factura Electrónica (CUFE) 
• Ítems de la transacción documentada.
• Validación y autorización por parte de la DGI antes de enviarse al cliente.

Siempre, la mejor recomendación para llevar esto de manera ideal, será asesorarse y tener un software administrativo de confianza, algo de lo que hablaremos en un momento.

Cómo incide la causación

La causación es el principio contable que determina que una transacción se reconoce en el momento en que ocurre, y no cuando se paga. En el contexto de la facturación electrónica Panamá, esto significa:

• Reconocimiento contable inmediato: Al emitir la factura, se registra automáticamente en el sistema contable como ingreso o gasto, según corresponda.

• Precisión en reportes fiscales: Cumplir con lo anterior, evita errores para las empresas, al declarar ITBMS (Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios) y el ISR (Impuesto Sobre la Renta)

• Integridad documental: La causación de facturas electrónicas en Panamá permite vincular cada comprobante con su asiento contable, lo que reduce riesgos en procesos de auditoría. 

Siempre entender será más fácil por medio de un ejemplo, así que veámoslo a continuación. Una empresa que factura un servicio el 28 de febrero, pero recibe el pago el 15 de marzo, registra el ingreso en febrero (fecha de emisión) gracias al principio de causación, esto permite que toda la información contable quede marcada en el día adecuado. 

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Configuración en sistemas contables

Para que la causación se integre de forma correcta con el proceso contable digital, el sistema de facturación debe cumplir ciertos requisitos:

Parametrización de cuentas y centros de costo: Esto incluye dos puntos importantes, el primero es asignar automáticamente cuentas de ingresos, costos y gastos según el tipo de factura. El segundo es definir los centros de costos para que se generen reportes por unidad de negocio. 

Integración con facturación electrónica: Aquí el sistema debe recibir los datos en tiempo real desde el PAC o el SFEP. De esta manera se conseguirá la validación del CUFE y el XML antes de registrar la transacción. 

Automatización de impuestos: Otro de los aspectos cruciales es lograr el cálculo de los impuestos de manera inmediata, permitiendo así aplicar las normativas vigentes.  

Control de períodos contables: Con el fin de que los errores humanos no alteren las facturas, el sistema debe bloquear las modificaciones para evitar inconsistencias 

Con un software como CUENTI, en el cual profundizaremos en el siguiente punto, estas configuraciones se establecen desde el inicio, reduciendo los errores y asegurando que este proceso funcione de forma fluida.

Conoce toda la innovación que tiene CUENTI para la implementación de causación en facturación electrónica en Panamá. Solicita tu Demo ahora mismo. 

Integración ERP recomendados

La implementación de la causación y la facturación electrónica en Panamá es más eficiente cuando se utiliza el software adecuado, por esta razón les damos ejemplos de las mejores opciones que hay en la actualidad.

CUENTI

Es la plataforma más avanzada en cuanto a causación de facturas y otros procesos, permitiendo la importación del archivo XML o el CUFE de la factura de manera sencilla y práctica.

Esto reduce la cantidad de posibles inconsistencias, y de paso, permite el cumplimiento de la normativa DGI. Este es un sistema completo que brinda todas las facilidades para diferentes tipos de negocio, tanto a nivel contable como administrativo. 

Alegra

Un software que facilita el manejo de ingresos y gastos, además de mantenerse al día con las normativas fiscales del país. 

GuruSoft

Esta es una empresa ecuatoriana con presencial en diferentes países de la región y tiene como foco automatizar la facturación, con el fin de que los clientes se centren más en la estrategia de sus negocios. 

¿Qué se logra al tener un sistema confiable para la causación de facturas?

• Sincronización en tiempo real entre facturación y la contabilidad.
• Reducción de tareas manuales, permitiendo el enfoque en otros aspectos de los negocios.
• Mayor control fiscal y financiero.
• Acceso a reportes consolidados para análisis estratégico.

Aquí seremos sinceros, CUENTI es el aliado ideal para todo tipo de negocios, generando pocas fricciones técnicas, alineado con la DGI y de paso con una alta eficiencia operativa.

Control y auditoría fiscal

Sumado a todo lo que hemos descrito, hay un aspecto determinante que está vinculado a la correcta causación de facturas electrónicas en Panamá y es la facilidad en los procesos de auditoría fiscal. 

Esto se da especialmente por las siguientes razones.

• Es ideal porque brinda una trazabilidad completa y detallada de todas las transacciones contables.

• Los sistemas pueden informar sobre algún tipo de inconsistencia o documentos no autorizados.

• Permite el almacenamiento de facturas e históricos tal como lo exige la ley.

De esta manera se reduce el riesgo de sanciones, agiliza los procesos de revisión fiscal y los requerimientos son atendidos de manera pronta y sencilla. 

Recomendaciones para administradores

Para implementar de forma exitosa la causación en la facturación electrónica, es necesario contemplar algunos puntos que son los que llevan a un excelente resultado, veamos.

1. Capacitar al equipo en principios de causación y normativa fiscal

Por básico que pueda parecer, es necesario que el personal que interviene en facturación, contabilidad y administración comprenda todo lo vinculado a este proceso, en especial lo que exige la Dirección General de Ingresos (DGI) en materia de facturación electrónica.

Las capacitaciones periódicas reducen errores, evitan sanciones y facilitan la trazabilidad de la información contable de los negocios. 

2. Seleccionar un sistema adecuado

El uso de un software administrativo completo y robusto es esencial para que todo el proceso de causación se haga de forma ágil, fácil y sencilla. De esta manera se evitarán los procesos manuales y por supuesto errores que pueden traer consecuencias económicas y legales. 

3. Verificar la autorización del software ante la DGI

Es muy importante que antes de seleccionar y poner en marcha algún sistema, se verifique que este se encuentra autorizado por la DGI como Proveedor de Autorización Calificado (PAC)

Lo anterior sumado a:

• El uso de formatos XML.
• Las firmas digitales.
• Los servicios web estandarizados.

4. Programar auditorías internas 

Revisar periódicamente el flujo de la facturación electrónica, así como el proceso de causación, permite que todo en la empresa esté en orden al momento de hacer los reportes solicitados por las instituciones. 

Para que esto se realice de una forma ordenada, es primordial cantar con informes detallados de cada uno de los movimientos de las empresas y negocios. 

Pregunta por los reportes que brinda CUENTI y cómo estos juegan a tu favor 

Como resumen general, la causación de facturas electrónicas en Panamá no solo es un requisito contable, sino una oportunidad para modernizar la gestión empresarial, aumentar la eficiencia y reducir riesgos fiscales. Con un socio tecnológico como CUENTI, todo este proceso se convierte en una ventaja competitiva absoluta. 

Así que ¿Ya estás listo para Contar con CUENTI?

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