Causación de facturas en Panamá: Claves para una contabilidad efectiva

La causación de facturas en Panamá representa un proceso esencial en la contabilidad para cumplir con los requisitos de la DGI (Dirección General de Ingresos) y las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).

Hoy desde CUENTI te explicaremos este concepto, los detalles de la normativa, las prácticas a nivel local y ejemplos prácticos para ilustrar todo esto. 

Así que si los negocios quieren asegurar los estados financieros y que estos muestren la situación real en cada período contable, este artículo tiene la información correcta. ¡Comencemos!

Definición de causación en el sistema contable panameño

Comencemos por explicar que la causación de facturas en Panamá hace referencia a que cada uno de los ingresos de una empresa o negocio deben quedar registrados desde el instante que se generan y no cuando ingresa el dinero.

Esto representa los siguientes puntos:

• Aceptar que el proceso transaccional ya es una realidad.
• Garantizar que los estados financieros muestren la realidad de cada tipo de negocio con todas las operaciones. 

Si bien, en un momento tendremos algunos ejemplos prácticos, en el contexto local podemos hablar de un caso para que se entienda mucho mejor. 

La compra de insumos con factura recibida en marzo, pero que se paga en abril. Esta factura se debe registrar en marzo, de esta manera se garantiza una imagen fiel del periodo y que las cuentas por pagar estén actualizadas y bajo la reglamentación legal.

Diferencia entre causación y pago

Aunque en muchos casos estos términos pueden ser confusos para algunos dueños de negocio, es importante dejar claro que causación de facturas y pago son cosas diferentes. Veamos de qué se trata. 

Causación: El registro contable de gastos e ingresos se debe hacer en el momento que ocurre, tal como lo explicamos hace un momento. 

Pago: Representa la liquidación de la obligación por medio efectivo, transferencia o algún otro medio. 

Aquí hay algunos puntos clave a considerar:

• La causación de facturas impacta los estados de resultados y balance de manera inmediata. 

• El control de cuentas por pagar se basa en los documentos causados y que deben pagarse. 

Normativa local DGI y NIIF

A nivel de facturación, la DGI (Dirección General de Ingresos), que es organismo encargado de la regulación fiscal y tributaria, ha implementado el proceso de facturación electrónica, el cual ya es obligatorio y se enfoca en:

• Disminuir los gastos de los negocios. 
• Aumentar el énfasis en innovación en todos los frentes. 
• Dar una mejor atención a los clientes. 
• Mantener al día toda la regulación fiscal.

En todo esto entra la causación de facturas en Panamá, ya que al tener procesos automatizados, aspectos como el registro de ingresos y cuentas pendientes se tienen en orden y actualizadas mes a mes.

Por su parte, las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) tienen como foco que la información financiera sea totalmente transparente, permitiendo que los negocios, establecimientos y entidades oficiales tomen decisiones basadas en la realidad. 

Además de lo anterior, esta normativa también ayudan a:

• Disminuir o facilitar las prácticas contables que se usan en diferentes lugares. 

• Permite que las empresas sean mejor vistas por inversionistas, por lo que la capacidad de crecimiento es mayor. 

Es importante tener en cuenta que para la implementación de las NIIF, es necesario tener todos los aspectos financieros al día. Esto incluye la causación de facturas y demás aspectos legales relacionados con los periodos requeridos por la normativa. 

Esto también te interesa: Cómo hacer el registro en la DGI Panamá

Ejemplos prácticos en ERP

La causación de facturas en Panamá puede gestionarse de forma eficiente a través de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Estas son en actualidad herramientas claves para automatizar procesos contables y cumplir con la normativa de la DGI. 

Por ejemplo, al usar de forma adecuada un sistema como el que brinda CUENTI se logran registrar gastos o ingresos en el momento que ocurren, facilitando la trazabilidad, el control y la auditoría de todo tipo de negocios. 

Lo anterior se consigue gracias a: 

• Ingresar la información correcta.
• Verificación automática.
• Generación del proceso contable.
• Registro como débito o cuentas por pagar.
• Control del pago en las fechas establecidas. 
• Generación de informes automáticos. 

De esta manera se tiene un orden, sin pérdidas de información. 

Veamos un ejemplo práctico para comprender mucho mejor

Imaginemos un minimarket que contrata un servicio de fumigación mensual. El proveedor emite una factura electrónica por B/.160.50 (incluyendo ITBMS), con fecha del 5 de julio. Aunque el pago se realiza el 20 de julio, la factura se registra en el sistema de CUENTI el mismo día de emisión, siguiendo el principio de causación de facturas en Panamá que ya explicamos.

Al ingresarla en el módulo de compras, el ERP hace el proceso de validación automática, para que todos los datos sean correctos y genera el asiento contable correspondiente, cargando el gasto y el ITBMS, y acreditando las cuentas por pagar Panamá. 

Cuando se realiza el pago, el sistema lo registra como un movimiento bancario que salda la deuda, sin duplicar el gasto.

Además de todo esto, al final del mes, el sistema, en este caso CUENTI, permite generar reportes con el resumen de los gastos, proveedores y obligaciones pendientes. Este tipo de automatización no solo asegura el cumplimiento normativo con la facturación electrónica Panamá, sino que también mejora la visibilidad financiera del negocio.

Errores frecuentes en causación

Si bien este no debe ser un proceso complejo para los negocios panameños, en algunas ocasiones se pueden presentar errores, algunos de los más habituales son los siguientes:

• Realizar un registro de una factura en una fecha diferente a la real.
• Uso de cuentas contables no adecuadas para el proceso de asiento contable. 
• Documentación incorrecta que genere inconsistencias a nivel de auditorías. 
• No diferenciar las facturas finales de las causaciones, por lo que se pueden generar confusiones que pueden impactar de manera negativa cada negocio.

Para evitar estos errores, es importante la implementación de controles internos y por supuesto contar con un software administrativo que se encargue de tener todo al día. 

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Buenas prácticas para contadores y administradores

Los administradores y contadores son una pieza clave en los procesos legales de las empresas, esto cada uno de los puntos que hemos mencionado en este artículo. Es por eso que resulta importante que se tengan algunas prácticas adecuadas y estas son:

1. Establecer un proceso claro y documentado

Para cumplir este primer punto, se requiere tener un flujo de trabajo definido desde que se recibe una factura hasta su registro y pago. Esto es clave para evitar errores.

2. Utilizar un ERP adaptado a Panamá (CUENTI es la mejor opción)

Contar con un sistema de gestión que automatice la causación de facturas es ideal para ahorrar tiempo, cumplir las normativas del país y disminuir los errores. Por este motivo, el ERP debe estar alineado con los requisitos de la DGI y facilitar reportes en tiempo real de las cuentas por pagar en Panamá.

Todo esto y mucho más lo permite CUENTI, que asegura una visión completa de los negocios desde cualquier dispositivo móvil.

3. Conciliar periódicamente las cuentas por pagar

También es necesario revisar y programar mensualmente los saldos pendientes con los proveedores. Esto ayuda a detectar facturas no registradas, pagos duplicados y otros de los errores que marcamos hace un momento en la causación. 

Además de lo anterior, se logra tener un mejor control de flujo de caja y tomar mejores decisiones.

Otras buenas prácticas son:

• Capacitar al equipo en la normativa local y en todo lo relacionado con las NIIF.
• Tener respaldos digitales de los diferentes procesos contables.
• Auditar el funcionamiento de los negocios de forma regular. 

La causación de facturas en Panamá es un proceso central para la contabilidad efectiva de los negocios, está alineado con la normativa DGI e Internacional (NIIF).

Su correcta aplicación permite que empresas panameñas lleven registros oportunos, precisos y auditadles. La integración de todo esto con la facturación electrónica y un excelente software administrativo, no solo evitan los errores, sino que garantiza una gestión transparente y confiable, aportando a la salud financiera. 

Para conocer más aspectos que son claves para el desarrollo efectivo de los negocios panameños, puedes visitar nuestra Web. De igual manera, en las redes sociales, Instagram, Facebook, y YouTube tienes tips y tutoriales para aplicar en el día a día.