Cómo organizar efectivamente bodegas de materiales

La organización efectiva de las bodegas de materiales representa un aspecto crucial de las empresas y negocios de cara a la productividad y rentabilidad.

Aquí se debe entender que no se trata solo de organizar productos en determinada ubicación o forma. Todo lo que allí ocurre influye en los procesos, en la capacidad de respuesta, en los costos y la atención al cliente. 

¡Así que para comprender cómo todos estos aspectos mejorarán con una gestión adecuada, lee este artículo!

Gestión efectiva de espacios: rediseñando bodegas de materiales

El punto más importante al momento de hablar de negocios es la rentabilidad. Por esta razón y para conseguir generar un vínculo entre esto y las bodegas de materiales, es necesario considerar ciertos detalles en cuanto al diseño:

Espacio y almacenamiento: Es fundamental saber con las dimensiones que se cuenta en pro de aprovechar al máximo cada rincón. Aquí es de gran ayuda calcular si las estanterías y sistemas de almacenaje cubren toda la altura de la bodega.

Distribución adecuada: Sumado al punto anterior, es vital que los productos estén almacenados de forma que aquellos que sean más recurrentes estén en un espacio puntual. Aquí entra en juego la posibilidad de tener secciones o estantes específicos para cada tipo de producto.

Acceso a la mercancía: Para que esto sea funcional es muy importante que los empleados de cada negocio tengan como manipular de manera sencilla todos los productos. Esto se menciona porque a mejor acceso, menor tiempo invertido al estar en las bodegas, además de la disminución de errores y reprocesos. 

La disponibilidad de elementos dentro de una bodega y la gestión efectiva del espacio también contempla:

• Las zonas de carga y descarga de mercancía.
• La zona de recepción o revisión de los productos.
• El espacio de almacenamiento que mencionamos hace un momento.
• La zona de preparación de pedidos.
• Espacio de envíos.

Por supuesto que todo esto dependerá de las necesidades y capacidad instalada de cada negocio. No serán lo mismo las bodegas de materiales de un gran supermercado a la que pueda tener una pequeña distribuidora. 

Además, es importante recordar que todo espacio vacío o inutilizado representa dinero para el negocio, así que la distribución de cada zona es determinante. 

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Codifica tus mercancías de forma adecuada

Con el espacio definido y ajustado, el segundo punto es el etiquetado de los productos, algo sustancial en el orden de las bodegas de materiales.

Veamos cómo hacerlo de la mejor forma:

• Usar códigos claros: Es muy importante utilizar códigos de barras o alfanuméricos que sean lógicos y comprensibles, todo con el fin de reducir los tiempos de almacenamiento y búsqueda.

• La información como aliada: Incluir detalles como el nombre del producto, el lote y la fecha de caducidad hace la diferencia de cara a la operatividad de cada negocio.

• Mejorar la visibilidad: Las etiquetas de los productos deben estar en un lugar visible y deben ser de fácil acceso para el personal. Aquí también se puede recurrir a soluciones visuales como colores o códigos específicos de las áreas donde se guardan ciertos productos. 

• Usar sistemas de escaneo: Es recomendable que las etiquetas estén conectadas con un sistema de gestión que tenga incluida alguna tecnología de escaneo.

• Automatizar procesos: Conseguir el uso adecuado de un software en una bodega representa un salto crucial a nivel operativo. En un momento se profundizará en este aspecto para comprenderlo mejor, ya que es importante que la tecnología esté en la cotidianidad de los negocios.

Aplicar lo anterior agilizará la identificación de las mercancías, aumentará la precisión del inventario, optimizará los espacios y permitirá preparar los pedidos de forma eficiente.

Antes de continuar conoce esto: 5 Claves para Llevar un Inventario de Bodega Preciso y Sin Errores

Implementa un sistema de almacenamiento adecuado

El tercer aspecto clave para organizar efectivamente bodegas de materiales, es el uso de diferentes métodos que permitan que los productos:

• Se mantengan ubicados y distribuidos de una forma adecuada.
• Tengan una rotación constante.
• No presenten una acumulación innecesaria o prevista.
• No se pierdan o deterioren.

Algunas de las estrategias que ayudan a lo anterior son:

ABC: Con este método se busca que se prioricen los productos de acuerdo con la cantidad y el valor que representan. Por ejemplo, los de clase A suelen ser el 20% del inventario, pero su valor llega hasta el 80%, mientras que los de la clase B representan un 40% de los artículos y su valor es del 15%. Por último, los de la clase C constituyen el 40%, pero su valor solo es de un 5%.

FIFO o PEPS: La estrategia Primeras Entradas-Primeras Salidas, busca que los primeros artículos que ingresan al almacén, deben ser también los primeros en salir a la venta o producción. Aquí juega un papel fundamental el uso adecuado de la tecnología, permitiendo un rastreo eficiente de este tipo de información. 

EOQ o cantidad económica de pedido: Con este método se debe determinar el monto de pedido, el cual puede ayudar a reducir los costos de inventario, teniendo en cuenta la demanda, la frecuencia de uso y el tiempo en que se agotan los materiales o productos. Bajo esta metodología se busca que las bodegas tengan las cantidades adecuadas, sea en stock o para despachar.  

Conteo cíclico: Por último, esta estrategia tiene como fin realizar un recuento frecuente del inventario con el objetivo de que todo haya sido contado al menos una vez en un periodo determinado. Los periodos más comunes para hacerlo son entre 3 y 6 meses o una vez al año.

Recurre a la tecnología: software contable para bodegas de materiales

Tal como lo mencionamos, el uso eficiente de la tecnología para organizar bodegas de materiales es determinante y necesario en la actualidad. Desde Cuenti, entendemos esto y por eso explicamos aquellas cosas que se pueden automatizar en los procesos:

• Clasificar la mercancía diferenciándola por categorías y subcategorías.
• Establecer un sistema de códigos de inventario único para cada material.
• Registrar cada entrada y salida de materiales.
• Actualizar en tiempo real todos los cambios que se den en el inventario.
• Generar informes para tomar decisiones precisas y argumentadas.
• Integrar el inventario con los proveedores para facilitar la gestión de pedidos.
• Configuración de alertas para recibir notificaciones cuando ciertos productos o materiales se estén acabando y haya que surtir de nuevo.
• Realizar análisis automáticos de la rotación y demanda de cada uno de los productos o materiales de los negocios
• Estimar cuáles son los beneficios al realizar los cambios en la ubicación de los productos.

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Con todo lo visto hoy, organizar efectivamente bodegas de materiales es un punto clave en la operatividad de un negocio o empresa. Tener este aspecto en condiciones adecuadas, es uno de los primeros pasos para lograr éxito económico, logístico y de cara a los clientes.

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