Cómo implementar la factura electrónica en Panamá con CUENTI

En Panamá todas las empresas y negocios reconocen desde hace un tiempo la obligación de la factura electrónica por parte de la Dirección General de Ingresos (DGI). Esta es una medida que tiene como principal objetivo actualizar el sistema tributario y de paso mejorar la fiscalización de los procesos. 

La realidad es que aun su implementación genera muchas preguntas al momento de aplicarla. Por eso, desde CUENTI te mostramos no solo la información necesaria, sino que te ayudamos a realizar un montaje adecuado. 

Toma nota, porque si estás aquí es porque necesitas cumplir con la DGI y la factura electrónica y nosotros te ayudaremos a entender todo de forma sencilla. 

¿Qué es la factura electrónica aprobada por la DGI?

Si alguno es nuevo en todo este tema de la factura electrónica, lo primero que debe comprender es de qué se trata. Este es un sistema que tiene diversos focos y que permite:

• Generar facturas de forma digital.
• Garantizar su envío y manejo.
• Almacenar información de forma segura.
• Eliminar la necesidad de llevar procesos en cuadernos, hojas de papel o incluso en Excel.

Lo que busca este sistema, que ya es de obligatorio cumplimiento para las empresas, es mejorar la ejecución de las normativas fiscales, además, según la propia DGI se enfoca en:

• Reducir gastos para las empresas y negocios.
• Priorizar la innovación en todos los rubros.
• Mejorar el servicio que se le brinda a los clientes.
• Ayudar a que el consumidor final tenga mayor seguridad con su información. 
• Minimizar el riesgo de recibir facturas falsas o realizar pagos duplicados.
• Facilitar la conservación del medio ambiente al usar menos papel.
• Agiliza los pagos a proveedores.
• Brindar un mayor control de inventario y otros procesos asociados.
• Impulsar el e-commerce a nivel nacional.

Para que este proceso sea válido completamente debe cumplir algunos requisitos generales, entre los que se encuentra, un formato, autorizaciones por parte de quienes operan el sistema de manera legal, un código de identificación de la factura y otros detalles que se verán en el siguiente punto. 

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Paso a paso para cumplir con la normativa panameña

Ahora que ya hay mayor claridad sobre qué es la factura electrónica, es necesario identificar los detalles que menciona la norma para poderla implementar en cualquier tipo de negocio.

Veamos con qué se debe cumplir:

Estar registrado y tener autorización: Cada empresa debe registrarse de manera adecuada en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la DGI. Además, los negocios deben ser avalados como Emisores de Facturas Electrónicas por medio de una solicitud.

Contar con proveedor avalado: El segundo aspecto crucial es contar con un Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica (PSFE) autorizados por la DGI. CUENTI es la mejor opción para todo tipo de negocios que se desarrolla en Panamá y en un momento explicaremos por qué.

Además de lo anterior, las empresas también pueden optar por desarrollar su propio sistema de facturación electrónica. 

Aspectos técnicos a considerar

Entrando un poco más en los detalles de ejecución hay algunos puntos que es fundamental tener presentes.  

Formato y seguridad: La DGI exige que las facturas electrónicas se generen en formato XML. Además, cada una debe estar firmada electrónicamente utilizando una firma electrónica avanzada, esto garantiza la autenticidad del documento emito.

También es necesario que las empresas tengan un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida por la DGI.

¿Qué información debe llevar la factura electrónica?

Los datos fiscales y comerciales que menciona la normativa son:

Identificación de la Factura Electrónica: Aquí se incluyen datos obligatorios como versión del formato de la factura y el identificador único de la misma que es el Código Único de factura Electrónica (CUFE). 

Identificación de tipo y datos generales de la transacción: Aquí se deben incluir los datos generales de la transacción, datos del contribuyente emisor, así como la información del contribuyente receptor.

Además de campos opcionales como los datos de factura en caso de exportación, datos de documentos fiscales referenciados en caso de notas de crédito y débito; e información de los contribuyentes autorizados a descargar las facturas y sus eventos.

Descripción de los ítems de la transacción documentada: En este punto los campos se refieren a la información de cada producto o servicio. Con esto se hace referencia a:

• Descripción.
• Cantidad.
• Precio.
• Tasas e impuestos a nivel.

Para complementar los campos que acabamos de mencionar, se deberán incluir:

• Descripción de los subtotales y totales de la transacción documentada, así mismo como descuentos o bonificaciones.

• Incluir un código QR para verificar que la factura sea autorizada.

• Otra información comercial como entregas, garantías o promociones.

Autorización y seguimiento

Para el cumplimiento de la norma, cada factura electrónica debe ser validada y autorizada por la DGI antes de enviarse al cliente. Este es un proceso que se hace de manera automática. Las autoridades legales asignan un número único, el cual debe ser incluido en el documento.

Finalmente, las empresas deben presentar de manera obligatoria reportes periódicos a la DGI sobre cada factura electrónica emitida y recibida. Es importante recordar que a nivel fiscal se pueden realizar auditorías electrónicas para verificar el cumplimiento de las obligaciones.

Antes de continuar te recomendamos: Cumple con Facilidad tus Obligaciones Fiscales en Panamá

Optimización de procesos administrativos con CUENTI

A partir de cada uno de los aspectos mencionados, es crucial que al momento de elegir un proveedor, este permita que todo el proceso esté en orden, tanto en lo legal como a nivel operativo. 

En este caso, CUENTI es la herramienta ideal para cumplir con todo lo que se ha descrito en este artículo y en cualquier tipo de negocio en Panamá. Su plataforma facilita la implementación de la factura electrónica y optimiza los diversos procesos. 

Veamos cómo se ve reflejado en la realidad de una empresa eso que acabamos de decir.

Automatización de la facturación: El software de CUENTI permite generar y enviar facturas electrónicas de manera automática, reduciendo errores y ahorrando tiempo.

Cumplimiento normativo garantizado: Todas las especificaciones de la DGI que fueron explicadas en este artículo son cumplidas por esta solución. Por lo tanto, los negocios tienen la completa tranquilidad de estar al día en los requisitos legales. 

Integración con software contable: Otro de los aspectos importante es posibilidad de facilitar la gestión financiera de toda la empresa, todo a través de integraciones que mejoran todos los procesos internos desde una sola plataforma. Aquí se incluyen procesos como inventarios, nómina y ventas.

Software en la nube: El almacenamiento seguro de la información es crucial tanto para la factura electrónica como para todos los procesos internos de un negocio. CUENTI no solo garantiza su disponibilidad, sino que esta puede validarse desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Finalmente, algo que resulta muy importante es el acompañamiento durante el proceso de implementación, así como el soporte posterior. Aquí CUENTI se encarga de hacer todo para que cada cliente tenga todo lo necesario antes, durante y después de elegir su software. 

Para conocer más puedes agendar una demo exclusiva y así ver cómo CUENTI se adapta a la realidad de tu empresa.

Como se pudo ver en nuestro artículo, conseguir una factura electrónica que cumpla con todos los detalles fiscales, requiere atención y cuidado para hacer el proceso óptimo. Es aquí donde un aliado estratégico y autorizado es un punto clave para que todo sea más sencillo.

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