Cómo Evitar Multas de la DGI por Facturación Electrónica: Guía Práctica para Empresas

Las multas de la DGI por facturación electrónica, son una realidad que todo empresario debe tomar muy en serio. Esta no es solo una herramienta moderna que permite optimizar procesos y el manejo de la información, sino que es un requisito obligatorio y no se puede dejar pasar por alto.

Pero para que esto no sea un dolor de cabeza y con el fin de hacer la vida de los dueños de negocios más sencilla, este artículo les ayudará a evitar contratiempos.  Aquí conocerán las principales razones por las que la DGI Panamá puede sancionarlos o multarlos, los errores más comunes en los que no deben caer, y cómo la tecnología puede ser un aliado para mantener las empresas al día con la normativa.

Veamos cómo todo puede ser más simple, fácil y sencillo de lo que se cree, con esta guía práctica. 

¿Por Qué la DGI Puede Sancionar por Factura Electrónica?

Comenzaremos comprendiendo, tal como se ha visto en otros artículos, que la Dirección General de Ingresos (DGI) tiene como principal función asegurar el cumplimiento tributario en el país. 

En el caso de la facturación electrónica, este es un proceso obligatorio para las empresas que desempeñan actividades económicas a nivel nacional. Este es un aspecto que está vinculado a pequeños, medianos y grandes empresarios. 

Y para entender más, es necesario identificar que hay multas y sanciones asociadas a este proceso, las cuales explicaremos a continuación:

¿Qué son las multas?

Estas son penalizaciones en efectivo que se impone por un incumplimiento de una obligación tributaria, o por contravenir a una ley establecida o un arreglo de pago que se ha pactado. 

¿Qué son las sanciones?

Estas ya son medidas pecuniarias por infracciones a las disposiciones contenidas en el Código Tributario o en las leyes tributarias. Aquí se contemplan acciones como cierre temporal de los establecimientos, lo cual lo impone la Administración Tributaria o el Juez competente.

Luego de entender esto, la pregunta recurrente entre los dueños de negocios es, ¿en qué casos me pueden multar o sancionar? Veamos a la siguiente tabla*.

*Tabla tomada de la Dirección General de Ingresos

Otros aspectos vinculados a las sanciones son:

• No emite reporte Z.
• Doble Facturación.
• Tiene equipo fiscal, pero no registra la venta.
• No tiene equipo fiscal y por ley debe tenerlo.
• Equipo fiscal no tenga DC/CTD.
• Equipo fiscal sin transmitir al PLACEF.
• Equipo fiscal tiene información que no concuerda con el aviso de operaciones (RUC, dirección, razón social)

Requisitos Clave para Cumplir con la Normativa de Facturación Electrónica por parte de la DGI

El primer paso para que todo lo descrito en el punto anterior no se convierta en realidad es cumplir con aquellos aspectos que indica la ley. Así que es tiempo de tomar nota para estar al día:

• Registrarse de manera adecuada en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la DGI.

• Estar avalado como Emisor de Factura Electrónica por medio de una solicitud.

• Tener un proveedor de Servicios de Facturación Electrónica (PSFE) que sea autorizado por la DGI.

• Las facturas se deben generar en formato XML y estar respaldadas con firma electrónica avanzada. 

• La factura debe tener información completa, desde Código Único de factura Electrónica (CUFE) hasta los ítems de la transacción documentada.

• Finalmente, la factura electrónica debe ser validada y autorizada por la DGI antes de enviarse al cliente.

Lo mejor para cumplir cada uno de estos puntos es asesorarse de manera adecuada y profesional, de eso hablaremos en un momento. 

Errores Comunes en la Facturación Electrónica y Cómo Solucionarlos

A pesar del carácter obligatorio de la facturación electrónica, los negocios pueden caer de manera frecuente en fallos que les representan contratiempos y pagos de multas como las que vimos anteriormente. 

Algunos de los más comunes son:

• Emitir facturas fuera del sistema autorizado.
• Duplicidad de facturas o errores en su numeración.
• No tener un completo respaldo digital de los comprobantes de factura.
• Tener la firma electrónica no válida o caducada.
• Errores en cálculos que afecten la contabilidad. 
• Presentar fechas incorrectas. 

La mejor forma de solucionar todos estos puntos y algunos más que se pueden causar estragos en los negocios, es automatizar la facturación e integrarla con los demás procesos de las empresas. 

Esto ayudará a tener todo a día, enfocarse en el manejo de una sola herramienta y de paso tener la trazabilidad completa y administrativa.

Para que entiendas cómo CUENTI puede ser ese software administrativo ideal para cada tipo de negocio, sigue leyendo que en un momento conocerás las ventajas de usarlo. 

Beneficios de Cumplir con la Normativa de Factura Electrónica

Más allá de evitar las multas y sanciones, estar al día con la facturación electrónica, tal como lo indica la DGI, trae consigo aspectos positivos, que es en realidad el foco que desde el punto de vista legal se le ha dado a este cumplimiento. 

Así que si no solo se trata de acatar la norma, sino de ver todo desde un ganar para todas las partes, por eso los aspectos a resaltar son:

• Reducción los gastos vinculados la facturación para los negocios.
• Impacto de forma positiva en el servicio que se le da a los clientes. 
• Se logra un enfoque de innovación y progreso. 
• Manejo de la información de manera ordenada tanto para los dueños de los negocios, como para los consumidores y las autoridades legales.
• Priorizar la legalidad y el manejo de datos seguros.
• Este sistema ayuda a que los pagos y los procesos sean más sencillos.
• Mejora notable en el manejo contable de las empresas. 
• Aumento de la confiabilidad por parte de clientes y proveedores. 
• Reducción del uso de papel y por consiguiente ser una empresa que beneficia el medio ambiente. 

Con lo visto, el estar al día con toda la reglamentación fiscal y en especial con todo lo relacionado con la factura electrónica, se convierte en la mejor forma de hacer crecer los negocios en Panamá.

CUENTI te Ayuda a Prevenir Multas de la DGI con su Software Administrativo

Ahora que el panorama está completamente claro de cara a las sanciones y multas, así como la importancia de estar al día en todos los puntos de la facturación electrónica indicados por la DGI. Es tiempo de comprender cómo CUENTI puede ser el mejor aliado y de esta manera prevenir estar en estos procesos. 

CUENTI es mucho más que un sistema de facturación, es un software administrativo completo para diferentes tipos de negocios y con el que las empresas no solo estarán al día con las solicitudes legales, sino que además:

• Emitirán facturas en segundos.
• Llevarán un control detallado de la contabilidad, los gastos, impuestos, clientes y proveedores en un solo sistema.
• Mantendrán un inventario actualizado en todo momento.
• Reducirán de forma notoria los errores, evitando así dificultades con las autoridades y a nivel interno.  
• Tendrán la oportunidad de automatizar más de 70 reportes que permiten tomar mejores decisiones de cara al funcionamiento de cada negocio. 

CUENTI es la herramienta adecuada para administrar de forma completa un negocio y mantener todo al día, tal como se exigen en el país. Es precisamente por estos motivos que las sanciones y multas de la DGI ya no serán una preocupación y el enfoque será el crecimiento de la empresa. 

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A partir de todos los puntos abordados en este artículo, entendemos que las multas de la DGI por facturación electrónica pueden traer serias dificultades si no se toman las medidas adecuadas. Para que no haya riesgo de pagar grandes sumas de dinero o que cierren un establecimiento, lo mejor es estar bien asesorado y hacer todo por la vía legal. 

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