Cómo Simplificar el Proceso de Remisiones en tu Negocio

Las remisiones juegan un papel clave en el control interno y contabilidad de un negocio, permitiendo que todo funcione de forma correcta. Su buen manejo y orden garantizan una estabilidad financiera para cada establecimiento. 

Si a lo anterior le sumamos un manejo más eficaz por medio de la tecnología, los procesos empresariales serán más precisos.

Desde CUENTI estamos seguros de que al automatizar las remisiones de tu negocio, todo fluirá mejor, la información estará segura y los errores se reducirán. 

Por todo esto, hoy hablaremos de los retos al llevar este tipo de documentos y cómo la tecnología será una gran aliada. No pierdas ningún detalle y lee este artículo hasta el final.

¿Por qué es esencial tener un proceso de remisiones organizado?

Inicialmente, debemos explicar de forma sencilla que las remisiones son documentos que se pueden usar como comprobante de compra, sus principales características son:

• Se realiza cuando uno o varios artículos se entregan al comprador por parte del vendedor. 

• Este documento no tiene un valor a nivel tributario, por lo que se maneja para el control interno y entre quienes interactúan a nivel comercial.

• A pesar de no tener una participación oficial en cuanto al aspecto fiscal, esta herramienta permite usarse en distintos tipos de comercio, por lo que es muy versátil. 

Por estos motivos, tener el proceso de remisiones en orden garantiza:

Tener un inventario actualizado: Los proveedores suelen enviar remisiones con cada uno de los productos enviados al negocio. Lo anterior, permite validar si los artículos fueron entregados en su totalidad, lo cual asegura un inventario verificado.

Respaldo de información: Es normal que en todo tipo de negocios se tengan reclamaciones o se verifique información sobre entregas, pedidos e incluso errores. Las remisiones son ideales para tener pruebas de los productos entregados o recibidos, además para ajustar algún error de cara a la facturación.

Contar con datos completos: Por último, realizar una remisión de forma adecuada es otra manera de tener información actualizada, esto se da porque el documento debe contener:

Datos de la empresa:

• Nombre o razón social
• Dirección fiscal
• Número de teléfono
• Correo
• Fecha de compra 
• Número de identificación de la remisión
• Firma de quien entrega. 

Datos del cliente:

• Razón social o nombre
• Dirección
• descripción de productos, aquí se detalla el tipo de producto y la cantidad.
• Total de la compra.
• Firma del cliente aprobando lo recibido.

Con cada uno de los puntos explicados y aplicados, la eficiencia empresarial aumenta, la información es transparente y los dolores de cabeza se reducen. 

Esto también te interesa: Control interno contable

Los retos frecuentes al gestionar remisiones

Si bien las remisiones son de gran aporte, también suponen retos a nivel empresarial, conocerlos lleva a saber manejarlos. Algunos de los más frecuentes son:

Documentos no estandarizados: No tener un formato oficial puede casuar inconsistencias, reprocesos y errores de validación de la información.

Detalles de productos: También es habitual que se omitan cantidades, unidades de medida, descripciones o códigos internos, lo que complica el control de inventario y la facturación.

Remisión y factura desvinculadas: Si el proceso de facturación no se genera a tiempo o no se hace referencia a la remisión de forma adecuada, esto puede generar errores de concordancia, lo que deriva en dificultades de cara al proceso fiscal con la DGI (Dirección General de Ingresos).

Pérdida de archivos: La mala gestión de los documentos es otro de los desafíos al manejar remisiones, esto representa pérdida en la trazabilidad de entregas y como resultado alguna sanción puede llegar debido al incumplimiento fiscal.

Control detallado de todas las remisiones: Cuando las remisiones son solo unas cuantas no hay dificultad, pero cuando se hablan de cientos o miles de documentos la situación cambia. Es por esta razón que en algunos negocios, el área contable no sabe de las remisiones emitidas por logística o ventas, lo que impide un control cruzado adecuado.

Gestión manual y no automatizada: Llevar todo este proceso de forma manual, sea en papel o Excel, aumenta las posibilidades de caer en errores constantes. Por lo tanto, la falta de un sistema efectivo, puede representar, dificultades fiscales, retrasos en las operaciones, reprocesos constantes y por supuesto pérdida de dinero. 

Antes de continuar te recomendamos: Programas para llevar la contabilidad de un negocio en Panamá

Cómo CUENTI optimiza la administración de remisiones

Con todo lo visto, y con el fin de reducir errores y las dificultades legales, un sistema automatizado para organizar las tareas resulta clave.

CUENTI y su completo, pero sencillo software, hacen posible que el manejo de las remisiones sea fácil, intuitivo, eliminando errores y pérdidas de documentos.  ¿Cómo lo hace?

Creación rápida y sin errores: Esta herramienta genera remisiones en segundos, con una numeración automática y campos predefinidos que ayudan a tener la información estandarizada. 

Control total de tus documentos: Todas las remisiones realizadas quedan registradas en una sola plataforma, evitando de esta manera pérdidas o duplicaciones.

Firma digital y trazabilidad: Con CUENTI puedes obtener confirmaciones de recepción sin necesidad de documentos físicos.

Integración con inventario: Algo muy importante es que, como lo explicamos anteriormente, las remisiones impactan el inventario. Lograr la optimización de procesos evita las inconsistencias en el stock. 

Cumplimiento fiscal asegurado: CUENTI es ideal para cumplir con las regulaciones locales, asegurando que las remisiones se archiven y se relacionen con la factura correspondiente.

Accesibilidad y control en la nube: Tener la información en la nube es ideal para consultar datos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

Para que entiendas de forma más clara y veas las bondades de esta herramienta, dejamos un instructivo del paso a paso para realizar una remisión. 

Por todos estos motivos y otros más que puedes conocer probando de forma gratuita el software de CUENTI por 7 días, la administración de remisiones deja de ser un proceso tedioso, en el que se invierte mucho tiempo y se convierte en una tarea sencilla, rápida y sin errores.  

Si tienes dudas o quieres conocer alguna funcionalidad para tu negocio, déjanos un comentario o ingresa a nuestra Web para mayor información. Además, en nuestras redes sociales Instagram, Facebook, y YouTube te dejamos tips que puedes aplicar de forma fácil.