Inventario de bares: aprende a manejarlo de forma correcta

Un control preciso del stock es esencial para la operación eficiente de cualquier negocio. Pero llevar un inventario de bares de manera precisa no es una tarea fácil, a menos que tengas las herramientas adecuadas. 

Hay diferentes factores que entran en juego, como la cantidad de productos, la capacitación del personal y los errores naturales que se tiene al realizar ciertas actividades. 

Por estos motivos, desde CUENTI, queremos mostrar cómo crear y manejar un formato de inventario de bares. El objetivo es optimizar la gestión de las operaciones y mejorar la realidad logística de los negocios. 

No dejes pasar esta información que puede marcar un antes y un después en todo lo que haces. 

¿Cómo diseño un formato de inventario de bares funcional?

Como se mencionó al comienzo, un correcto inventario de bares tiene diversos factores asociados y llevarlo de manera ordenada representa para este tipo de establecimientos:

• Evitar pérdidas económicas y desperdicio de productos.
• Optimización de compras y relaciones con los proveedores.
• Mejorar la rentabilidad.
• Llevar un control detallado de todo lo que sucede en el negocio a nivel contable, logístico y operativo. 

Veamos algunos puntos claves para que esto sea una realidad.

Definir la información clave

Por evidente que pueda parecer, los datos generales de la operación son necesarios y con esto nos referimos a definir de forma manual:

Información del bar: Incluye el nombre del bar, la fecha del inventario y el nombre del responsable.

Sección de bebidas: Aquí es importante dejar en claro todos los detalles asociados como:

• Categoría: Representa la categoría a la que pertenece la bebida (destilados, licores, cervezas, vinos, etc.).
• Bebida: Aquí se especifica el nombre de la bebida.
• Marca: Registra la marca de cada una de las bebidas.
• Unidad: Indica la unidad de medida en que se contabiliza la bebida (botella, litro, galón, etc.).
• Cantidad inicial: Permite registrar la cantidad de unidades que hay en stock al inicio del período de inventario.
• Proveedor: Aquí se debe discriminar el nombre de cada proveedor.
• Fecha de Compra: Espacio para la fecha en que se adquirió el producto.
• Cantidad final: En este apartado se tendrá en cuenta la cantidad de unidades que quedan en stock al final del período de inventario.
• Consumo: Calcula la diferencia entre la cantidad inicial y la cantidad final para determinar el consumo durante el período.
• Precio unitario: Aquí se debe registrar el precio de compra de cada unidad de la bebida.
• Costo total: Por último se determinará el costo total del consumo multiplicando el precio unitario por la cantidad consumida.

Como puede verse solamente de inicio, son diferentes puntos que hay que tener en cuenta, pero eso se puede solucionar de manera práctica, con algo que contaremos en un momento. Por ahora continuemos. 

Incluir secciones adicionales

Un inventario de bares también debe incluir otras secciones que aportan información valiosa de cara al negocio, con esto se hace referencia a:

• Sección para otros productos que se manejan dentro del establecimiento como frutas, hierbas, vasos, servilletas o snacks. 

• Un espacio para recopilar las observaciones requeridas como daños, faltantes dentro del inventario o ajustes que se tendrán con los productos. 

Crear la hoja de cálculo

Hay diferentes alternativas para crear una hoja de cálculo para un inventario de bares. En este caso se pueden usar alternativas como Excel, Google Sheets, las nuevas actualizaciones de Canva o pedir ayuda a una inteligencia artificial.

A continuación mostramos un ejemplo para que te hagas una idea. 

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Herramientas de automatización para lograrlo

Luego de las opciones vistas y teniendo claro que es mucha información la que hay que recopilar en un correcto inventario de bares, la tecnología siempre puede ser una gran aliada. Es por esto que el uso de un software de automatización puede simplificar todos los puntos que ya vimos. 

¿Qué beneficios ofrece?

• Control detallado y automatizado de todo el inventario.
• Agilidad en el desarrollo de procesos.
• Reducción en los errores y en la trazabilidad de los productos.
• Mejorar la experiencia del cliente final. 
• Acceso a informes de y registros en cualquier momento.
• Manejo seguro de la información.

¿Y como hacerlo?

CUENTI es una solución completa que ofrece lo que se acaba de mencionar y mucho más. Es una herramienta sencilla e intuitiva con la que puedes contar en un bar, restaurante o cualquier tipo de negocio. Otras de las ventajas de usarla son:

• Enlazar los formatos ya creados en Excel al software para el manejo de la información.

• Control completo del stock, evitando pérdidas e incluso optimizando el espacio de almacenamiento.

• Realizar planificaciones eficientes de compras y registro de proveedores.

• Análisis de productos más rentables dentro del inventario para facilitar la toma de decisiones estratégicas. 

• Manejo completo de la contabilidad, incluyendo facturación, gestión de pagos, cumplimiento de normativas fiscales de la DGI, soporte, capacitación y gestión de personal. Sí, aunque suene increíble todo en un mismo lugar. 

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Consejos efectivos para el inventario de bares

Un control preciso del inventario de bares, aporta beneficios que impulsan la rentabilidad, la satisfacción del cliente y el crecimiento del negocio en todos los niveles. Es por eso que desde CUENTI te aconsejamos:

• Realizar inventarios y ajustes de forma frecuente o periódica.
• Capacitar de manera recurrente al personal.
• Si aún se tienen procesos manuales o digitales, tener muy claro el paso a paso para evitar la pérdida de información. 
• Ejecutar el sistema FIFO para asegurar que los productos más antiguos se utilicen primero, evitando que lleguen a su fecha de caducidad y reduciendo el desperdicio.
• Definir niveles máximos y mínimos de stock.
• Considerar el uso de un software donde se centralice toda la información.

A partir de todo lo que se vio hoy, tener un buen inventario de bares evita pérdidas y mejora los procesos. Además, si se hace de manera ordenada y se tiene el apoyo de un software, los productos más vendidos siempre estarán disponibles, detectando tendencias de consumo y optimizando la oferta.

Sumado a todo esto, y como punto crucial, también ayuda a cumplir normas sanitarias y fiscales, protegiendo así las diferentes empresas. 

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