Paso a paso para implementar un sistema contable

Las empresas en Panamá requieren cada vez más estar actualizadas y a la vanguardia del mercado, por esta razón implementar un sistema contable resulta clave. Un software que tenga el manejo de la contabilidad permite llevar un control preciso de las finanzas y realizar una gestión eficiente en distintos frentes.

Por este motivo, hoy explicaremos qué pasos se deben tener en cuenta al momento de implementar un sistema contable en un negocio. El principal objetivo es cada uno elija lo mejor según sus necesidades.

Así que si estás considerando esto para tu empresa, lee el artículo completo, toma nota y comienza aplicarlo de forma oportuna. Además, al final te daremos un dato que puede impactar tu negocio.

¿Por qué implementar un sistema contable?

Antes de comprender cómo hacerlo o qué pasos seguir, es importante entender qué beneficios tiene la aplicación de un software o sistema contable. 

Lo anterior lo decimos porque hay nuevos negocios o empresas muy tradicionales que prefieren llevar todo manual, pero desconocen las ventajas que tiene la digitalización.

Veamos algunos puntos claves:

No más tareas repetitivas: Esto ayuda especialmente a que se reduzcan las cargas laborales entre los empleados, permitiendo además que realicen otro tipo de actividades más productivas. 

Menos fallas = Menos pérdidas: Un error por simple que parezca puede ser muy delicado a nivel contable y generar dificultades económicas. Un sistema automatizado ayuda a que esto desaparezca y permite que las fianzas estén tranquilas. 

Áreas más enfocadas: Conseguir que cada empleado tenga un mejor rendimiento aumenta la efectividad en los procesos de forma general. 

Información segura y disponible: A diferencia de una libreta que puede extraviarse, un sistema contable permite acceso a los datos 24/7 y de paso los mantiene seguros de personas que no deben tener contacto con ellos. 

Entonces, visto de esta manera, el uso de la tecnología contable, más que algo muy lujoso, es una necesidad para los negocios, porque garantiza, estabilidad, control y orden. 

Amplía la información: Cómo Elegir el Software de Contabilidad Ideal para tu Empresa

¿Cómo implementar un software contable?

Ahora que ya hay un contexto y las razones para implementar un sistema contable son suficientes, veamos cuál es la forma correcta de hacerlo.

Planificar es crucial

Como todo proceso que se haga en un negocio es determinante marcar un plan para ejecutarlo, esto se refiere a:

• Definir tiempos y etapas reales para conseguirlo. 
• Tener claridad en cada paso para prevenir errores.
• Saber con qué presupuesto se cuenta.
• Elegir al mejor personal para ejecutarlo.

Para que esta planificación se haga de la forma correcta es necesario identificar los puntos que describiremos a continuación.

Conocer las necesidades del negocio

Para saber qué tipo de sistema se implementará es importante saber qué aspectos debe cubrir en cada negocio, con esto nos referimos a:

• Funciones específicas como manejo de inventario, facturación electrónica, nómina, sistema POS.
• Tipos de informes.
• Cantidad de dispositivos.
• Manejo de datos existentes.

Por más sencillo que parezca, este paso es determinante para saber qué tipos de procesos se verán impactados y cuánto tiempo puede tomar que todo esté bien. 

Migración de datos 

Una vez se tenga lo anterior claro, pasamos al siguiente aspecto. Hace un momento se mencionaron los datos existentes y este es un punto crucial, en especial si se quieren evitar retrasos durante la implementación. ¿Qué hacer entonces?

Lo mejor es que se destine un tiempo para hacer un proceso de limpieza y recolección de datos del negocio. Si ya se tiene digitalizado será más sencillo, de lo contrario, es importante tener todo en orden con el fin de no afectar el funcionamiento habitual.  

Sumado a esto y siempre teniendo en cuenta la planificación inicial, se deben considerar opciones de contingencia que se ejecuten al momento de la implementación.

Equipo de implementación

Un equipo de colaboradores y responsables correctos hacen una implementación más cómoda. Es muy importante saber quiénes son, sus capacidades e identificar si requieren algún tipo de capacitación previa.

Los roles cruciales son:

• Project Manager: Es quien dirige y gestiona el proyecto a nivel general.  

• Líder técnico: Es el encargado del control de los aspectos técnicos del sistema contable que se implementará. 

• Líder de usuarios: Su foco está en el impacto que tiene el software contable a nivel operativo con colaboradores y clientes finales. 

Contratar un buen proveedor de software contable

Ya hay un plan inicial, un equipo idóneo y se conocen los datos a migrar. Es tiempo de uno de los pasos más importantes, elegir el proveedor del sistema contable que hará que la empresa funcione de forma maravillosa.

Antes de entregar unos tips en este punto, la mejor recomendación es tomarse el tiempo suficiente para evaluar cada opción, viendo los detalles y beneficios que ofrecen. ¿Qué se debe tener en cuenta entonces?

• La automatización de procesos.
• La precisión que brinda.
• El acceso sencillo a la información.
• La integración con otros sistemas o áreas del negocio.
• La cantidad de reportes que brinda.
• El cumplimiento de las normativas de la DGI.
• El manejo seguro de la información.
• Costos tanto al comienzo como de mantenimiento de la plataforma. 

Para todo esto es crucial la intervención del líder técnico del proyecto. Además, de ser posible tener acceso a un programa gratuito para conocer la herramienta, esto puede marcar un antes y un después en tu negocio. 

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Etapa final de la implementación

Gran parte del proceso está ejecutado y el negocio ha elegido la mejor opción  del mercado, es tiempo de finalizar la implementación del sistema contable. Para eso las pruebas son un factor determinante. 

Para que todo salga bien recomendamos lo siguiente:

• Ejecutar pruebas previas para evaluar el comportamiento del software, esto permite ver acciones de mejora previo a comenzar la operación.

• Las pruebas deben realizarse con el mayor ambiente real posible, esto considera movimiento de datos, cargas de productos y ejecución en un día habitual.

• De ser posible, cumplir con varios sets de pruebas, en días y jornadas diferentes, con el personal que ejecutará el software y el equipo de implementación. 

• Hacer un balance general de las pruebas y definir los ajustes necesarios en conjunto con el proveedor.

Con todo esto listo, ya está todo dado para que la implementación sea un éxito y permita una gestión eficiente de la empresa.

Antes de finalizar esto te interesa: Guía para elegir el mejor software de contabilidad en Panamá

Como vimos hoy, implementar un sistema contable de forma adecuada requiere la ejecución de distintos pasos. Para que tu negocio tenga lo mejor y obtenga excelente resultados es muy importante seguir cada uno de ellos, ya que esto garantizará seguridad y confiabilidad en todo lo que le brindas a tus clientes. 

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