Administración de Operaciones: Mejora Continua con Tecnología en la Nube

Conseguir que la administración de operaciones de una empresa sea realmente efectiva involucra diferentes aspectos. Uno de esos factores clave es el uso de la tecnología, la cual crece de forma muy acelerada, pero trae un sinfín de beneficios.

Sin importar a lo que se dedique cada negocio, hay puntos que resulta fundamental entender para impactar de forma positiva las finanzas y los procesos.

Por ese motivo haremos zoom en ciertas características de automatización que ayudarán a impulsar el crecimiento, corregir errores y tener soluciones prácticas. Así que sigue leyendo para que te enteres de todo esto y mucho más.

Errores comunes y soluciones en operaciones

Comencemos por decir que en los negocios hay una alta posibilidad de error cuando una persona realiza el 100% de una tarea. Lo anterior  lo decimos porque es algo normal, los seres humanos fallamos y en ocasiones se da en detalles poco perceptibles pero significativos. 

Para entender lo mencionado, pongamos un ejemplo sencillo. En un supermercado el empleado Juan es quien debe hacer manualmente todo el inventario, pero al mismo tiempo atiende labores de caja. En este escenario, debido a la distracción, es muy factible que algún producto no se plasme en el inventario y ahí comienzan los reprocesos. 

Así como este hay muchos posibles errores, veamos algunos de los más recurrentes en los procesos administrativos y cómo pueden solucionarse:

Carencia de planificación: Uno de los focos de afectación más determinantes es no tener claridad o norte en el día a día. Si el flujo de trabajo a nivel interno, con clientes y proveedores, no tiene una segmentación clara, será complejo alcanzar metas. 

Es necesario saber el qué, el cuándo, el cómo y quién de los procesos, logrando estabilización de cada área y evitando cuellos de botella. 

Desligarse de la tecnología: Si bien en la actualidad es complejo ver esto, hay negocios o empresas que quieren manejar tareas manuales, solo por ahorrar algún dinero. Lo que no saben es que justamente el uso de la automatización, reduce costos, minimiza riegos y mejora los procesos. 

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Datos insuficientes: La mejora continua está relacionada con el manejo de información, pero uno de los errores que pueden tener los negocios es operar con pocos datos. Esto significa que a menor cantidad de elementos informativos, se reduce la capacidad de tener reportes adecuados, prever dificultades y medir resultados operativos. 

Todo lo anterior y los múltiples errores administrativos tienen una solución global y es la automatización de procesos. Esto se da con el uso eficiente de un software que cubra las necesidades específicas de cada negocio y que brinde tranquilidad en tareas puntuales.

Beneficios de la automatización

Ahora que ya hay claridad sobre los errores que se pueden generar a nivel administrativo en un negocio, es tiempo  de ver las ventajas de automatizar los distintos procesos. Veamos los más importantes:

Ahorro de tiempo y recursos: En la medida que los procesos como ventas, compras, inventario e informes se ejecutan por medio de un software, el tiempo de ejecución se reduce.

Lo anterior permite que a nivel económico todo esté rastreado y que los recursos humanos invertidos sean los necesarios en cada una de las etapas. 

Decisiones adecuadas: Tener un software como aliado es actualmente una de las mejores alternativas para los negocios, especialmente porque ayuda elegir opciones correctas en cuanto a:

• Manejo de productos.
• Relacionamiento con clientes y proveedores.
• Control de la información en tiempo real.
• Anticiparse a las necesidades de producción. 
• Alternativas financieras según cada rubro.

Eficiencia y planificación: Hace un momento se mencionó que la falta de planificación era una dificultad. Un software eficiente en la nube es crucial para la programación de actividades, lo que se traduce en resultados eficientes y oportunos.  

Lo que acabamos de describir permite ver que automatizar la administración de operaciones, es una inversión ideal para potenciar el crecimiento de cada negocio.

¿Cómo un software impulsa el crecimiento?

Sumado a todo lo explicado, debemos decir que la optimización de procesos en un negocio está directamente relacionado con el software que utilice. Entre más completa sea la herramienta, más eficiencias generará y, por lo tanto, los resultados positivos crecerán paulatinamente. 

Es tiempo de ver los puntos que hacen que un software marque la diferencia a nivel administrativo:

• Permite un correcto de manejo de la contabilidad en la que los ingresos y gastos están detalladamente registrados.

• Es ideal para la facturación electrónica, logrando un cumplimiento de las normativas de la DGI e incluso enviarlas a los clientes de forma automática.

• Es seguro y confiable, lo cual resulta determinante para el manejo de información sensible de cada empresa y sus clientes. 

• Representa una solución adecuada para el manejo y control de inventario, facilitando tener claridad sobre los productos disponibles y sus cantidades exactas. A eso hay que sumar que todo esto sucede en tiempo real, agilizando pedidos y atención al público externo.

• Un software adecuado ayuda a los negocios a gestionar sus clientes, sea en el punto de venta o a distancia. Tener claridad de su información con el fin de manejar una base de datos resulta determinante para brindar una atención que destaque de la competencia.  

• Pegado al punto anterior está el control de los proveedores, el cual es necesario para tener una planificación adecuada y así minimizar los errores.

• Debe adaptarse a los cambios de cada negocio, en especial al momento de crecer y evolucionar.

• Entrega informes en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Esto resulta clave para tomar decisiones adecuadas de cara a la administración del negocio en todas sus áreas.

Cuenti: Tu Socio en Software de Gestión, tiene todas las características mencionadas y tiene como plus la capacidad de adaptarse a distintos establecimientos comerciales.

Todas estas características llevan a que un negocio crezca a través de la tecnología. El uso de un software en la nube permite disminuir errores, aumentar la productividad e impactar el buen nombre de cara al cliente final.  

La administración de operaciones de forma adecuada contiene distintos puntos álgidos que, de cubrirse por medio de herramientas, conducen al éxito de los negocios. 

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