Software para cafeterías y heladerías en Panamá: POS para el Control de insumos por gramaje

Aprender a dosificar de manera correcta los insumos es uno de los aspectos más relevantes para dueños de negocios como los de postres en el país. Es por esta razón que contar con un software para cafeterías o heladerías resulta clave  para no sufrir pérdidas. 

Desde CUENTI tenemos como objetivo ayudar a los micro y pequeños empresarios a que aprendan a gestionar los diferentes aspectos de su negocio, y el inventario es uno de los puntos más importantes. 

Si quieres entender cómo controlar los detalles más mínimos de las recetas y los inventarios, un sistema POS te puede ayudar a tener un mejor rendimiento económico, así que lee este artículo completo. 

Nuestro deseo es hacer la vida de los empresarios simple, segura, confiable y legal.

Los retos del sector Food & Beverage: Por qué el inventario «por unidades» no funciona en tu negocio

Para comenzar de forma clara, debemos decir que todo el sector de Food & Beverage (Comidas y bebidas) es un ecosistema que debe gestionarse de una manera muy especial. No es lo mismo todo aquello que se hace en el retail y las ventas al por mayor que lo que se experimenta en la gastronomía.  

Los dueños de negocios suelen caer en el deseo de aplicar lo de un mundo en el otro, sin contemplar detalles como:

• Costos de materia prima.
• Mano de obra.
• Control adecuado de inventarios
• Pérdidas de insumos. 

En nuestro país, este reto puede ser en ocasiones mayor debido a la fluctuación de los precios de los insumos base. Esto convierte a los costos promedio en una trampa que puede vulnerar de manera directa e importante la rentabilidad de cada negocio. 

Es en medio de todo esto donde el uso de un software para cafeterías resulta necesario con el fin de que los negocios no pierdan de manera constante dinero, algo que veremos con mayor propiedad en los siguientes puntos. 

¿Cuál es el principal error de este tipo de negocios?

Uno de los puntos que más mayor desconexión puede generar, en especial en aquellos que recién están comenzando, es el no vincular de forma adecuada las unidades de compra y las unidades de venta. 

Veamos lo anterior con un ejemplo sencillo: Un negocio compra 5 kg de café para sus preparaciones (unidad de compra), pero al vender capuchinos pone 8 g a cada uno. Aquí es donde llevar un control a nivel general por sacos o bultos puede verse reflejado en imprecisiones para el negocio. 

Para que el cálculo se haga de la manera adecuada y no se tenga stock fantasma, es necesario que el sistema cumpla con dos puntos claves.

• Que se interpreten las mismas medidas, es decir, si entran 5 kg, deben ser llegados a gramos con el fin de que al descontar cada preparación se entienda para cuántos productos rinde. 

• El segundo va anclado al anterior y es que las preparaciones deben descontarse de forma automática del inventario, reconociendo la cantidad de producto puesto en cada preparación; de esta forma se sabrá cuánto se tiene realmente disponible. 

Esto que acabamos de describir aplica tanto para cafeterías pequeñas como para algunas más grandes, protegiendo de esta manera al negocio de pequeñas pérdidas. Para que esto se dé, lo mejor es estandarizar las recetas que deben usarse en cada producto entregado al cliente final, lo cual ayuda al uso adecuado de los insumos. 

Si bien este es el escenario ideal, sin un software para cafeterías que realice el proceso descrito, se hace imposible detectar las pequeñas fugas. 

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¿Qué son los modificadores de producto y cómo afectan tu inventario? (Tipos de leche, sabores, toppings)

Ahora, entrando un poco más al detalle de lo que se maneja en las cafeterías, heladerías o negocios de postres, debemos hablar de los modificadores de productos. Estas son variables que pueden afectar el inventario si no se tiene parametrizado, especialmente si se lleva un control manual o digital no automatizado. 

Cada extra o pequeño cambio puede generar un proceso logístico particular. Y aquí, sin la tecnología y herramienta adecuada, la cantidad de productos duplicados o referencias puede ser muy amplia y generar:

• Errores operativos.
• Fallas en la lista de inventarios.
• Complicaciones en la contabilidad.
• Reprocesos en análisis de ventas. 
• Pérdidas de dinero al no saber la cantidad de cada “adicional”.

Para tener una adecuada gestión de cada uno de los modificadores de producto, un sistema POS para restaurantes Panamá debe manejar «Recetas Dinámicas» basadas en tres tipos de modificadores:

Modificadores de sustitución: Este se puede ver como cambiar leche entera por leche deslactosada, por ejemplo. Aquí el sistema ejecuta un «movimiento doble»: detiene el descuento de los mililitros de leche base y activa el descuento del insumo modificado, ajustando el precio automáticamente.

Modificadores de adición/toppings: Aquí entran en juego ingredientes extra como chispas o fresas. Aquí también se deben considerar los gramos de cada uno de los modificadores según su tipo para saber cuáles están disponibles y cuáles no. 

Modificadores de sabor o intensidad: Sirope o salsas. Al ser componentes de altísima rotación, no trackearlos puede impactar los demás informes.

Por cada uno de los puntos mencionados, es que la solución que ofrece un software para cafeterías es tan completa, especialmente porque:

• Hace cálculo en tiempo real.
• Modifica los precios.
• Reemplaza los ingredientes.
• No genera duplicidad de productos.
• Garantiza que el inventario esté en orden. 
• Facilita el control de pérdidas y desperdicios, algo que veremos a continuación.

Cómo calcular la merma y el desperdicio de materia prima para proteger tu margen

Existe un punto que todo negocio tipo cafetería, heladería o tienda de postres debe considerar y es la protección de la utilidad neta. Gestionar la merma y el desperdicio de insumos se convierte en algo fundamental. 

Para entender mejor, veamos el siguiente cuadro:

Para que los cálculos sean los adecuados, se deben tener en cuenta:

• El costo real de los productos.
• La cantidad de producto que finalmente se puede utilizar.
• Discriminar un inventario de recetas para determinar precios. 

Ahora, para auditar la operación, hay que ver el factor de desperdicio; aquí se debe considerar:

• Inventario inicial.
• Compras.
• Inventario final.
• Ventas teóricas.

Cada uno de los ítems permite registrar ajustes detallados para mejorar la operatividad de los negocios. 

La clave de la velocidad en caja: Facturación electrónica en tres clics durante las horas pico

Las horas de mayor flujo de personas se convierten en un elemento determinante para el éxito de los negocios. Una fila o atención lenta por culpa de factores externos puede ahuyentar a los clientes. 

El punto clave es cumplir con la facturación electrónica de la DGI sin que el proceso de cobro dure más de unos segundos. Todo eso se puede optimizar con un flujo de unos cuantos clics, generando mayor eficiencia; para eso es necesario:

• Configuración de «consumidor final»: El sistema debe estar predeterminado para evitar la captura manual de datos que no sean necesarios.

• Integración con el PAC: El enlace debe ser instantáneo. Al cobrar, el sistema se comunica con el Proveedor Autorizado de Certificación en menos de un segundo.

• Integraciones: Para evitar que el cajero pierda tiempo verificando el celular, el POS genera un código QR dinámico en la pantalla o en el ticket. El sistema valida el pago automáticamente, eliminando fricción.

• Modo offline: Ante fluctuaciones de internet, el sistema permite seguir vendiendo y emite un ticket provisional para mantener la confianza del cliente, sincronizando con la DGI al recuperar la conexión.

Sumado a todo esto, tener una integración total con métodos de pago locales y datáfonos elimina errores de digitación y acelera la transición del cliente, ayudando de esta forma a que se consoliden los datos de la venta desde un solo lugar y en un tiempo ideal para los clientes.

Controla tus recetas, insumos y facturación en tiempo real con el POS de Cuenti

Para que un negocio escale, realmente requiere manejar los datos de sus procesos de forma óptima y confiable. CUENTI puede convertirse en ese aliado que las cafeterías, heladerías y negocios de postres necesitan, especialmente porque no es solo un software de facturación electrónica; es una plataforma de inteligencia de negocios diseñada para que el orden económico, fiscal y operativo sean excelentes. 

Al implementar este sistema POS para restaurantes en Panamá, cada negocio tiene la posibilidad de automatizar todo lo que sucede a nivel interno y externo. Veamos a qué nos referimos.

Compras: Ingreso al sistema de diferentes productos adquiridos.

Desglose y separación automática: Ajuste de los distintos productos en sus unidades de medida.

Proceso de venta: Despacho ágil en caja con modificadores dinámicos.

Inventario automático: Cambio en tiempo real en las cantidades de los insumos  según las recetas. Actualización del inventario por gramaje exacto.

Sumado a lo anterior, los administradores tienen la posibilidad de:

• Acceder a reportes detallados.
• Cumplir con las normativas de la DGI.
• Tener la trazabilidad de todos los procesos.
  

CUENTI facilita acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo; además, permite el manejo de bodegas, múltiples sucursales, permitiendo que todo el negocio esté en un solo lugar de forma sencilla. 

Con todo esto, los negocios ya no tienen que estar operados de forma manual o en tablas de Excel convencionales, sino que la tecnología está a su favor para ahorrar tiempo, dinero y reprocesos.  

Solicita hoy mismo una demo de CUENTI para que descubras cómo podemos ayudarte a proteger la rentabilidad y optimizar la operación desde el primer café del día.

Software para cafeterías: ¿Qué se concluye de todo esto?

En conclusión, para administrar de forma adecuada una cafetería o heladería, es crucial transformar el proceso de control de inventario por unidades o general. Es por esta razón que implementar un software para cafeterías con control detallado de insumos y recetas que actúe en tiempo real es la solución ideal. 

Todo esto y mucho más lo tienen con CUENTI, siendo el método más efectivo para el manejo de alimentos, permitiendo registrar tanto las mermas operativas como los desperdicios y conocer el costo real de cada menú, protegiendo así el margen de ganancia. 

Así que, si quieres cumplir con todas las normativas fiscales, atender a los clientes en tiempo récord a pesar de estar en horas de alto flujo y de paso ver las ganancias reales de tu cafetería, empieza hoy mismo por 7 días completamente gratis. 

Si tienes dudas sobre algún plan o servicio en particular, aquí estamos para ayudarte. Recuerda que si Cuentas con Cuenti siempre tendrás una solución.